Email Vergleich für eine eigene Business Email Domain 2024!

Welche Anbieter gibt es?

Microsoft Office 365

Microsoft 365 (ehemals Office 365) ist ein Komplettpaket mit zahlreichen Anwendungen für den privaten wie geschäftlichen Gebrauch. Die Anwendungen sind online verfügbar, aber teilweise auch offline als Desktop-Versionen nutzbar. Als Abonnent von Microsoft 365 können Sie Ihre Business E-Mail mit Microsoft Exchange einrichten, vielfältige Dokumente erstellen, Dateien über die Cloud teilen, mit Ihren Kollegen kommunizieren und vieles mehr.

Vorteile

1. Jede Menge Apps

   Outlook, Word, Excel und PowerPoint sind aus dem Alltag von Schülern, Studenten und Geschäftsleuten nicht mehr wegzudenken. Doch Microsoft 365 bietet noch mehr: Es gibt Anwendungen für Videocalls, Chats, To-Do-Listen, Memos, Umfragen, Terminplanungen usw. Mit OneDrive lassen sich alle Dateien zentral speichern und teilen.

2. Immer up-to-date

   Früher musste man alle paar Jahre eine neue Softwarelizenz für Microsoft Office kaufen. Das ist heute nicht mehr so! Mit Microsoft 365 nutzen Sie automatisch immer die aktuellste Version. Die Upgrades werden kostenlos durchgeführt.

3. Ortsunabhängig zusammenarbeiten

   Immer mehr Menschen arbeiten außerhalb klassischer Bürogebäude: Im Home Office, im Hotel, im Coworking Space oder im Internet Café. Mit den Webanwendungen von Microsoft 365 können Remote Workers erstklassige Teamarbeit verrichten! Dokumente lassen sich von mehreren Nutzern zeitgleich bearbeiten und Änderungen bleiben stets nachvollziehbar.

4. Sicherheit

   Microsoft ist ein sehr vertrauenswürdiger Anbieter und investiert viel in die Datensicherheit. Dazu gehört auch der Betrieb von europäischen und deutschen Rechenzentren. Die Server sind zu 99,9% verfügbar.

5. Fairer Preis

   Als Abonnent von Microsoft 365 zahlen Sie pro Nutzer und pro Monat. Außerdem können Sie zwischen zahlreichen Business Paketen auswählen und zahlen nur für diejenigen Dienste, die Sie wirklich brauchen.

Nachteile

1. Weniger Hilfe bei Problemen

   Sie wünschen eine persönliche Beratung? Brauchen Sie eine kostenfreie Nummer, die Sie bei dringenden Problemen anrufen können? Dann ist Microsoft 365 eventuell nicht das richtige für Sie: Obwohl Microsoft ausführliche Anleitungen und Hilfeseiten bereitstellt, fehlt es an Ansprechpartnern.

2. Unsicherheiten beim Datenschutz

   Trotz aller Bemühungen seitens Microsoft haben viele Menschen Bedenken, wenn es um das Thema Datenschutz geht - denn es ist schwierig, den Durchblick zu behalten. Werden die Daten an US-Behörden herausgegeben? In welchem Rechenzentrum sind die Daten gespeichert? Und werden die Daten nach Vertragsende gelöscht?

3. Unsichere Kostenentwicklung

   Im Gegensatz zur klassischen Software-Lizenz sind die Web-Anwendungen von Microsoft 365 nur so lange nutzbar, wie Sie für das Abo zahlen. Außerdem kommen finanzielle Lasten auf Sie zu, wenn Sie neue Mitarbeiter aufnehmen.

Sie möchten noch weitere Information um Thema Business Email mit Microsoft Office 365 lesen?

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Google G Suite

G Suite ist das Konkurrenzprodukt zu Microsoft 365. Es handelt sich um eine spezielle Business-Lösung mit verschiedenen Web-Anwendungen zur Produktivitätssteigerung und Kommunikationsförderung. Das Paket stützt sich auf die kostenlosen Google Apps und erweitert den Funktionsumfang, damit dieser auf Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten ist. Mit der G Suite können Sie Ihre eigene E-Mail Domain mit Gmail nutzen! Sämtliche Daten werden in der Cloud gespeichert und verfügbar gemacht.

Vorteile

1. Jede Menge Apps

   In punkto Vielfalt steht Google Microsoft in nichts nach: Sie haben Zugriff auf Webanwendungen für Ihre Business Mail, die Dokumentenerstellung, die Dateifreigabe, die Aufgabenplanung, die Kommunikation per Chat und Video usw.

2. Nahezu unbegrenzte Administrationsmöglichkeiten

   Mit den zahlungspflichtigen Google Apps der G Suite können Sie zahlreiche Sicherheitseinstellungen vornehmen und die Nutzung verwalten (Befugnisse erteilen, Statistiken einsehen, Gruppen mit eigenen E-Mail-Adressen erstellen usw.).

3. Ortsunabhängig zusammenarbeiten

   Dateien lassen sich für andere Nutzer zur Ansicht, zum Kommentieren oder zum Bearbeiten freigeben. Dank der Synchronisation in Echtzeit wird die virtuelle Teamarbeit möglich gemacht.

4. Miteinander vernetzt

   Zahlreiche Apps der G Suite sind miteinander verknüpft, sodass z.B. Kalendereinträge in andere Anwendungen integriert werden können. Außerdem können Mitarbeiter vom privaten Handy oder Tablet aus auf die G Suite zugreifen, ohne Sicherheitslücken zu riskieren.

5. Fairer Preis

   Die G Suite funktioniert ebenso wie Microsoft 365 als Abonnement. Die Preise sind pro Nutzer und pro Monat zu zahlen. Kleinunternehmer und Teams, die für Ihre Geschäfts-E-Mail einen erweiterten Funktionsumfang brauchen, können mit der G Suite mächtig sparen. Für den E-Mail Mittelstand ist die G Suite eine fabelhafte Option!

Nachteile

1. Web-abhängig

   Obwohl Dateien auch offline verfügbar gemacht werden können, konzentriert sich Google voll und ganz auf die webbasierte Anwendung. Desktop-Apps gibt es nicht. E-Mails können zwar ebenfalls offline eingesehen und beantwortet werden, doch verfügt die G Suite über keinen Desktop-Mail-Client wie z.B. Outlook.

2. Unsicherheiten beim Datenschutz

   Google unternimmt ähnliche Sicherheitsvorkehrungen wie Microsoft, weshalb Ihre Daten grundsätzlich in guten Händen sind. Dennoch können Sicherheitslücken nicht ganz ausgeschlossen werden. Außerdem müssen sich Mitarbeiter vor Überwachungsrisiken in Acht nehmen, da sich die G Suite Administratoren Zugriff auf sämtliche Informationen - darunter auch E-Mail-Entwürfe und Unterhaltungsprotokolle - verschaffen können.

3. Unsichere Kostenentwicklung

   Auch bei der G Suite mehren sich die Ausgaben, wenn Sie Ihre Firma bedeutend vergrößern. Hinzu kommt, dass Google weniger Business-Pakete zur Auswahl hat als Microsoft. Freelancer und Einzelunternehmer, die bereits anderweitig eine geschäftliche E-Mail-Adresse eingerichtet haben, sind mit den kostenlosen Google Apps meist besser bedient.

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Hosted Exchange

Bei Hosted Exchange dreht sich alles um Ihre Firmen E-Mail-Adresse und das Domain Hosting in Deutschland. Der Hosting Anbieter übernimmt die volle Verantwortung für den Server, sodass Ihr Unternehmen keinen eigenen braucht. Hosted Exchange ist die klassische Business-Lösung für das Domain E-Mail Hosting. Im Gegensatz zu Google und Microsoft versprechen die europäischen Provider bessere Serviceleistungen und eine höhere Datensicherheit. Dafür fehlen anderweitige Apps.

Vorteile

1. Frei skalierbar

   Wie bei Microsoft 365 und der G Suite ergeben sich bei Hosted Exchange Preisvorteile, da Sie lediglich pro Anwender zahlen. Die Kosten für Ihre geschäftliche E-Mail entsprechen damit stets Ihrer Unternehmensgröße. Dadurch können auch kleine Firmen ohne IT-Abteilung die Vorteile einer eigenen E-Mail Domain auskosten.

2. Auf Business-Bedürfnisse zugeschnitten

   Es gibt zahlreiche attraktive Hosting-Pakete für den privaten E-Mail Gebrauch. Hosted Exchange bietet zusätzliche Funktionen für die geschäftliche Nutzung und die Teamnutzung, wie z.B. mehr Speicherplatz, Cloud-Speicher, Teamkalender, Terminplaner, gemeinsame Adressbücher, Tools zur Aufgabendelegation usw. Außerdem bestehen detaillierte Konfigurationsmöglichkeiten. Die Synchronisation mit mobilen Endgeräten und die Nutzung von Microsoft Outlook sind weitere Vorteile.

3. Vorbildlicher Support

   Der persönliche Faktor spielt bei Hosted Exchange eine wesentliche Rolle: Geschäftskunden fühlen sich gut betreut, da sie jederzeit ein deutschsprachiges Support-Team kontaktieren können. Bei der Migration Ihrer Daten und der Einrichtung bekommen Sie auf Wunsch hin unter die Arme gegriffen.

4. Größtmögliche Sicherheit

   Der Hosted Exchange Provider kümmert sich nicht nur um regelmäßige Backups, sondern auch um Ihren Datenschutz und die Sicherheit in den Rechenzentren. Sie können beruhigt sein, da die deutschen Datenschutzbestimmungen strikt eingehalten werden und Ihr Abonnement den deutschen Rechtsbestimmungen unterliegt.

Nachteile

1. Speziell für KMUs

   Für große Firmen mit mehreren Hundert Mitarbeitern häufen sich die Kosten schnell. In diesem Fall kann ein eigener E-Mail-Server die bessere Wahl sein.

2. Keine zusätzlichen Apps

   Hosted Exchange definiert sich als spezielle E-Mail-Lösung. Sie können zwar auf Cloud-Speicher, Termine, Aufgaben und Kontakte zugreifen, haben jedoch keinen Zugang zu weiteren Web-Anwendungen.

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Microsoft 365, G Suite oder Hosted Exchange?

Sie sind Einzelunternehmer? Dann sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Mit welchem Produkt sind Sie bereits vertraut? Welche Benutzeroberfläche spricht Sie eher an? Welche Business Mail Lösung ist kostengünstiger? Ist Gmail oder Outlook Ihr bevorzugtes E-Mail-Programm? Haben Sie bereits Zugang zu Microsoft Office oder anderen Verarbeitungsprogrammen? Und welche Online-Dienste brauchen Sie tatsächlich, abseits vom E-Mail Hosting?

Bei Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern können ganz andere Entscheidungskriterien in den Vordergrund rücken. Wer beim Datenschutz kein Risiko eingehen möchte und hohe Sicherheitsanforderungen stellt, neigt meist zu Hosted Exchange. Das ändert sich jedoch, wenn Ihr Geschäftsalltag weitaus mehr als das Schreiben von Business E-Mails umfasst. Wer nach einer Möglichkeit sucht, mit Teammitgliedern im Austausch zu stehen und Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, wird schlussendlich eine Komplettlösung wie Microsoft 365 oder Google G Suite benötigen.

Microsoft lockt viele Unternehmer mit seinem seriösen Image, das über viele Jahre hinweg aufgebaut wurde. Das Business-Paket mit zusätzlichen Desktop-Programmen wird daher besonders gerne von Mittelstandsunternehmen und Konzernen in Anspruch genommen. Google wirkt dagegen frischer und moderner, weshalb die G Suite vorrangig junge Unternehmen, Gründer und Freiberufler anspricht.

Fakt ist, dass Sie bei allen Anbietern Ihre Geschäfts-E-Mail-Adresse mit eigener Domain nutzen können. Außerdem profitieren Sie von hohen Schutzmaßnahmen gegen Spam, Viren, Cyber-Attacken und Datenverluste.

Welcher Anbieter ist für mein Unternehmen am Besten?

Die besten E-Mail Provider für Ihr Unternehmen haben wir in unserem E-Mail Domain Anbieter Vergleich für Sie zusammengefasst. Welches Angebot zu Ihnen passt, hängt natürlich von Ihrem Budget, dem Leistungsanspruch, den Speicherplatzanforderungen und Ihrer Teamgröße ab.

Wenn Sie Ihren Fokus auf das E-Mail Hosting legen, können Sie unter mehreren Anbietern für Hosted Exchange auswählen. Jeder Anbieter besitzt unterschiedliche Leistungspakete mit diversen Inklusivleistungen, die sich mal mehr für kleine Unternehmen, mal mehr für größere Unternehmen eignen.

Auch Google und Microsoft besitzen passende Pakete für Gründer, Kleinunternehmer, etablierte Firmen und Großbetriebe. Sie möchten die G Suite oder Microsoft 365 nutzen, wünschen jedoch die Unterstützung von einem deutschen Expertenteam? Dann können Sie die Business-Pakete über einen Hosting Anbieter anstatt über Google bzw. Microsoft buchen!

Letztendlich geht es bei der Wahl eines Hosting Anbieters um Vertrauen. Da wir alle Provider in unserem Vergleich wärmstens empfehlen können, hängt es ganz von Ihrem Bauch- und Kopfgefühl ab, auf welchen Anbieter Sie sich verlassen wollen.

Lesen Sie auch unseren Leitfaden zum Thema Office 365, G-Suite und Hosted Exchange

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