Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse unterhalten, gehört eine Abwesenheitsnotiz während Zeiten der Nicht-Erreichbarkeit zum guten Ton. Eine automatisierte Antwort ist immer dann einzurichten, wenn Sie in den Urlaub fahren, längere Zeit krankgeschrieben sind oder aus einem sonstigen Grund Ihre E-Mails für eine Weile nicht bearbeiten können/wollen. Mit einer Abwesenheitsnachricht müssen Absender nicht unnötig lange auf eine Antwort warten und sich eventuell fragen, wieso sie wochenlang nichts von Ihnen hören. Im schlimmsten Fall könnten Sie nämlich Kunden vergraulen oder Kollegen verärgern.
In diesem Beitrag erfahren Sie, aus welchen Bausteinen sich eine informative, seriöse Abwesenheitsnotiz zusammensetzt und was Sie beim Erstellen der automatischen Antwort beachten müssen.
In 6 Schritten zur perfekten Abwesenheitsnotiz
Eine Abwesenheitsnotiz sollte kompakt sein und die wichtigsten Daten zur Ihrer Abwesenheit vermitteln. Sie können den Autoresponder in den Einstellungen Ihres Mailprogramms erstellen und aktivieren.
Grundsätzlich sollten Sie einen formellen, unpersönlichen Umgangston wählen, da Ihre Abwesenheitsnachricht sämtliche unwissende Kontakte erreicht, die Sie eventuell gar nicht kennen. In Ausnahmefällen kann es jedoch angebracht sein, den Text mit persönlichen Elementen aufzulockern.
Beim Verfassen der Abwesenheitsnotiz können Sie selbstverständlich auf Vorlagen und Beispiele zurückgreifen. Letztendlich ist der Text aber immer situationsabhängig. Es liegt in Ihrer Entscheidung, wie Sie die automatisierte Antwort formulieren.
Folgende Punkte gilt es zu klären, damit Sie Ihre Kontakte nicht im Dunkeln tappen lassen:
1.Titel
Als Betreff können Sie einfach “Abwesenheitsnotiz” bzw. “Out of Office Message” angeben. So wissen die Absender sofort, dass Sie nicht zur Verfügung stehen, sobald die automatisierte Antwort in ihrem Posteingang erscheint.
2. Anrede
Beginnen Sie die Nachricht mit einer formellen Anrede oder zumindest mit einer formellen Begrüßung.
- Sehr geehrte Damen und Herren
- Hallo / Guten Tag
Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse ausschließlich für den Kontakt mit Kunden oder Kollegen verwenden, ist auch eine “direkte” Anrede möglich.
- Verehrte Kunden
- Liebe Kollegen
Sie können auch ganz auf die Anrede verzichten und sich stattdessen für die eingegangene Nachricht bedanken.
- Herzlichen Dank für Ihre E-Mail!
3. Wiedererreichbarkeit
In der zweiten Zeile der Nachricht folgt die wichtigste Information: Wann sind Sie wieder erreichbar? Gerne können Sie auch den Grund für Ihre Abwesenheit einfügen.
- Ich bin derzeit im Urlaub. Gerne können Sie mich wieder ab Montag, XX.XX.XX, erreichen.
- Ich bin ab Mittwoch, XX.XX.XX, wieder für Sie da.
Alternativ können Sie auch Ihre Abwesenheitszeit festhalten.
- Ich befinde mich vom XX.XX.XX bis XX.XX.XX auf einer Studienreise und habe keinen Zugang zu meiner E-Mail.
4. Keine Weiterleitung
Aus Vertraulichkeits- und Datenschutzgründen sehen viele Unternehmen davon ab, die E-Mails bei Abwesenheit automatisch weiterzuleiten. Auf diesen Umstand sollten Sie jedoch explizit hinweisen.
- Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihre Mail nicht weitergeleitet werden kann.
- Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.
5. Vertretung
In einigen Branchen ist es unabdingbar, die Kontakte an eine qualifizierte Vertretung zu verweisen. In diesem Fall ist die E-Mail-Adresse und ggf. die Telefonnummer der Vertretung anzugeben. Oftmals ist es hilfreich, darauf hinzuweisen, dass der Kollege nur in dringenden Fällen kontaktiert werden sollte.
- Sie können sich mit Ihrem Anliegen gerne an meinen Kollegen (Name) wenden: kollege@beispiel.de
- Wenden Sie sich in dringenden Fällen bitte an Frau (Name): kollegin@beispiel.de
- Für Notfälle nutzen Sie bitte folgende Telefonnummer: (Nummer)
6. Schlussformel
Eine Schlussformel ist ein optionales Element in der Abwesenheitsnotiz und wird häufig weggelassen. Ansonsten sollten Sie es möglichst einfach halten. Wichtig ist, dass Ihre Signatur an die automatisierte Antwort angehängt wird.
- Beste Grüße / Mit freundlichen Grüßen, (Ihr Name)
So können Sie die Abwesenheitsnotiz individuell anpassen
In vielen Berufsfeldern ist es üblich, etwas lockerer und persönlicher mit Kunden und Kollegen umzugehen. Wir zeigen Ihnen auf, welche Möglichkeiten bei der Personalisierung einer Abwesenheitsnotiz bestehen, und was Sie lieber sein lassen sollten.
Mögliche Stilmittel
Wählen Sie die folgenden Stilmittel mit Bedacht. Denken Sie immer daran, dass Ihr Vorgesetzter oder Ihr Geschäftspartner aus Übersee womöglich dieselbe Nachricht liest wie der befreundete Kollege.
| Saloppere Formulierungen | Ich bin erstmal im Urlaub! Ich bin ab dem XX.XX.XX wieder für euch da! |
| Besondere Anlässe | Ich wünsche einen guten Rutsch ins neue Jahr! Über die Osterferien machen wir Pause. Ich wünsche Ihnen frohe Feiertage! |
| Humor unter Kollegen | Wendet euch in dringenden Fällen bitte an meine Topfpflanze (die müsste auch gegossen werden…) Sofern ich nicht verloren gehe, bin ich ab XX.XX.XX wieder im Büro. |
Hiervon raten wir ab
| Erleichterung | Endlich bin ich in meinem wohlverdienten Urlaub! Ich bin vor meinem Schreibtisch in die Wildnis geflohen Ich hab mir eine Auszeit von dem vielen Stress gegönnt |
| Gleichgültigkeit / zu knapp | Ich bin im Urlaub und werde bis XX.XX.XX keine Mails lesen. Ich bin nicht da! Bitte schickt mir bis XX.XX.XX keine Mails. |
| Irrelevante Zusätze | (Bilder oder Zitate einfügen) Haltet alle die Ohren steif! Bis dann 😉 Lasst euch nicht zu sehr vom Chef ärgern! |
Vorlagen für Ihre Abwesenheitsnotiz
| Formelle Abwesenheitsnotiz an allgemeine Kontakte |
| Sehr geehrte Damen und Herren, Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich derzeit nicht im Büro und kann nicht auf meine Mails zugreifen. Ab Montag, XX.XX.XX, bin ich wieder für Sie erreichbar.Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen per Mail (kollege@beispiel.de) oder Telefon (Nummer) an meinen Kollegen, Herr (Name).Aus Vertraulichkeitsgründen wird Ihre E-Mail nicht weitergeleitet – bitte haben Sie Verständnis dafür! Mit freundlichen Grüßen,(Ihr Name) |
| Informelle Abwesenheitsnotiz an Kollegen |
| Liebe Kollegen, wenn Ihr dies lest, bin ich im Urlaub in (Land). Keine Sorge – ab dem XX.XX.XX bin ich wieder für euch da! In der Zwischenzeit vertritt mich freundlicherweise Frau (Name): kollegin@beispiel.de. In dringenden Fällen kann Sie euch weiterhelfen. Bleibt alle schön gesund!Bis bald,(Ihr Name) |
| Formelle Abwesenheitsnotiz – Englisch |
| Hello and thank you for your message, I am currently out of office with no access to my email account. I’ll be back on Tuesday, XX.XX.XX, and will respond to you as soon as possible. In the meantime, you can talk to my colleague (Name) (kollege@beispiel.de) if there’s an urgent issue. Please be aware that your mail will not be forwarded automatically. Best regards,(Ihr Name) |
| Informelle Abwesenheitsnotiz – Englisch |
| Dear customers, I will not be available until XX.XX.XX. Be warned that I can’t read your mail until then and that your message will not be forwarded. If it’s urgent, please send a mail to my colleague (Name) (kollege@beispiel.de) – he’ll be happy to help. Have a wonderful week,(Ihr Name) |
Welche Risiken bestehen beim Erstellen einer Abwesenheitsnotiz?
Bei der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation ist die automatisierte Antwort während Ihrer Abwesenheitszeit fast schon Pflicht. Dennoch sollten Sie sich gut überlegen, welche Informationen Sie preisgeben wollen.
Denn immer häufiger kommt es vor, dass sich Kriminelle die enthaltenen Informationen zu Nutze machen. Detaillierte Angaben zum Abwesenheitszeitraum können dazu anspornen, in Gebäude (Büros, Wohnhäuser, Geschäfte…) einzubrechen, die nun unbewohnt sind. Auch Spam-Versender profitieren von Abwesenheitsnotizen, wenn sie ihre Nachrichten an Tausende zufällig generierte Adressvariationen versenden: Durch die automatisierte Antwort finden sie nämlich heraus, welche Adressen tatsächlich existieren.
Viele Mailprogramme bieten mittlerweile die Möglichkeit, beim Versenden von Abwesenheitsnotizen zwischen bekannten und unbekannten Kontakten zu unterscheiden: So ist es möglich, verschiedene Abwesenheitsnotizen für interne sowie externe Absender zu erstellen oder bei externen Absendern (die nicht vom Mailprogramm erkannt bzw. in Ihrem Adressbuch aufgeführt sind) ganz auf eine Abwesenheitsnotiz zu verzichten.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die eingehenden Mails ohne weitere Benachrichtigung an einen vertrauten Kollegen weiterzuleiten, sofern Ihre E-Mail-Adresse ausschließlich für die betriebliche Kommunikation genutzt wird.
| Und noch was… Denken Sie stets daran, bei Ihrer Rückkehr ins Büro die Abwesenheitsnotiz zu deaktivieren. Viele Mailprogramme bieten die Möglichkeit, das Anfangs- und Enddatum der automatisierten Nachricht im Vorhinein festzulegen. |
Noch einmal zusammengefasst…
- Richten Sie für Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse unbedingt eine Abwesenheitsnotiz ein, wenn Sie vorübergehend nicht erreichbar sind.
- Ein formeller Ton ist bei einer Abwesenheitsnotiz üblich.
- Klären Sie, ab wann Sie wieder Einsicht in Ihre E-Mails haben. Oftmals macht es Sinn, eine stellvertretende Kontaktperson für dringende Anliegen anzugeben.
Um kriminelle Risiken auszuschließen, sollten Sie definieren, an welche Arten von Absendern die automatisierte Antwort ausgesandt wird.