Vorlagen für Ihre Abwesenheitsnotiz

Abwesenheitsnotizen gehören zum guten Ton, insbesondere, wenn Sie Ihre eigene E-Mail-Domain geschäftlich nutzen. Da die E-Mail heutzutage als grundlegendes Kommunikationsmittel angesehen wird, gehen viele Menschen davon aus, dass Sie täglich bis mehrmals täglich in Ihr Postfach schauen. Wenn ein Absender dann tagelang keine Antwort auf eine wichtige Nachricht erhält, kommt Frust auf. Auch weiß er/sie nicht, ob Sie im Urlaub sind, die Nachricht übersehen haben oder einfach nicht antworten wollen. Mittels einer freundlichen und informativen Abwesenheitsnotiz können Sie Ihren Bekannten, Kunden und Geschäftspartnern diesen Ärger ersparen.

Was in eine Abwesenheitsnotiz reingehört

Wenn Sie ausschließlich von Bekannten und Freunden per E-Mail kontaktiert werden, reicht eine kurze, tweet-ähnliche Notiz wie z.B. „Bin bis 16.03.2017 im Urlaub“. Ansonsten sollten Sie allerdings ausführlichere Informationen bereitstellen.

In der Betreff-Zeile kennzeichnen Sie die automatisierte Antwort am besten mit „Abwesenheitsbenachrichtigung“, „Abwesenheitsnotiz“ oder gerne auch kombiniert mit der englischen Variante „vacation notice“ bzw. „out-of-office notice“.

Die eigentliche Notiz sollte über den Zeitraum der Abwesenheit informieren und ggf. Kontaktdaten einer Vertretung für dringende Fälle beinhalten. Der Grund Ihrer Abwesenheit ist eine optionale Angabe. Wichtig ist auch, zu klären, was mit der gesendeten Nachricht geschieht, d.h. ob sie zur Bearbeitung weitergeleitet wird. Sie können alternativ den Absender darum bitten, die E-Mail am Tag Ihrer Rückkehr erneut zu versenden. Damit bleibt es Ihnen erspart, sich durch Hunderte von angehäuften Nachrichten zu arbeiten und evtll. Sachverhalte zu klären, die zu dem Zeitpunkt gar nicht mehr relevant sind.

Abwesenheitsnotiz

Pflegen Sie Kontakte ins Ausland, sollte die Notiz in Englisch wiederholt werden.

Beispiele für Standard-Notizen

Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin bis Tag, Datum nicht erreichbar.
Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte Vorname Nachname unter E-Mail-Adresse oder telefonisch unter Telefonnummer.

Sehr geehrte Damen und Herren,
Ich befinde mich derzeit im Urlaub. Ab Tag, dem Datum bin ich wieder gerne für Sie erreichbar.
Meine E-Mails werden nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte direkt an Vorname Nachname, E-Mail-Adresse.
Vielen Dank für Ihr Verständnis!

Sehr geehrte Damen und Herren,
Ich bin zurzeit außer Haus. Ich bitte Sie daher, Ihre Nachricht erneut am Datum an mich zu senden. So kann ich mich umgehend mit Ihrem Anliegen befassen und Ihnen schnellstmöglich antworten.
In dringenden Fällen vertritt mit Vorname Nachname, erreichbar unter E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
Vielen Dank für Ihr Verständnis!

Beispiel für eine englische Notiz

Thank you for your message.
I am currently out of office with no access to e-mail. I will be back on Datum and will answer your e-mail as quickly as possible.
Your e-mail will not be forwarded. In urgent cases please contact my colleague Nachname Vorname (E-Mail-Adresse)
.

Beispiele für weniger formelle Notizen

Guten Tag,
Ich bin bis Datum im Urlaub. Ihre Nachricht ist derweil in meinem Postfach gut aufgehoben. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass die Bearbeitung der vielen empfangenen E-Mails einige Zeit in Anspruch nehmen wird.
Falls Sie nicht so lange warten können, wenden Sie sich doch bitte an Vorname Nachname, erreichbar unter E-Mail-Adresse.

Hallo!
Ich genieße gerade ein paar Ferientage an der Sonne. Ab dem Datum bin ich mit Schwung und neuer Energie wieder für Sie da!

Die Kombinationsmöglichkeiten für Abwesenheitsnotizen sind vielfältig. Schlussendlich kommt es darauf an, ob Sie Ihre eigene E-Mail-Domain für persönliche oder geschäftliche Zwecke nutzen und mit welcher Art von Personen Sie üblicherweise Schriftverkehr haben.  Bestimmte Grundinformationen sollten enthalten sein, um bei den Absendern keinen Frust aufkommen zu lassen.

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