Anleitung: Kalendereinladungen in E-Mails einbetten (Google, Outlook, iCal)

E-Mail-Marketer laden ihre Abonnenten gerne zu Veranstaltungen ein – sei es ein Webinar, ein Workshop, ein Sale Event oder eine Eröffnung. Doch umso größer ist die Enttäuschung, wenn sich viele Menschen, die sich eigentlich für die Veranstaltung interessiert und/oder angemeldet haben, zur geplanten Zeit nicht auftauchen.

Das kann manchmal einfach daran liegen, dass die Empfänger der E-Mails es versäumt haben, sich den Termin im Kalender zu notieren. Um dies zu verhindern, gibt es einen ganz einfachen Trick: Indem Sie Einladungen für Outlook, Google Kalender und iCal in die E-Mail einfügen, können die Empfänger das angeworbene Ereignis direkt in den jeweiligen Kalender eintragen lassen. Dadurch liegt die Gefahr, dass Registrierte den Termin im Nachhinein vergessen, deutlich niedriger.

Da Sie mit hoher Wahrscheinlich nicht wissen, welche Art von Kalender Ihre Zielgruppe verwendet, ist es ratsam, Einladungen sowohl für für Google, als auch für iCal und Outlook hinzuzufügen. Hierbei handelt es sich um die drei Kalender-Anwendungen, die in der Geschäftswelt am häufigsten vertreten sind. Je nach Kalender wird entweder eine ics.-Datei angehängt oder eine URL-basierte Einladung mitgeschickt. 

Halten Sie sich an die folgenden 4 Schritte, um mehr Teilnehmer für Ihre Veranstaltungen zu gewinnen:

Schritt 1: Einen neuen Termin für das Ereignis erstellen

iCal (für Apple-Nutzer)

Klicken Sie in der oberen linken Ecke der Anwendung auf das “+”-Symbol und geben Sie in dem sich daraufhin öffnenden Pop-up-Fenster den Namen für das Ereignis ein. Durch die Enter-Taste bestätigen Sie das Event. Zunächst übernimmt iCal das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit – diese Angaben müssen später angepasst werden.

Outlook (für PC-Nutzer)

Klicken Sie in der Navigationsleiste des Outlook Kalenders auf das Symbol “Termin” oder auf “Neu” und wählen Sie dann “Termin” aus. Daraufhin öffnet sich ein Pop-up-Fenster, indem Sie die Kalender-Einladung individuell bearbeiten können.

Google Kalender

Melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an und öffnen Sie den Kalender in einem neuen Browser-Fenster. Klicken Sie auf den Button “Eintragen” und wählen Sie “Termin” aus. Nun öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Informationen zu Ihrem Ereignis eingeben können.

Schritt 2: Die Details festlegen

Zwar unterscheiden sich alle drei Kalender-Anwendungen vom Design her, doch ist das Prinzip stets gleich. Folgende Informationen müssen Sie nun bearbeiten:

  • Name der Veranstaltung (“Betreff” bei Outlook)
  • Es ist ratsam, hinter dem eigentlichen Veranstaltungsnamen noch den Namen Ihres Unternehmens anzugeben, damit sich die Teilnehmer schneller an den Organisator erinnern, wenn sie zu einem späteren Zeitpunkt in den Kalender schauen.

  • Ort
    Geben Sie die physische Adresse des Veranstaltungsorts an (in einer Zeile zusammengefasst), oder tragen Sie die URL der Landing-Page ein, falls es sich um ein Online-Event handelt.
  • Zeit
    Definieren Sie den Start- und Endzeitpunkt der Veranstaltung. Wählen Sie die Zeit gemäß Ihrer Zeitzone aus – diese wird dann automatisch an die Zeitzonen der E-Mail-Empfänger angepasst. Wenn Ihr Ereignis in einer anderen Zeitzone stattfinden wird, müssen Sie sich an Ihrem aktuellen Standort orientieren, an dem Sie das Ereignis neu erstellen.
  • Erinnerung (optional)
    Wenn Sie möchten, dass die Teilnehmer wenige Tage bis Stunden vor dem Ereignis noch einmal an den Termin erinnert werden, können Sie eine entsprechende Benachrichtigung aktivieren. Auch wenn bei iCal und Google mehrere Erinnerungen für ein- und dasselbe Ereignis möglich sind, raten wir Ihnen, nur eine oder maximal zwei Benachrichtigungen verschicken zu lassen – sonst wirkt es zu aufdringlich.
  • URL der Landing-Page
    Bei iCal können Sie die URL der Landing-Page – falls Sie eine für Ihr Ereignis erstellt haben – in ein gesondertes Feld eintragen. Bei einer Google- oder Outlook-Einladung können Sie die URL in die Beschreibung einfügen, sofern sie noch nicht unter dem Veranstaltungsort vermerkt wurde.
  • Beschreibung
  • Bei iCal können Sie unter “Notizen” ein paar wichtige und wissenswerte Eckdaten zu Ihrer Veranstaltung eintragen. In Outlook fügen Sie die Beschreibung im Textfeld ein; in Google gibt es dafür ein passend benanntes Feld. Hilfreich ist es außerdem, in der Beschreibung Ihre Kontaktdaten zu hinterlassen, damit Teilnehmer und Interessierte bei Bedarf Fragen stellen können.

Schritt 3: Das Ereignis speichern

iCal

Indem Sie auf “Fertig” klicken, wird der Termin in Ihrem Kalender gespeichert. Doch wie generieren Sie nun eine ics.-Datei, die Sie als E-Mail-Anhang einfügen können? Klicken Sie einfach auf den Termin in der Kalender-Ansicht und ziehen sie ihn auf Ihr Desktop – so wird die Datei generiert, die Sie später als Einladung verwenden können.

Outlook

Klicken Sie zunächst oben links auf “Speichern und schließen”, damit der Termin in Ihrem Kalender eingetragen wird. Öffnen Sie das Ereignis erneut und gehen Sie auf “Datei” → “Speichern unter”. Dann legen Sie den Namen für Ihre Datei fest (dieser sollte dem Namen der Veranstaltung entsprechen) und wählen den Dateityp “iCalender Format” aus.

Google Kalender

Speichern Sie den Termin in Ihrem Kalender, um ihn anschließend wieder zu öffnen und auf “Termin veröffentlichen” zu klicken. Hierbei erscheint ein Pop-up-Fenster mit einem HTML-Code und einem Link, den Sie in die Marketing-E-Mail kopieren können.

Schritt 4: Die Einladungen in Ihre E-Mail einbetten

Um die soeben erstellten Kalender-Termine zu Ihren Marketing-E-Mails hinzuzufügen, können Sie einen Text mit einer Verlinkung oder einen Call-to-Action-Button verwenden.

Für iCal- und Outlook-Einladungen öffnen Sie den Dateimanager Ihres E-Mail-Marketing-Tools und fügen die generierte ics.-Datei als Anhang hinzu. Dann markieren Sie den Text bzw. klicken auf den Button, für den Sie eine Verlinkung erstellen möchten, und verknüpfen diesen mit der hochgeladenen Datei.

Für Google-Einladungen verlinken Sie den Text bzw. Button einfach mit der zuvor generierten URL.

Wichtig ist, Ihren Abonnenten in der E-Mail klar zu machen, dass sie über die vorhandenen Verlinkungen das Ereignis in ihrem eigenen Kalender speichern können. Eine Möglichkeit sieht z.B. so aus:

Speichern Sie diesen Termin direkt in Ihrem Kalender

Outlook | iCal | Google Calendar

 

Noch einmal zusammengefasst…

  • Indem Sie den Empfängern Ihrer Marketing-E-Mails die Möglichkeit geben, eine Veranstaltung direkt im eigenen Kalender zu speichern, erhöhen Sie die Chance auf eine rege Teilnahme
  • Am besten erstellen Sie das Ereignis in allen gängigen Geschäftskalendern (Google, Outlook, iCal)
  • Google-Einladungen werden als URL, Outlook- und iCal-Einladungen als ics.-Datei gespeichert
  • In der E-Mail verlinken Sie die angehängten Dateien und die Google Calendar-URL mit dem entsprechenden Text bzw. Call-to-Action-Button