10 Fehler die Sie beim E-mailen vermeiden sollten

Beim häufigen Wiederholen und schnellen Absolvieren einer bestimmten Handlung, wie z.B. dem E-mailen, schleichen sich gerne unbemerkt kleine Fehler ein. Vielleicht begehen Sie schon seit Jahren unbewusst Fehler beimSchreiben Ihrer E-Mails, und niemand hat Sie bislang darauf hingewiesen? Wer eine eigene Email-Adresse besitzt, sollte auch dementsprechend seriös und professionell damit auftreten. Hier haben wir Ihnen die häufigsten 10 Fettnäpfchen mit ihren jeweiligen Lösungen zusammengetragen.

 

Fehler Nr. 1: Sie verwechseln BCC und CC

Das CC-Feld steht für normale Kopie, während es sich bei BCC um eine Blindkopie handelt. D.h. die Empfänger der E-Mail sehen nicht, wer außer ihnen noch die Nachricht erhalten hat. Geben Sie Ihre Empfänger ausversehen ins CC-Feld statt ins BCC-Feld ein, kann das Ärger nach sich ziehen, v.a. wenn Sie eigentlich nicht befugt sind, Dritte mitlesen zu lassen.

Lösung: Lassen Sie das BBC-Feld immer eingeblendet und vergewissern Sie sich bei brisantem Inhalt zweimal, dass Sie die Empfänger-Adressen in das richtige Feld eingegeben haben.

 

Fehler Nr. 2: Sie verwenden den falschen Absender

Dies kann durchaus passieren, wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen besitzen. Versenden Sie dann eine Nachricht von der nicht-üblichen E-Mail-Adresse aus, könnte diese vom Empfänger ignoriert werden oder gar im Spam-Ordner landen.

Lösung: Bei vielen E-Mail-Programmen können Sie die am häufigsten verwendete E-Mail-Adresse als Standard-Absender festlegen (bei Outlook z.B. unter Datei à Kontoinformationen à Kontoeinstellungen Standardkonto festlegen und dann unter Datei à Optionen à Email im Bereich Nachrichten senden festlegen, dass neue Nachrichten immer vom Standardkonto aus versendet werden).

 

Fehler Nr.3: Die Signatur ist unpassend

E-Mail-Programme fügen am Ende der Nachricht gerne Signaturtexte automatisch ein. Diese können Sie in den Einstellungen auswählen, verwalten und auch selbst entwerfen. Schnell erhält ein Kunde Ihre privaten Kontaktdaten oder ein lässiges „MfG“ anstelle der geschäftlichen Signatur.

Lösung: Erstellen Sie in Ihrem E-Mail-Programm unterschiedliche Signaturen und legen Sie dann die jeweilige Standard-Signatur für private, geschäftliche und sonstige Nachrichten fest.

 

Fehler Nr. 4: Die Abwesenheitsnotiz bleibt eingeschaltet

Sie sind aus dem Urlaub zurück und vergessen doch tatsächlich, die automatische Notiz zu deaktivieren. Prompt herrscht Unklarheit über Ihre Abwesenheit bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern.

Lösung: Sie können schon beim Einrichten der Abwesenheitsnotiz den Zeitraum Ihrer Abwesenheit einstellen, sodass sich diese bei Ihrer Rückkehr automatisch deaktiviert.

 

Fehler Nr. 5: Sie drucken E-Mails grundlos aus

Der E-Mailverkehr ist bereits sehr umwelt- und ressourcenschonend, doch viele Menschen gelangen dennoch jedoch in Versuchung, seitenlange E-Mails zigfach auszudrucken, um die wichtigen Informationen auf dem Schreibtisch parat zu haben.

Lösung: Denken Sie zweimal nach, bevor Sie E-Mails ausdrucken, und drucken Sie so platzsparend wie möglich. Auch können Sie Ihrer Signatur einen Apell wie „Prüfen Sie dem Umweltschutz zuliebe, ob das Ausdrucken dieser E-Mail wirklich notwendig ist“ oder „Think before you print“ hinzufügen.

 

Fehler Nr. 6: Der Empfänger ist falsch

Dieser altbekannte Fehler beim E-mailen rührt daher, dass E-Mail-Programme die Adresse des Empfängers automatisch ergänzen, sobald Sie die ersten Zeichen eintippen. Wer unter Zeitdruck steht, wählt dann oftmals die als erstes vorgeschlagene Adresse aus. Das kann nicht nur peinlich, sondern auch ziemlich brisant werden.

Lösung: Auch hier gilt wieder: Prüfen Sie zweimal nach! Gerne können Sie auch die Funktion Autovervollständigen in Ihrem E-Mail-Programm abschalten.

 

Fehler Nr. 7: Den Betreff leer lassen

Nun gut, manchmal fällt es wirklich schwer, einen passenden Betreff zu wählen. Doch freilassen sollten Sie die Zeile auf keinen Fall, denn dann wird die Nachricht schnell ignoriert oder als Spam abgetan.

Lösung: Gewöhnen Sie sich an, zuerst den Betreff einzugeben und dann erst die Nachricht zu schreiben.

 

Fehler Nr. 8: An alle antworten

Dieser Fehler tritt bei E-Mails auf, die an mehrere Empfänger gesendet wurden. Dann passiert es schnell, dass Sie Ihre Antwort an alle richten und nicht nur an den Absender.

Lösung: Auch wenn Ihr Arbeitsalltag hektisch ist: Ein kurzer Blick auf das Empfänger-Feld, bevor Sie die Nachricht abschicken, sollte obligatorisch sein.

 

Fehler Nr. 9: Sie machen Tippfehler

Sie schreiben „Sehr geehrter Herr Annemarie Hahnewitz“ oder „Viele Grüpe“? Das wirkt richtig unprofessionell und könnte Ihnen, wenn das regelmäßig passiert, sogar den guten Ruf kosten.

Lösung: Nutzen Sie die angebotene Rechtschreib- und Grammatikprüfung Ihres E-Mail-Programms. Bei längeren Nachrichten können Sie auch die Funktion von Word verwenden.

 

Fehler Nr. 10: Sie vergessen den Anhang

Dies ist der vielleicht häufigste Fehler beim E-mailen. Er ist nicht weiter schlimm (da Sie sicherlich wenig später vom Empfänger darauf hingewiesen werden), nur lästig und vollkommen unnötig.

Lösung: Gewöhnen Sie sich an, Ihre Nachricht als letztes zu schreiben. So vergessen Sie die wichtigen Schritte wie Anhang einfügen und Betreff eingeben nicht mehr.

 

 

 

 

 

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