So verfassen Sie eine passende Abschiedsmail an Kunden und Kollegen

Ihr letzter Arbeitstag steht bevor? Dann ist es angebracht, Ihre Partner, Kunden, Vorgesetzten und Mitarbeiter darüber in Kenntnis zu setzen. Sie geraten jetzt schon in Panik, wenn Sie daran denken? Sie wollen Fettnäpfchen und leere Phrasen in der E-Mail vermeiden? Dann können wir Ihnen weiterhelfen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie eine gelungene Abschiedsmail aussehen könnte. Wir haben wichtige Tipps sowie Muster zur Inspiration zusammengestellt.

Wie wichtig ist eine Abschiedsnachricht?

Es kann durchaus schwer fallen, sich von langjährigen Kollegen zu verabschieden – und dabei einen professionellen Ton beizubehalten. Doch gehört eine Abschiedsmail zur Business-Etikette dazu. Bei einer Kündigung, einem Jobwechsel oder dem Eintritt in den Ruhestand wird eine entsprechende Nachricht erwartet.

Zunächst einmal erreichen Sie mit einer Abschiedsmail Mitarbeiter und berufliche Kontakte, die sich an verschiedenen Standorten befinden und von denen Sie sich nicht persönlich verabschieden können. Personen, die sich im selben Gebäude aufhalten, sind vielleicht schon über Ihren Weggang informiert worden – doch auch sie sollten eine letzte E-Mail zum Abschied erhalten, da diese wichtige Informationen bereitstellt. So wird in der Nachricht klar aufgeführt, wann Ihr Arbeitsverhältnis ein Ende nimmt und wer Ihre Nachfolge antreten wird.

Wer soll Ihre Abschiedsmail erhalten?

Es gibt keine feste Regel, wer in den Verteiler Ihrer Abschiedsmail gehört. Wenn Sie einem kleinen oder mittelständischen Betrieb angehören, möchten Sie sich bestimmt von allen Ihren Kollegen verabschieden. Als Mitarbeiter eines großen Konzerns sollten Sie sich auf diejenigen Personen beschränken, mit denen Sie ein direktes berufliches Verhältnis hatten – also Mitglieder Ihrer Abteilung und direkte Vorgesetzte.

Wenn Sie über berufliche Außenkontakte verfügen, sollten Sie diesen unbedingt die Kontaktdaten ihres neuen Ansprechpartners mitteilen. In manchen Fällen reicht hier aber auch eine Abwesenheitsnotiz – diese ist etwas “unpersönlicher” und erreicht die Personen erst dann, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz bereits verlassen haben. Eine kündigungsspezifische Abwesenheitsnotiz wird allen Personen angezeigt, die sich (unwissentlich) an Ihre alte, geschäftliche E-Mail-Adresse richten.

Welche Informationen muss die Abschiedsmail beinhalten?

Es kann trickreich sein, den richtigen Ton in einer Abschiedsnachricht an Kollegen zu treffen. Je nach den Gepflogenheiten in Ihrer Branche, dem Umgang mit Ihren Kollegen, der Größe des Unternehmen und der Dauer des Beschäftigungsverhältnisses kann der Ton mal sachlicher, mal emotionaler ausfallen. Es ist klar, dass eine Abschiedsmail nach einjähriger Tätigkeit in einem StartUp anders aussieht als nach 30-jähriger Festanstellung in einem größeren Unternehmen.

Sie können sich gerne von vergangenen Abschiedsmails in Ihrem Unternehmen inspirieren lassen, sollten aber nichts kopieren – hier ist nämlich Authentizität gefragt!

Nicht immer ist es sinnvoll, den Grund für die Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses zu nennen. Bei einer Kündigung oder einem Jobwechsel sollten Sie in der Abschiedsmail besser nicht darauf eingehen. Treten Sie in den Ruhestand, dürfen Sie dies gerne kommunizieren. Wenn Sie Ihre Arbeit nur für einen befristeten Zeitraum unterbrechen (Elternzeit, Sabbatical…), sollten Sie dies ebenfalls deutlich machen. 

Das gehört in eine Abschiedsmail

  • Wann ist Ihr letzter Arbeitstag?
  • Wer ist der neue Ansprechpartner / Ihr Nachfolger?
  • Auf welchem Wege kann man Sie in Zukunft kontaktieren? (Denken Sie daran, dass Sie Ihre berufliche E-Mail-Adresse nicht mehr lange nutzen können)
  • Wie lautet Ihr Profil in Xing, LinkedIn und sonstigen Business-Netzwerken?
  • Wann und wo findet der Abschiedsumtrunk statt? (falls geplant)

Das gehört nicht in eine Abschiedsmail

  • Kritik, Meckerei, Schuldzuweisungen und sonstige negative Stimuli
  • Geprotze und Angeberei
  • Die Nennung des neuen Arbeitgebers (außer, Sie wechseln zu einem Partnerunternehmen oder in eine neue Niederlassung)

Bei einer Abschiedsmail ist es nicht immer angebracht, die eigenen Gefühle in Worte zu fassen. Denken Sie daran, dass Sie auch nach einer eventuell hässlichen Kündigung einen seriösen Eindruck hinterlassen wollen. Bleiben Sie professionell – letztendlich wissen Sie nicht, wer Ihnen später nochmal in der Berufswelt über den Weg laufen wird!

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Abschiedsmail?

Ihr letzter Arbeitstag ist eindeutig zu spät, um Kollegen, Vorgesetzte und Angestellte per E-Mail über Ihren Weggang in Kenntnis zu setzen. Dies sollte auf jeden Fall schon einige Tage vorher geschehen. So haben Ihre Kollegen ausreichend Zeit, um sich noch persönlich von Ihnen zu verabschieden oder ein Abschiedsgeschenk zu organisieren. Wenn Sie keine “Bombe platzen lassen” wollen, sollte die Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses zum Zeitpunkt der E-Mail schon weithin bekannt sein.

Muster für eine gelungene Abschieds-E-Mail

Kurz und formell

Betreff: Danke und auf Wiedersehen
Sehr geehrte Damen und Herren,

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

am XX.XX.XXXX ist mein letzter Arbeitstag. Ich möchte mich auf diesem Wege für die erfolgreiche Zusammenarbeit während der vergangenen Jahre bedanken. Herr/Frau XX (E-Mail: XXX, Telefon: XXX) wird in Zukunft meinen Aufgabenbereich übernehmen. Ich würde mich freuen, mit Ihnen über LinkedIn (Profil-Link) in Verbindung zu bleiben.
Mit freundlichen Grüßen und den besten Wünschen,

Name
Tel: XXXE-Mail: XXX

Lang und persönlich

Betreff: XX wunderbare Jahre neigen sich dem Ende zu
Liebe Kolleginnen und Kollegen,

es ist kaum zu glauben: Nach XX Jahren bei der Firma XX werde ich mich am XX.XX.XXXX in den Ruhestand verabschieden. Der Abschied fällt nicht leicht – nach so vielen herausragenden Erfahrungen und erfolgreichen Projekten, die wir gemeinsamen bestritten haben. Ich kann mich glücklich schätzen, dass ich mit so engagierten und freundlichen Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten durfte. Hierbei sind Freundschaften entstanden, die ich auch in Zukunft pflegen möchte. Und so verabschiede ich mich mit einem weinenden und einem lachenden Auge – denn einen besseren Arbeitsplatz hätte ich mir nicht wünschen können.
Ich hoffe, wir bleiben in Kontakt. Ich bin in Zukunft unter Tel: XXX oder E-Mail: XXX zu erreichen.
Name

Humorvoll und informell

Betreff: Tschüss
Hallo Leute,

es war wirklich schön mit euch und die Arbeit hat viel Spaß gemacht. Ab nächsten Montag müsst ihr allerdings mit meiner Nachfolgerin, Frau XX, vorliebnehmen. Seid nicht traurig: Ich verbleibe in der Gegend und werde schon bald bei XX als XX die Bude rocken. Lasst uns doch in Kontakt bleiben – ich würde mich freuen. Hier könnt ihr mich erreichen: E-Mail: XX, Tel.: XX, Xing-Profil: XX.
Viele Grüße,
Name

Noch einmal zusammengefasst…

  • Eine Abschieds-E-Mail gehört zum guten Ton dazu und sollte ein paar Tage vor dem letzten Arbeitstag verfasst werden.
  • Verabschieden Sie sich von Mitarbeitern, Vorgesetzten, Angestellten, Kunden und Partnern, zu denen Sie einen engeren beruflichen Kontakt pflegten.
  • Eine Abschiedsmail sollte zusätzlich zum persönlichen Abschied und zur Abwesenheitsnotiz ausgesandt werden.
  • Abschiedsmails können mal formeller, mal persönlicher ausfallen – was in Ihrem Fall passender ist, hängt von vielen Faktoren ab. Für verletzte Gefühle ist jedoch kein Platz!

Lassen Sie Ihre Kollegen nicht in der Luft hängen: Klären Sie die Nachfolge und verweisen Sie auf Ihre persönliche E-Mail-Adresse bzw. Social Media-Profile.

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