Tipps für Ihre E-Mail Signatur

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Sie haben den ersten Schritt zu mehr Professionalität getan und sich für eine eigene E-Mail-Domain entschieden. Nun fehlt es allerdings am Feinschliff, um Kunden, Geschäftspartner oder potentielle Chefs zu beeindrucken: Mit einer rundum gelungenen E-Mail Signatur.

Dabei gelten für geschäftliche E-Mails besondere Vorschriften. Aber auch Privatpersonen sollten einige Grundregeln beachten um bei den Mail-Empfängern gehörig zu punkten. Hier sind die wichtigsten Tipps zusammengefasst:

Das gehört in Ihre E-Mail-Signatur

  • Vor- und Zuname
  • Funktion und Titel
  • Adresse und Kontaktdaten
    Dazu gehören Postanschrift, Festnetz- und Handynummer sowie die URL der eigenen Webseite oder des Profils auf Xing, Linkedin, facebook etc.
    Auch die Angabe der eigenen E-Mail-Adresse kann sinnvoll sein, v.a. wenn die Mails oft weitergeleitet werden

Insgesamt sollte die E-Mail-Signatur nicht länger als 10 Zeilen werden, wobei jede Zeile max. 60 Zeichen enthält. Ansonsten wirkt Ihre Signatur bei kurzen E-Mails unverhältnismäßig und ist zu auffällig, d.h. zu „werblich“. Für Auflockerung sorgen ein bis zwei Leerzeilen, z.B. zwischen Name und Adresse. Damit die Signatur nicht am unteren Rand Ihrer Mail klebt, empfiehlt es sich zudem, ganz am Ende noch eine Leerzeile einzufügen.

Auch sollten Sie unternehmensweit die gleiche Signaturvorlage (nur mit Abwandlungen bei Name und Kontaktdaten etc.) verwenden. Damit sind Professionalität und Einheitlichkeit gewährleistet, falls ein Kunde bspw. mit mehreren Mitarbeitern Ihres Unternehmens Kontakt hat.

Das gehört nicht in Ihre E-Mail Signatur

  • Tippfehler
  • Grußformel
    Diese sollten Sie lieber situationsspezifisch wählen und somit bei jeder Mail individuell anpassen
  • Slogans oder Motti bzw. übertriebenes Marketing in eigener Sache
  • Grafiken, Logos oder gar Animationen
  • Aufzählungszeichen

Insgesamt empfiehlt es sich, die Signatur so einfach und übersichtlich wie möglich zu halten. Sie sollte in erster Linie dem Empfänger mitteilen, wer Sie sind und wie Sie abseits des E-Mail-Verkehrs noch zu erreichen sind. Damit kann der Empfänger Vertrauen in Sie und Ihr Unternehmen aufbauen.

Impressumspflicht bei geschäftlichen E-Mails

Sobald Sie den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt haben, müssen Sie einige formale Änderungen an Ihrer E-Mail-Signatur vornehmen. Das gilt für alle Betreiber von geschäftsmäßigen Webseiten (die Werbung oder gegen Entgelt erwerbbare Angebote beinhalten). Neben dem gesetzlich vorgeschriebenen Impressum dürfen natürlich auch weitere Angaben in Ihrer E-Mail-Signatur gemacht werden.

Dies muss in einem geschäftlichen Impressum enthalten sein:

  • Firmenname
  • Bezeichnung der Rechtsform
  • Sitz der Firma
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Bei einer GmbH: Namen aller Geschäftsführer und des Aufsichtsratsvorsitzenden (falls vorhanden)
  • Bei einer AG: Namen aller Vorstandsmitglieder (mit Kennzeichnung des Vorstandsvorsitzenden) und des Aufsichtsratsvorsitzenden

Oftmals empfiehlt sich auch ein abschließender Disclaimer der folgenden Art:

Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen. Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender und vernichten Sie diese Mail. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser Mail ist nicht gestattet.

 

Beispiele von E-Mail-Signaturen

Privat:

Hergen Doll

Anschrift
PLZ Ort
Tel: Nummer
E-Mail: Adresse
www.doll-solutions.de

Geschäftlich:

Hergen Doll
Funktion

Doll Solutions GmbH  I  PC-Reparatur
Anschrift
PLZ Ort
Tel: Nummer
Mobil: Nummer
E-Mail: Adresse
www.doll-solutions.de

Geschäftsführer: Name, Name
Sitz der Gesellschaft: Ort  I   Handelsregister: Ort HRB 123.456

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