Kürzer ist besser: So schreiben Sie E-Mails, die Ergebnisse liefern

Für so manch einen Büroangestellten ist das Wort „E-Mail“ schon ein Grund, Gänsehaut zu bekommen. Immerhin verbringen wir trotz neuerlicher Besserungen (wie in dieser Studie aufgeführt) viel zu viel Zeit mit dem Checken und Lesen von E-Mails – manche fangen damit sogar kurz nach dem Aufwachen im Bett an. Ein weiteres Problem: Es werden zu viele irrelevante Nachrichten versandt und 20-40% der E-Mails wandern direkt in den Papierkorb. Nur 46% aller Büroangestellten arbeiten 100% der empfangenen Nachrichten ab!
Wie können wir uns also bessern? Der erste Schritt zu weniger E-Mail-Stress lautet: Kürzere, knackigere und relevantere E-Mails schreiben. Hier ist eine Anleitung, wie Sie dies erfolgreich umsetzen können.

1. Klare Betreffzeilen erstellen

Wie oft saßen Sie schon vor einer leeren Betreffzeile und mussten minutenlang überlegen, was Sie denn nun da rein schreiben? Immerhin entscheidet der Betreff in vielen Fällen über Top oder Flop. Leergelassene Zeilen oder vage Angaben wie „Hallo“, „Gruß“ und „Frage“ lassen Ihre Nachricht ungelesen. Machen Sie stattdessen sofort deutlich, um was es sich handelt und was Sie von Ihrem Gegenüber erwarten. Sie könnten den Betreff mit Schlagwörtern wie „Anfrage“, „Entscheidung“, „Meinung erbeten“, „Update“ o.ä. beginnen, um dann weitere Ausführungen zu machen. Wenn eine Deadline besteht, sollten Sie diese direkt in die Betreffzeile schreiben, z.B. „Bilder für Juli-Ausgabe. Brauche Input bis Freitag“. Und falls es sich um eine weniger dringende Angelegenheit handelt, ist es nett, ein „FYI“ („for your interest“) beizufügen – dann kann der Adressat hineinschauen, wenn er etwas Luft hat.

2. Sich kurz halten

Seien Sie Nachrichten-Reporter und kein Romanautor: Wer einen vollen Posteingang auf sich warten hat, wird sich nur wenige Sekunden lang konzentrieren, um auszumachen, wie er/sie mit einer E-Mail umgeht. Niemand möchte sich durch lange Absätze und verschachtelte Sätze wühlen, um den Inhalt zu verstehen. Schreiben Sie zu viel, verliert Ihr Gegenüber schnell das Interesse. Beantworten Sie, wenn möglich im ersten Satz, die fünf W’s: Wer, Was, Wann, Wo und Warum.
Eine gelungene E-Mail beinhaltet laut einigen Experten nur etwa drei Sätze – alles, was darüber hinaus geht, ließe sich besser per Telefon regeln. Auch, wenn es vier oder fünf Sätze werden: Vermeiden Sie auf jeden Fall, dass Ihr Gegenüber scrollen muss! Denn dann läuft Ihre Nachricht Gefahr, nur halb gelesen zu werden und schlussendlich im Papierkorb zu landen.

3. E-Mails vor dem Absenden gegenlesen

Ja, wir alle sind sehr beschäftigt, doch eine voreilig versendete E-Mail birgt große Gefahren. Vielleicht haben Sie sich im Ton vergriffen, einen fatalen Schreibfehler gemacht, ein wichtiges Detail vergessen oder gar die Anrede falsch gewählt. Lesen Sie Ihre Nachricht auf jeden Fall noch einmal durch, bevor Sie sie abschicken – das erspart Ihnen und Ihrem Gegenüber Ärger und viel unnötiges Hin-und-Her, falls Sie tatsächlich nicht alle Informationen korrekt aufgeführt haben.

4. Absätze einfügen

Gerade, wenn Sie einen komplexen Sachverhalt schildern oder ein wichtiges Status-Update geben, könnte Ihre E-Mail doch etwas länger als drei Sätze werden. In diesem Fall ist es immens wichtig, sinnvolle Absätze einzufügen (jeder Paragraph sollte nur zwei bis drei Sätze beinhalten) und den Text etwas auszulockern. Arbeiten Sie mit Aufzählungszeichen und Stichwörtern, wenn Sie Informationen weitergeben. So wird alles viel übersichtlicher und der Adressat kann den Inhalt schneller verarbeiten, als wenn er angestrengt lesen muss.

5. Menschlich sein

Um sich kurz zu halten, müssen Sie nicht wie ein Roboter klingen. Denken Sie daran, dass Gestik, Mimik und sprachliche Betonung in einer E-Mail fehlen und Sie schnell als kalt und kritisch rüberkommen, wenn Sie die „Nettigkeiten“ vergessen. Gerne können Sie Ihre Nachrichten auch mit ein paar Ausrufezeichen und Smileys würzen – Sie müssen aber wissen, bei welcher Art von geschäftlichem Kontakt dies angebracht ist.

6. Den richtigen Zeitpunkt wählen

Es gibt zahlreiche Studien, die den optimalen Zeitpunkt des E-Mail-Versendens erforscht haben. Ihnen zufolge wird Ihre Nachricht mit größerer Wahrscheinlichkeit gelesen, wenn sie am frühen Morgen oder während der Mittagspause eintrudelt. Das liegt ganz einfach daran, dass die meisten Unternehmer und Büroangestellten ihre E-Mails checken, sobald sie sich (wieder) an den Schreibtisch setzen. Wer seinem Gegenüber einen Gefallen tun möchte, sollte E-Mails keinesfalls an einem Samstag oder Sonntag senden – denn nicht alle warten bis Montag früh, um diese zu beantworten. Wenn Sie eine Nachricht allerdings schnellstmöglich von Ihrer To-Do-Liste streichen möchten, können Sie einen späteren Sende-Zeitpunkt festlegen.

Denken Sie immer daran: Wir alle tragen die Verantwortung, den beruflichen E-Mail-Wahnsinn einzuschränken und für alle Beteiligten so angenehm wie möglich zu gestalten. Befolgen Sie also diese Tipps und schreiben Sie kurze, relevante und leicht lesbare E-Mails, die anderen keine Kopfschmerzen bereiten.

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