Geduld ist bekanntlich nicht deine Stärke? Dann könnte die Zeit nach dem Versenden deiner Bewerbungsunterlagen oder nach dem ersten Vorstellungsgespräch zu einer reinen Tortur werden. Oftmals verstreichen Wochen, ohne, dass die Personalverantwortlichen einen Mucks von sich geben. Besonders brisant wird es, wenn dir in der Zwischenzeit eine andere Stelle angeboten wird und du dich möglichst schnell entscheiden musst.
Mit einer Follow-Up-Email, also einem elektronisch versandten Nachfassbrief, kannst du Klarheit erhalten, aber vor allem auch eine weitere Chance wahrnehmen, positiv in Erinnerung zu bleiben.
Im Folgenden haben wir einige interessante Informationen zur Follow-Up-Email für dich zusammengestellt.
Nach dem Bewerbungsgespräch nichts gehört: Wie verhalte ich mich?
Vielleicht hattest du ein supergutes Gefühl während des Job-Interviews und hoffst heimlich darauf, am selben Tag den erlösenden Telefonanruf zu erhalten – so, wie man es oft in Filmen sieht. Doch mit hoher Wahrscheinlichkeit läuft es nicht ganz so perfekt ab.
Bevor du bei dem Unternehmen nachhakst, solltest du zumindest das Ende des Bewerbungsprozesses abwarten und dann nochmal eine Woche dranhängen. Eine Woche, nachdem alle Vorstellungsgespräche abgeschlossen sind, dürften bereits erste Resultate vorliegen.
Wenn du nicht weißt, wann der Bewerbungsprozess zu Ende ist, liegt der ideale Zeitpunkt für das Follow-Up irgendwo zwischen zwei bis sechs Wochen nach dem Vorstellungsgespräch. Hierbei musst du anhand der Größe des Unternehmens und der voraussichtlichen Bewerberzahl abschätzen, wie lange das Entscheidungsverfahren andauert.
Bei der Wortwahl ist Vorsicht angesagt – immerhin befindest du dich noch in der Bewerbungsphase. Kommst du ungeduldig, unfreundlich oder verzweifelt rüber, kann sich das negativ auf deine Bewerberchancen auswirken. Fettnäpfchen solltest du mit allen Mitteln vermeiden. Es liegt in deinem Interesse, weitere Sympathiepunkte zu ernten, statt die Personalverantwortlichen zu verärgern.
Für eine Email nach dem Vorstellungsgespräch gilt:
- Dränge nicht auf eine Entscheidung; übe keinen Druck aus
- Bringe keinen Frust zum Ausdruck
- Äußere keine Vorwürfe, Drohungen oder Forderungen
- Erkundige dich lediglich nach dem Stand der Dinge
Versuche, Verständnis für die Personalverantwortlichen aufzubringen und die möglichen Gründe zu verstehen, weshalb du noch keine Rückmeldung erhalten hast. Ein derartiges Verfahren ist mit Stress, Verzögerungen, Planänderungen und schwierigen Entscheidungen verbunden. Vielleicht sind auch dringlichere Aufgaben dazwischengekommen oder die Personalverantwortlichen sind anderweitig verhindert.
Sei also bitte nicht aufdringlich: Falls du nach der Follow-Up-Email noch immer keine Antwort erhältst, kannst du gerne zum Telefonhörer greifen. Versende aber keine dauernden Emails und mach bloß keinen Telefonterror.
Nachfragen: Ja oder nein?
Sollte man überhaupt eine Email schreiben nach einem Vorstellungsgespräch? Gefordert oder erwartet wird es jedenfalls nicht. Du hast also keine Konsequenzen zu befürchten, wenn du dich gegen ein Follow-Up entscheidest. Allerdings kann eine Follow-Up Email gewisse Vorteile für dich bringen:
Wenn man es richtig macht, kann man mit der Email nach dem Vorstellungsgespräch einen guten Eindruck hinterlassen und so die Chance auf ein positives Resultat erhöhen.
Tatsächlich bleiben viele Bewerber nach dem Vorstellungsgespräch untätig. Mit einer Follow-Up E-Mail kannst du aus der Menge hervorstechen, und erhältst im Optimalfall eine zufriedenstellende Antwort.
Was infolge der Follow-Up Email geschieht, ist leider nicht vorherzusehen. Generell sind vier Szenarien denkbar:
- Du erhältst direkt eine Entscheidung als Antwort: Das kann eine Zusage oder eine Absage sein.
- Du wirst über den Zeitrahmen des weiteren Bewerbungsprozesses informiert und weißt dann zumindest, wie lange du noch warten musst.
- Du wirst vertröstet und musst für unbestimmte Zeit weiter warten.
- Du erhältst gar keine Reaktion. In diesem Fall kannst du erstmal weiter warten oder telefonisch nachfragen.
Email nach Vorstellungsgespräch verfassen: Das gibt es zu beachten
- Richte deine E-Mail nicht an irgendeine anonyme HR-Abteilung, sondern an den Personalverantwortlichen – hierbei handelt es sich normalerweise um deinen Gesprächspartner beim Interview, den du am besten gegen Ende des Bewerbungsgesprächs nach der Visitenkarte fragst.
- Zudem lohnt es sich, direkt beim Gespräch nachzufragen, wie sich der weitere Prozess gestalten wird, um den ungefähren Zeitrahmen für die Entscheidungsfindung zu erfahren – dann weißt du, wann eine Follow-Up-Email Sinn macht.
- Bei der Email nach dem Vorstellungsgespräch solltest du schnell auf den Punkt kommen, um den Empfänger zu einer sofortigen Antwort zu motivieren (E-Mails mit langen Texten werden oftmals erst später bearbeitet, siehe unseren Beitrag zum Inbox Zero Prinzip)
- Anhand des Betreffs muss deine E-Mail eindeutig deiner Bewerbung zuzuordnen sein. Du kannst z.B. auf die E-Mail antworten, mit der du zum Vorstellungsgespräch eingeladen wurdest (Re: Einladung zum Vorstellungsgespräch am XX.XX.) oder einen neuen Betreff formulieren (Nachfrage zum Vorstellungsgespräch zur Stelle [Job-Bezeichnung])
Was gehört in ein Follow-Up?
- Zunächst einmal solltest du dich in der Email nach dem Vorstellungsgespräch bedanken – etwa dafür, dass sich der Personalverantwortliche Zeit für dich genommen hat und dass du einen Einblick in das Unternehmen erhalten durftest.
| “Ich möchte mich hiermit erneut bei Ihnen für das interessante Gespräch zur Stelle als [Jobbezeichnung] bedanken.” “Auf diesem Wege möchte ich mich für unser Gespräch am [Zeitangabe] bedanken. Ich freue mich, dass ich die Möglichkeit hatte, mich Ihnen vorzustellen und einen Eindruck von Ihrem Unternehmen zu bekommen.” |
- Du kannst gerne noch einmal deine Begeisterung und Eignung für die Stelle unterstreichen – aber bitte knapp halten, immerhin hast du das ja bereits mehrfach während der Bewerbung deutlich gemacht!
| “Ich habe wirklich das Gefühl, dass ich gut in das Team passe. Ihre Ausführungen zum Thema [spezieller Gesprächspunkt] haben mich sehr fasziniert.” “Ich möchte nochmals mein außerordentliches Interesse an der Stelle zum Ausdruck bringen. Eine Zukunft in Ihrem Unternehmen kann ich mir sehr gut vorstellen.” |
- Dann folgt die eigentliche Frage nach dem Stand des Bewerbungsprozesses und der voraussichtlichen Wartezeit bis zu einer Entscheidung.
| “Deshalb bin ich äußerst gespannt, ob es bereits Neuigkeiten zum Bewerbungsprozess gibt. Können Sie einschätzen, wann ich mit einer Entscheidung rechnen kann?” “Gerne möchte ich mich über den aktuellen Stand informieren und fragen, wann schätzungsweise eine Entscheidung fallen wird?” |
- Zum Schluss motivierst du den Personalverantwortlichen zur Kontaktaufnahme, indem du auf deine Telefonnummer verweist.
| “Wenn Sie noch weitere Informationen zu meiner Bewerbung benötigen, können Sie mich jederzeit per E-Mail oder unter [Telefonnummer] erreichen.” |
Infolge einer kurzen Google-Suche nach “Email nach Vorstellungsgespräch Muster” oder “Mail nach Vorstellungsgespräch Beispiel” erhältst du zahlreiche weitere Ideen und Inspirationen. Deine Follow-Up-Email sollte jedoch persönlich und individuell wirken und keinesfalls irgendwo abgeschrieben sein!
| Was, wenn es gar nicht erst zum Vorstellungsgespräch kam, weil du schon nach der Bewerbungs-E-Mail nichts mehr gehört hast? Ein Follow-Up ist auch dann angebracht, wenn du deine Bewerbungsunterlagen per E-Mail eingereicht hast und das Unternehmen innerhalb von ein bis drei Wochen keine Rückmeldung gegeben hat. In dem Nachfassbrief bekundest du nochmals dein Interesse an der Stelle (das ist immerhin dein Antrieb, wegen der Bewerbung nachzufragen) und fragst dann konkret, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst und wie der weitere Bewerbungsprozess ablaufen wird. |
Noch einmal zusammengefasst…
- Eine Follow-Up E-Mail ist angebracht, wenn du 1-3 Wochen nach Eingang der Bewerbungsmaterialien bzw. 2-6 Wochen nach dem Vorstellungsgespräch keine Rückmeldung erhalten hast.
- Das Follow-Up ist kein Muss. Es kann deine Chancen im Bewerbungsprozess aber steigern und liefert im besten Fall die gewünschte Antwort.
- Bei der E-Mail nach dem Vorstellungsgespräch folgst du am besten einem bewährten Muster. Der Ton sollte höflich, professionell und unaufdringlich sein.