Business E-Mail mit Google G Suite

Google ist mit seinen Apps sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich allgegenwärtig. Über 1,5 Milliarden Nutzer sind jeden Monat beim E-Mail-Giganten Gmail aktiv - das sind immerhin knapp 20% der Weltbevölkerung! Doch G Suite ist weitaus mehr als nur Gmail - und dennoch weitaus weniger bekannt.

In diesem Leitfaden erhalten Sie Antworten auf dringende Fragen rund um das Business-Angebot von Google. Dadurch erleichtern wir Ihnen hoffentlich die Entscheidung, bei welchem Anbieter Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse einrichten werden.

1. Was ist die G Suite?

2011 führte Google für Unternehmen eine Bezahlversion seiner bis dahin kostenlosen Apps ein, die “Google Apps for Business”. 2016 änderte man den Namen in G Suite. Die Zahlen sprechen für sich: Im Jahr 2019 verzeichnete G Suite 5 Millionen zahlende Kunden weltweit - 2020 stieg diese Zahl auf über 6 Millionen an!

Im Vergleich zum Konkurrenzangebot von Microsoft 365 mit über 200 Millionen aktiven Kunden steckt G Suite da noch in den Kinderschuhen. Doch alle aufgepasst: G Suite könnte sich schon bald auf der Überholspur befinden!

In der G Suite sind zahlreiche Google Apps für die Kommunikation, die Zusammenarbeit, die Datenspeicherung und die Verwaltung in ihrer Businessversion zusammengefasst. Die prominentesten von ihnen sind:

  • - Gmail (Business Mail)
  • - Kalender
  • - Google Chat
  • - Google Meet (Videokonferenzen)
  • - Drive (Cloudspeicher und Dateifreigabe)
  • - Docs (Textbearbeitung)
  • - Tabellen
  • - Präsentationen
  • - Formulare (Fragebögen erstellen)
  • - Notizen

Dank verschiedener Tools zur Kommunikation können Entscheidungen im Team schneller getroffen werden. Als umfangreiche Cloud-Software ermöglicht G Suite auch die Zusammenarbeit in Echtzeit. So können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, Änderungen nachverfolgen und diskutieren. Die Speicherung in Google Drive erfolgt automatisch, sodass Datenverluste beim Versagen der Hardware praktisch unmöglich sind.

2. Für wen ist die G Suite?

Jeder, der ein Google Konto besitzt, kennt das vielfältige Angebot der Google Apps, welches kostenfrei zur Verfügung steht. Doch nur mit G Suite erhalten Unternehmer Zugriff auf die Vollversionen jener Apps. Außerdem kann man statt der normalen Gmail-Adresse nun endlich eine geschäftliche E-Mail Adresse nutzen! Weitere Vorteile sind der teilweise unbegrenzte Cloudspeicher, die erweiterten Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen sowie ein umfangreicher 24/7 Support.

G Suite eignet sich grundsätzlich für alle, die mit Gmail eine Firmen E-Mail Adresse erstellen wollen. Einen großen Nutzen aus den anderen Apps ziehen Teams, die überwiegend online arbeiten und deren Mitglieder im Home Office beschäftigt sind bzw. an verschiedenen Standorten sitzen. Die grenzübergreifende Zusammenarbeit von Mitarbeitern wird mit G Suite zum Kinderspiel.

G Suite bietet drei verschiedene Pakete für kleine wie große Unternehmen an. Die Preise sind pro Nutzer und Monat angegeben. Man kann jederzeit neue Nutzer hinzufügen oder auch wieder entfernen, sobald sich die Mitarbeiterstruktur verändert.

Sie möchten zunächst eine kleine Probephase durchlaufen? Das ist kein Problem, da G Suite die ersten 14 Tage eine kostenfreie Testversion zur Verfügung stellt!

3. Ist die G Suite datenschutzkonform (DSGVO)?

Ja! Google ist dazu verpflichtet, die Datenschutz-Grundverordnung einzuhalten, die 2018 europaweit in Kraft getreten ist, und hat seine Bestimmungen dementsprechend angepasst. Sie können sich sicher sein, dass personenbezogene Daten bei der Nutzung der Google Cloud bestens geschützt sind. Detaillierte Infos zur DSGVO sind auf der offiziellen Seite der Google Cloud nachzulesen.

4. Eigene Domain in G Suite nutzen

Wichtig:

Benutzerdefinierte E-Mail-Adressen sind ein Must Have für jedes seriöse Unternehmen - auch Freiberufler und Freelancer sollten von den Freemail-Adressen absehen, um schneller das Vertrauen Ihrer Kunden zu gewinnen.

Um ein G Suite Konto einzurichten, ist es zwingend notwendig, dass Sie eine eigene E-Mail Domain besitzen. Falls Sie noch keinen Domainnamen für Ihr Unternehmen festgelegt und registriert haben, können Sie dies bei der Einrichtung nachholen.

Google wird Sie gleich zu Anfang fragen, ob Sie bereits eine eigene Domain besitzen oder eine neue erwerben möchten. Ist zweiteres der Fall, können Sie anschließend den gewünschten Domainnamen auf Verfügbarkeit prüfen. Google wird Ihnen darauf aufbauend mögliche Domains mit verschiedenen Endungen (.com, .net, .org, .me, .info, .co….) vorschlagen, die Sie ab 12$ pro Jahr erwerben können. Später legen Sie dann noch Ihren Nutzernamen fest, der automatisch Teil Ihrer Geschäfts E-Mail Adresse wird und vor das @ gesetzt wird (“name”@”domainname.com”). Die neu erstandene Domain können Sie künftig übrigens nicht nur für Ihre Business Mail, sondern auch für Ihre Webseite verwenden!

Wenn Sie G Suite mit einer bereits vorhandenen Domain nutzen wollen, ist als Nutzername Ihre übliche E-Mail-Adresse zu verwenden. Natürlich müssen Sie zunächst bestätigen, dass Sie auch wirklich der Inhaber der angegebenen Domain sind!

Zu beachten:

Leider ist es nicht möglich, bei der Einrichtung von G Suite eine Domain mit .de-Endung zu erwerben. In diesem Fall empfiehlt es sich, zunächst eine Domain bei einem anderen Anbieter zu kaufen und diese für Ihre G Suite Konto zu verwenden. Alternativ können Sie das G Suite Paket auch über einen Hosting Anbieter erwerben und bei selbigem die gewünschte Domain mit .de-Endung registrieren.

5. G Suite vs. Gmail

Die kostenlose Version von Gmail eignet sich wunderbar für den persönlichen Gebrauch und ist in manchen Fällen auch für Selbstständige noch zweckmäßig. Gmail wartet mit einigen tollen Funktionen auf. So können Sie z.B.

  1. Ihren Posteingang konfigurieren und eingehende Nachrichten ordnen
  2. E-Mails offline beantworten
  3. E-Mails noch bis zu 30 Sekunden später zurückrufen
  4. Autokorrektur nutzen
  5. Benachrichtigungen und Erinnerungen aktivieren
  6. Vorlagen verwenden
  7. und viel mehr

Dem hingegen bietet die in G Suite enthaltene kostenpflichtige Version von Gmail greifbare Vorteile für Unternehmer.

  1. Nur mit G Suite können Sie eine professionelle E-Mail mit eigener Domain nutzen
  2. Sie können Nutzer administrieren
  3. Sie können eine unbegrenzte Anzahl an Gruppen-E-Mail-Adressen für Abteilungen und Teams erstellen
  4. Sie können für jede E-Mail-Adresse bis zu 30 Aliasse hinzufügen
  5. Sie verfügen über doppelt so viel Speicherplatz (30 GB statt 15 GB)
  6. Sie können G Suite mit Microsoft Outlook synchronisieren
  7. Erweiterte Sicherheitsfunktionen verhindern Datenverluste
  8. Daten und Mails werden dank Google Vault GoBD-konform gesichert
  9. Der Server hat eine zu 99,9% garantierte Verfügbarkeit
  10. Sie erhalten 24/7 Support

Das wohl wichtigste Argument für ein Gmail Business-Konto ist die Nutzung einer Geschäfts-E-Mail-Adresse. Wenn Sie G Suite nutzen, profitieren Sie aber nicht nur von einer leistungsfähigen Business Mail - Sie erhalten zusätzliche Apps, Funktionen und Verwaltungsmöglichkeiten dazu!

6. G Suite Apps im Überblick

Die Wahl des Anbieters für Ihr zukünftiges Hosted Exchange E-Mail Konto ist ein wichtiger Schritt nach vorne. Diese Entscheidung sollte nicht leichtfertig gefällt werden. Glücklicherweise gibt es viele vertrauenswürdige Provider, die passende Service-Pakete für deutsche Geschäftskunden zusammengestellt haben.

In der nachfolgenden Tabelle haben wir die besten Anbieter für Sie zusammengefasst.

  1. Gmail

    Mit rund 1,5 Milliarden Nutzern dominiert Googles E-Mail-Software Gmail den globalen Markt. Mit G Suite profitieren Unternehmen von erweiterten Funktionen und einer erhöhten Sicherheit.

  2. Kalender

    Der Online Kalender ermöglicht eine unkomplizierte Zeitplanung, denn hier können Sie Termine, Meetings und Aufgaben verwalten sowie Konferenzräume reservieren. Außerdem lassen sich Gruppenkalender einrichten und Kalender für andere Nutzer bzw. für die Öffentlichkeit (z.B. Kunden) freigeben.

  3. Drive

    Die Cloud-Plattform Google Drive ermöglicht die Zusammenarbeit über die gesamte Firma hinweg - hier lassen sich Dokumente erstellen, bearbeiten und abspeichern. Indem Sie ausgewählte Dateien für andere Nutzer freigeben, berechtigen Sie Mitarbeiter oder Außenstehende zum Ansehen, Kommentieren oder Bearbeiten der Inhalte.

  4. Chat & Meet

    Google Hangouts heißt nun Google Chat (für Direktnachrichten und Gruppenunterhaltungen) bzw. Google Meets (für Videokonferenzen). Dank jener zentralen Kommunikations-Tools bleiben Mitarbeiter und Manager immer miteinander in Verbindung.

  5. Docs, Tabellen, Präsentationen

    Hierbei handelt es sich um die Pendants zu Microsoft Word, Excel und PowerPoint. Mit den Apps können Sie Textdokumente, Tabellenkalkulationen bzw. Präsentationen direkt im Browser bearbeiten und in der Cloud abspeichern. Viele Unternehmen nutzen die G Suite Apps, um ihre Mitarbeiter zeitgleich an den Dateien arbeiten zu lassen. Änderungen können selbstverständlich nachverfolgt und rückgängig gemacht werden, da in der Cloud auch die früheren Versionen abrufbar sind.

  6. Formulare

    Mit diesem Tool können Sie Online-Umfragen und Fragebögen erstellen. Die Formulare lassen sich dann mit bestimmten Personen oder einem breiten Publikum teilen. Die Informationen werden in Tabellenform erfasst und können anschließend analysiert werden.

  7. Notizen

    Aufgabenlisten, spontane Ideen und Notizen lassen sich mit dieser App schnell festhalten. Sie können die App z.B. als Vorstufe zur Dateierstellung verwenden oder als virtuelle To-Do-Liste nutzen. Dank verschiedener Erinnerungsfunktionen vergessen Sie keine Abgabefristen und keine Besorgungen mehr! Filteroptionen nach Farbe, Labels oder Attributen halten das Ganze übersichtlich.

  8. Sites

    G Suite hält natürlich auch ein Tool zur Webseitenerstellung bereit. Mithilfe von Vorlagen können Sie ohne Programmier- oder Design-Kenntnisse Webseiten mit Inhalten füllen - und die Elemente ganz gemütlich per Drag-and-Drop einfügen. Auch hier ist es möglich, mehrere Nutzer zeitgleich an einer Webseite arbeiten zu lassen, sofern diese Zugriffsrechte erhalten haben.

  9. Vault

    Dieses Verwaltungstool ist nur in in den Paketen G Suite Business und G Suite Enterprise enthalten. Vault ermöglicht es Ihnen, Nutzerdaten aus ausgewählten Apps für eine bestimmte oder unbestimmte Dauer aufzubewahren sowie Inhalte zu suchen und in ein Standardformat zu exportieren. Dies kann sich im Falle von rechtlichen Angelegenheiten und Untersuchungen als sehr nützlich erweisen.

7. G Suite Pakete

AnbieterSpeicher pro PostfachTeamfunktionenSpezial InfoPreisZum Anbieter
G Suite Logo
Google G Suite Basic
30 GB
  • Gemeinsamer Google Kalender
  • Dateispeicherung und -freigabe mit 30 GB Cloudspeicher
  • Hangouts Meet und Chat: Video- und Telefonkonferenzen
  • Webversionen der Office-Anwendungen: Docs, Tabllen, Präsentationen, Formulare, Sites, Notizen
  • Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen
  • Domain muss bei externem Anbieter dazu bestellt werden

1 Anwender:

4,68 €
/Monat
Google G Suite
Zum Anbieter:
G Suite Logo
Google G Suite Buiness
1 TB/Nutzer (ungbegrenzt ab 5 Nutzern)
  • Gemeinsamer Google Kalender
  • Dateispeicherung und -freigabe mit unbegrenztem Cloudspeicher
  • Hangouts Meet und Chat: Video- und Telefonkonferenzen
  • Webversionen der Office-Anwendungen: Docs, Tabllen, Präsentationen, Formulare, Sites, Notizen, App Maker, Cloud Search
  • Erweiterte Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen
  • Daten aufbewahren, archivieren und suchen mit Vault
  • Domain muss bei externem Anbieter dazu bestellt werden

1 Anwender:

9,36 €
/Monat
Google G Suite
Zum Anbieter:
G Suite Logo
Google G Suite Enterprise
ungbegrenzt
  • Gemeinsamer Google Kalender
  • Dateispeicherung und -freigabe mit unbegrenztem Cloudspeicher
  • Hangouts Meet und Chat: Video- und Telefonkonferenzen
  • Webversionen der Office-Anwendungen: Docs, Tabllen, Präsentationen, Formulare, Sites, Notizen, App Maker, Cloud Search
  • Erweiterte Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen für große Unternehmen
  • Daten aufbewahren, archivieren und suchen mit Vault
  • Cloud Identity Premium (Identitäts-, Zugriffs-, Anwendungs- und Geräteverwaltung)
  • Domain muss bei externem Anbieter dazu bestellt werden

1 Anwender:

23 €
/Monat
Google G Suite
Zum Anbieter:

8. Administration in G Suite

Die Admin-Konsole von G Suite ist der vielleicht wichtigste Ort in Ihrem Benutzerkonto, da Sie hier alle wichtigen Einstellungen zur Nutzung und Sicherheit vornehmen. Folgende Möglichkeiten bietet Ihnen der Admin-Bereich:

  • - Nutzer hinzufügen, bestehende Nutzer verwalten, Attribute zuweisen usw.
  • - Ihr Unternehmensprofil ausfüllen
  • - Anfallende Gebühren einsehen und Lizenzen verwalten
  • - Berichte zur Nutzung der G Suite-Tools sowie zur Nutzeraktivität einsehen
  • - die Nutzung der G Suite-Apps und von weiteren Google-Services verwalten
  • - die Nutzung auf mobilen Endgeräten und weiteren verknüpften Geräten verwalten (mit der Endpunktverwaltung bleiben Unternehmensdaten auch dann geschützt, wenn Mitarbeiter für die Arbeit ihre privaten Mobilgeräte verwenden)
  • - umfassende Sicherheitseinstellungen vornehmen
  • - Hilfe-Seiten aufrufen und den Support kontaktieren
  • - Daten in das G Suite-Konto migrieren
  • - über den Kalender buchbare Gebäude, Meetingräume und Ressourcen verwalten
  • - Gruppen erstellen und diesen E-Mail-Adressen, Kalender sowie Termine zuweisen
  • - neue Administratoren hinzufügen und die Admin-Befugnisse ändern
  • - Domains hinzufügen oder entfernen
  • - über die Admin-App Probleme schnell unterwegs beheben

9. Teamarbeit in G Suite

Die Teamarbeit ist mit den G Suite Apps einwandfrei möglich, denn: G Suite wurde gezielt für die ortsunabhängige Zusammenarbeit entworfen! Obwohl auch Einzelunternehmer messbare Vorteile aus einem G Suite Konto ziehen können, sind es vor allem die Organisationen mit vielen, auf der Welt verstreuten Mitarbeitern, die von den Möglichkeiten der Google Cloud profitieren.

Jedes Teammitglied bekommt in G Suite ein eigenes Nutzerkonto mit Namen, Passwort und E-Mail-Adresse zugewiesen. Wer letztendlich welche Bereiche einsehen und bearbeiten darf, kann von Ihnen als Admin festgelegt werden. Nutzer können sowohl vom Computer als auch von ihren mobilen Endgeräten aus auf Apps, freigegebene Dateien und Kommunikations-Tools zugreifen. So ist es z.B. möglich, Inhalte von Experten aus unterschiedlichen Projektgruppen in einem Dokument zusammenzuführen oder die Aufgaben bei der Erstellung einer umfangreichen Datei aufzuteilen. Dadurch wird der Workflow in einem Unternehmen entscheidend verbessert.

10. Vorteile von G Suite

So gut wie jeder, der im Laufe seiner digitalen Laufbahn ein Google Konto angelegt hat, ist mit dem großen Funktionsumfang der Google Apps vertraut. Viele Einzelunternehmer und Freelancer arbeiten bereits heute mit den kostenlos verfügbaren Versionen. Doch G Suite ist auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten und daher den monatlichen Aufpreis wert.

Hier sind noch einmal alle Vorteile eines G Suite Kontos zusammengefasst:

  1. Eigene E-Mail Domain nutzen:

    Nur mit G Suite können Sie Ihre generische Gmail-Adresse auf eine professionelle E-Mail-Adresse upgraden, bei der Ihr Firmenname hinter dem @ steht. Personalisierte E-Mail-Adressen lassen sich sowohl für einzelne Teammitglieder als auch für Gruppen (Abteilungen) erstellen, wie z.B. support@rodenlaub.com, frank@rodenlaub.com, sylvia.strauch@rodenlaub.com, team.one@rodenlaub.com

  2. Geschäftliche Dateien sichern:

    G Suite bietet Ihnen umfassende Möglichkeiten, um E-Mails, Dateien und Konten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

  3. Offline auf E-Mails zugreifen:

    Mit G Suite können Sie auch unterwegs Ihre E-Mails lesen und beantworten - selbst dann, wenn Sie keine Internetverbindung haben! Die E-Mails werden einfach gesendet, sobald Sie sich wieder verbinden.

  4. Offline auf E-Mails zugreifen:

    Mit G Suite können Sie auch unterwegs Ihre E-Mails lesen und beantworten - selbst dann, wenn Sie keine Internetverbindung haben! Die E-Mails werden einfach gesendet, sobald Sie sich wieder verbinden.

  5. Sorgenfrei und spamfrei arbeiten:

    Zahlreiche ausgeklügelte Schutzmechanismen sorgen dafür, dass Ihr Postfach frei von unerwünschten Nachrichten und Malware bleibt. Außerdem haben Sie keine Server-Ausfälle zu befürchten.

  6. Erweiterte Funktionen in allen Apps genießen:

    Mit G Suite haben Sie nahezu unbegrenzte Möglichkeiten, was die Kommunikation, Kollaboration und Datensicherung angeht.

  7. Geräteübergreifend zusammenarbeiten:

    Teammitglieder können von überall auf der Welt auf die in der Cloud gespeicherten Dokumente zugreifen, Änderungen vornehmen und Kommentare hinterlegen. Bei einem hohen Klärungsbedarf können sie spontan miteinander per Chat oder Videocall kommunizieren.

  8. Alle Apps sind miteinander verknüpft:

    Informationen aus “Formulare” in “Tabellen” aufbereiten? Termine aus “Gmail” im “Kalender” anzeigen? Einträge in “Notizen” in “Docs” kopieren? Mit G Suite ist das alles möglich!

11. Nachteile von G Suite

  1. Von der Cloud abhängig:

    G Suite setzt eine funktionierende Internetverbindung voraus, da sich der Dienst auf Cloud-Lösungen spezialisiert hat und keine Offline-Anwendungen anbietet. Wer schnell mal unterwegs auf eine Notiz zugreifen oder eine Präsentation überarbeiten will, und keine mobilen Daten auf dem Handy aktiviert hat, stößt auf Probleme. Es gibt jedoch einen Hoffnungsschimmer: Seit 2019 können Dokumente auch im Offline-Modus bearbeitet werden, wenn diese zuvor gezielt dafür freigeschaltet wurden (die Offline-Bearbeitung ist also nicht automatisch verfügbar). Die Synchronisation erfolgt schließlich, wenn die Internetverbindung wieder hergestellt ist.

  2. Überwachungsrisiken:

    “Die G Suite trägt maßgeblich dazu bei, dass die Überwachung am Arbeitsplatz für Vorgesetzte zum Kinderspiel wird” - so heißt es in einem Artikel von FutureZone aus dem Jahr 2019. Da Administratoren Dateien, E-Mails, Chatprotokolle, Arbeitsverläufe sowie Nutzungsstatistiken bei G Suite einsehen können, müssen Arbeitnehmer Vorsicht walten lassen. Im schlimmsten Fall könnten ihnen nämlich bestimmte Unterhaltungen oder Datei-Entwürfe irgendwann einmal zum Verhängnis werden.

  3. Datenschutzrisiken:

    Das Vertrauen in Google ist nach wie vor gering, denn vergangene Skandale haben anschaulich bewiesen, dass die Datensicherheit bei dem amerikanischen Weltkonzern durchaus beeinträchtigt werden kann. Google erweitert zwar ständig die Sicherheits- und Datenschutzfunktionen der G Suite und erfüllt bereits zahlreiche Sicherheitszertifizierungen - dennoch sind einige Klauseln nicht vollständig transparent und viele Menschen hegen weiterhin Bedenken.

12. Kann ich G Suite mit Outlook verknüpfen?

Microsoft Exchange und das altbekannte Outlook sind das Nonplusultra in der Welt der Business Mail. Daran konnte auch Gmail bislang wenig ändern. Glücklicherweise ist es relativ einfach, als G Suite-Kunde Outlook weiterhin zu verwenden - sowohl in der Webversion als auch als Desktop-Client.

Einerseits können Nutzer Gmail-Nachrichten per IMAP in Outlook abrufen (hier geht’s zur Anleitung), andererseits ist es dank G Suite Sync for Microsoft Office möglich, sowohl E-Mails als auch Kalendertermine, Aufgaben und Kontakte zwischen G Suite und Outlook zu synchronisieren.

13. Unterschied zu Microsoft 365

Microsoft 365 und G Suite bieten zahlreiche Apps an, die sich von den Funktionen her überschneiden. Der Leistungsumfang beider Internetgiganten gleicht sich immer mehr an, obwohl man stark darum bemüht ist, Wettbewerbsvorteile auszuschöpfen.

Die Microsoft Office Pakete waren schon immer vorrangig für Schüler, Studenten und Unternehmer interessant. Die kostenfreien Google Apps werden derweil gerne von Privatnutzern in Anspruch genommen und genießen einen hohen Bekanntheitsgrad unter modernen Internet-Usern. G Suite fängt dabei gerade erst an, in der Businesswelt für Furore zu sorgen: Einige hochkarätige Kunden wie Airbus, Viessmann, Roche sowie Engel&Völkers konnte man bereits an Land ziehen!

Tatsächlich gibt es nur wenige handfeste Unterschiede zwischen G Suite und Microsoft 365, wie Sie in der nachfolgenden Tabelle einsehen können.

G SuiteMicrosoft 365
Appseingeschränkte Offline-Bearbeitung möglichApps können als Desktop-Version heruntergeladen werden (uneingeschränkter Offline-Betrieb möglich)
Cloudje nach Paket 30 GB, 1 TB oder unbegrenzt viel Speicher pro Nutzer1 TB Speicher pro Nutzer
E-Mailbasiert auf Gmail: kein Desktop-Mail-Client inklusivebasiert auf Exchange:je nach Paket Outlook als Desktop-Mail-Client inklusive
Pakete3 Pakete “Basic”, “Business”, “Enterprise”vielfältige Pakete für Privatnutzer, KMUs und Großunternehmen
Testphase14 Tage lang1 Monat lang

Die Entscheidung zwischen G Suite und Microsoft fällt in der Tat nicht ganz leicht, denn es gibt nur wenige Alleinstellungsmerkmale. In punkto Sicherheit und Datenschutz nehmen sich die Angebote nicht viel, sodass auch dies als Entscheidungskriterium wegfallen dürfte.

G Suite sticht durch eine hohe Nutzerfreundlichkeit und eine komfortabel zu bedienende Oberfläche heraus. Wer fast ausschließlich online arbeitet, kommt mit der Cloud bestens zurecht. Währenddessen bietet Microsoft 365 mit der Verfügbarkeit von klassischen Desktop-Versionen sowie dem umfangreichen, detaillierten Preismodell zwei greifbare Vorteile.

Tendenziell spricht Microsoft 365 eher Enterprise-Kunden an, während G Suite für kleinere Unternehmen attraktiv ist - doch auch das ändert sich zunehmend.

Die persönliche Tendenz zu dem einen oder anderen Angebot hängt letztendlich auch davon ab, mit welchem Programm man schon in frühen Tagen vertraut gemacht wurde. Vor allem die jüngeren Smartphone-User sind mit Google aufgewachsen, während Microsoft die erste Wahl für Menschen ist, die schon seit Anfangszeiten einen Windows Computer daheim stehen haben. Personen aus dem geschäftlichen und wissenschaftlichen Umfeld dürften die Microsoft Office-Anwendungen ebenso in- und auswendig kennen.

14. Unterschied zu Hosted Exchange

Ein grundlegender Unterschied zwischen Hosted Exchange und G Suite ist die verwendete E-Mail-Software: Hosted Exchange stützt sich auf Microsoft Exchange, G Suite funktioniert mit Gmail in der Business-Version.

Wer für seine Business Mail Umgebung den Microsoft Exchange Server in Verbindung mit Outlook nutzen möchte, entscheidet sich oftmals für Hosted Exchange (“E-Mail mit Microsoft”). Viele Unternehmer fassen zu den deutschen Hosting Anbietern mehr Vertrauen als zu Google oder zu Microsoft - um diesen Vorteil auszukosten, werben die Provider mit verstärktem Support und verbesserten Schutzmaßnahmen rund um das E-Mail Konto. Außerdem gewähren sie Zugang zu grundlegenden Funktionen wie Kalender, Aufgaben und Kontakte.

Doch hier ist der Clou: Hosted Exchange ist eine zielgerichtete Lösung für die geschäftliche E-Mail-Nutzung, während andere Funktionen ausbleiben. Sie erhalten also keine erweiterten Tools für die Kommunikation und Dateibearbeitung! Bei G Suite handelt es sich hingegen um ein Komplettpaket mit vielen produktivitätsfördernden Apps.

Je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen eignet sich das eine oder andere Angebot besser für Sie. Wenn Ihr Fokus auf dem Funktionsbereich der Business Mail liegt, kann sich Hosted Exchange durchaus lohnen - sofern Sie ein Google Konto besitzen, können Sie die Google Apps ja auch in der kostenfreien Version nutzen und bei Bedarf weitere Teilnehmer per E-Mail oder Linkfreigabe zur Kollaboration einladen.

15. Fazit: Die G Suite sollte nicht unterschätzt werden

G Suite ist eine starke Konkurrenz zu Microsoft 365 und profitiert vor allem von einem moderneren, benutzerfreundlichen Image. Indem Google viele Apps und Grundfunktionen für seine Milliarden Nutzer weltweit kostenlos zur Verfügung stellt, werden die Menschen mit den Software-Werkzeugen vertraut gemacht. Da ist es nur verständlich, dass die meisten von ihnen auch im geschäftlichen Bereich damit arbeiten wollen.

Wer sein volles Vertrauen in die Google Cloud legt und eine eigene E-Mail Domain nutzen möchte, kommt an der leistungsstarken G Suite nicht vorbei!

Sie arbeiten lieber mit Microsoft Office? In unserem Leitfaden zu Microsoft 365 klären wir die häufigsten Fragen rund um das webbasierte Business-Paket. Wenn Sie viel Wert auf ein kundenspezifisches E-Mail-Hosting legen, sollten Sie sich außerdem unseren Leitfaden zu Hosted Exchange durchlesen.