Business E-Mail über Hosted Exchange

Wer eine geschäftliche E-Mail-Adresse einrichten möchte, hat mehrere Optionen. Eine eigene E-Mail-Domain ist natürlich Voraussetzung, um in der Business Welt seriös zu wirken. Allerdings sind viele Angebote auf persönliche Bedürfnisse zugeschnitten und daher vorzugsweise privat zu gebrauchen.

Das ändert sich mit den speziellen Business Paketen der Hosted Exchange Anbieter: Hier kommen Unternehmen in den Genuss von extra-viel Speicherplatz, zahlreichen Postfächern, detaillierten Konfigurationsmöglichkeiten und wichtigen Tools für die Teamarbeit.

In dem nachfolgenden Leitfaden möchten wir Sie an das Thema heranführen und Ihnen in einem E-Mail Domain Anbieter Vergleich die vorhandenen Optionen aufzeigen.

1. Was ist Hosted Exchange?

Hosted Exchange wird seit vielen Jahren als Business Mail Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Selbstständige umworben. Hosted Exchange gibt Ihnen viel Entscheidungsfreiheit und ein hohes Maß an Kontrolle über Ihre E-Mail-Infrastruktur - ohne, dass Sie ein eigenes Rechenzentrum betreiben müssen.

Große Firmen mit ausreichend Budget und Know-How besitzen in der Regel eigene Hardware mit einem installierten Exchange-Server. Durch die lokale Sicherung der Daten ist der volle Datenschutz bei der E-Mail-Kommunikation gewährleistet. Das IT-Personal kümmert sich um die Pflege der Postfächer, Virenscanner und Spamfilter, sowie um die Fehlerbehebung und um die Aktualisierung der Software. Das alles ist mit hohen Investitionen und mit viel administrativem Aufwand verbunden.

Viele mittelgroße und kleine Unternehmen, StartUps und Freiberufler können sich das natürlich nicht leisten. Sie überlassen die Administration daher lieber dem Fachpersonal eines Hosted Exchange Providers. Während der Provider sämtliche anstehenden Aufgaben übernimmt, um den reibungslosen Betrieb des Exchange Servers sicherzustellen, können sich die Kunden auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren. Neben der professionellen E-Mail gehören Kalender, Aufgaben-Übersichten und Adressbücher zum Hosted Exchange Angebot dazu.

Hosted Exchange: Managed Server statt eigener Server

Ein Managed Server bietet dem deutschen Mittelstand alle Vorzüge eines eigenen Mail Servers ohne den Administrationsaufwand. Sie können Ihre eigene E-Mail Domain nutzen und darauf aufbauend eine Firmen E-Mail-Adresse erstellen. Doch nicht nur das: Sie können beliebig viele Postfächer hinzufügen und dadurch jedem Ihrer Mitarbeiter eine geschäftliche E-Mail Adresse einrichten. Außerdem ist es möglich, vielfältige Einstellungen (Abwesenheitsnotizen, Weiterleitungen, Signaturen, Spamfilter etc.) vorzunehmen, von mehreren Geräten auf die Funktionen zuzugreifen und mit Ihrem Team zu kommunizieren. Und das, während Ihre Daten in einem deutschen Rechenzentrum abgesichert sind! Bei der Nutzung eines Managed Servers profitieren Sie von einem professionellen Kundensupport und fühlen sich gut betreut.

Microsoft 365 enthält die typischen Office-Anwendungen zwar auch als Desktopversion, wird aber vorrangig als Online-Version genutzt. Das ist insbesondere für Firmen interessant, die ihre Dokumente miteinander teilen und produktiv zusammenarbeiten möchten. Um Wartungsarbeiten, Aktualisierungen und Datensicherungen müssen Sie sich nicht sorgen – dies obliegt der Verantwortung von Microsoft.

2. Inhouse Server vs. Managed Server

Firmen mit einem Inhouse Server (auch On-Premise Exchange Server genannt) betreiben ihr eigenes Rechenzentrum und verfügen über IT-Fachpersonal, das sich um den Betrieb des Servers kümmert.

Bei einem Managed Server werden diese Aufgaben outgesourct: Der E-Mail Server liegt in der Hand von externen Fachkräften und die Leistungen sind über eine Cloud abrufbar. Dies nennt man auch “Hosting als Service”.

Sie fragen sich noch immer, welche Business Mail Lösung die richtige für Sie ist? Nach einem Blick auf unsere Vergleichstabelle sollten keine Zweifel mehr bestehen!

3. Unterschied zu Microsoft 365 und G Suite

Microsoft 365 und G Suite sind die Cloud-Lösungen von Microsoft bzw. Google und definieren sich als “Produktivitätssoftwares”. Sie bieten ein ganzes Portfolio an Apps für diverse Geschäftsanforderungen wie z.B. Tabellenkalkulation, Textverarbeitung, Webhosting, Videokonferenzen, Instant-Messaging usw.

Für die professionelle E-Mail stellt Microsoft 365 den Exchange Server in Verbindung mit Microsoft Outlook bereit, während G Suite auf das altbewährte Gmail setzt. Die Daten werden stets in einer Cloud gespeichert (OneDrive bzw. Google Drive) und synchronisiert. Allerdings ist auch der Offlinebetrieb möglich - so lassen sich bei Microsoft 365 die Apps als Desktop-Versionen herunterladen.

Die Hosted Exchange Anbieter stützen sich ebenso wie Microsoft 365 auf den Exchange Server von Microsoft. Ein grundlegender Unterschied besteht daher im Leistungsumfang - sowohl Microsoft als auch Google bieten ein Komplettpaket mit vielen zusätzlichen Funktionen, die sich für Firmen im digitalisierten Geschäftsalltag bewährt haben. Währenddessen konzentrieren sich die Hosted Exchange Anbieter auf die Business E-Mail und bieten spezialisierte Pakete für individuelle Bedürfnisse an.

Weitere Unterschiede liegen in dem Ausmaß der Eigenkontrolle sowie in der Qualität der Datensicherheit und des Supports.Da Microsoft und Google Weltkonzerne sind, können die Datenschutzbestimmungen relativ undurchsichtig sein. Außerdem erlangen Sie nie eine 100%-ige Gewissheit darüber, wo sich Ihre Daten gerade befinden.

Bei Hosted Exchange Anbietern hingegen stehen die Themen Sicherheit und Kundenservice im Vordergrund. Dank einer hohen Transparenz, den vielfältigen Unterstützungsleistungen und dem Vorhandensein von Ansprechpartnern fassen Unternehmen schneller Vertrauen in die europäischen Anbieter.

4. Vorteile von Hosted Exchange

1. Multiple Choice

   Microsoft Exchange besitzt mehrere Server-Versionen mit unterschiedlichen Systemanforderungen und Funktionalitäten. So kann die neueste Version, Microsoft Exchange 2019, nur auf dem Windows Server 2019 betrieben werden. Wenn Sie sich für das Domain E-Mail Hosting mit Hosted Exchange entscheiden, können Sie frei wählen, ob Sie die neueste Version nutzen oder vorerst die ältere Version beibehalten. Aktuell werden noch Exchange 2013 und 2016 unterstützt.

   Die Updates und Service-Pakete werden vor der Ausführung umfassend vom Anbieter getestet, sodass keine Leistungsausfälle zu befürchten sind. Irgendwann erreicht natürlich jede Exchange Version das Ende ihres Lebenszyklus’ und wird aus dem Angebotskatalog entfernt. Ihr Provider wird Sie darauf hinweisen und darüber aufklären, welche der neueren Versionen am besten für Sie geeignet ist.

2. Assisted Migration

   Sobald Microsoft die Unterstützung für eine ältere Version einstellt, ist ein Upgrade notwendig. Hierbei werden Sie nicht allein gelassen! Das Support-Team des Hosted Exchange Providers wird den Prozess mit Ihnen zusammen planen und Ihnen in jeder Hinsicht behilflich sein. So bereiten Ihnen die häufigen Neuerungen in der digitalen Welt keine Bauchschmerzen mehr!

3. E-Mail First

   Bei Hosted Exchange liegt der Hauptfokus auf der E-Mail mit Microsofts Exchange Server. Sie bestellen kein All-Inclusive-Paket mit überflüssigen Funktionen und “Spielereien”, sondern erhalten genau das, was Sie für die geschäftliche Kommunikation benötigen.Auf Ihre Nachrichten können Sie per Web-Anwendung, per Mail-Programm oder per Smartphone-App zugreifen. Die Postfachgröße beträgt je nach gebuchtem Hosting Paket 50 GB und mehr, wobei Microsoft Outlook meist inklusive ist. Außerdem ist es möglich, weitere Services für eine optimierte Nutzung und Sicherheit dazuzubuchen.

   Letztendlich entscheiden Sie, wie Sie Ihre E-Mail Umgebung ausgestalten wollen und welche Leistungen Sie und Ihr Team einfordern. Bei Hosted Exchange geht die professionelle E-Mail nicht als eine von vielen Funktionen unter, sondern steht stets im Mittelpunkt.

4. Hilfe bei Problemen

   Eine große Stärke von E-Mail Hosting in Deutschland ist der verfügbare Kundensupport. Um sich von den weltbekannten Konzernen Microsoft und Google mit ihren attraktiven E-Mail Lösungen abzuheben, werben viele deutsche Hosting Anbieter gezielt mit ihren Serviceleistungen. Die Ansprechpartner unterstützen Sie bei der Einrichtung des Kontos, bei technischen Problemen, bei der Suche nach passenden Produkten sowie bei sämtlichen aufkommenden Fragen. Anleitungen, Tipps und Tricks werden den Kunden online zur Verfügung gestellt. Die Berater sind per Telefon (über eine kostenlose Festnetznummer), Chat oder E-Mail erreichbar.

5. Standort der Daten

   Ein weiterer Punkt, mit dem sich die Hosted Exchange Anbieter von anderen E-Mail Lösungen abheben wollen, sind die deutschen Rechenzentren. Kunden können sich in Sicherheit wähnen, da die deutschen Sicherheitsanforderungen und Datenschutzbestimmungen strikt eingehalten werden. Je mehr Transparenz gezeigt wird, desto vertrauenswürdiger gilt der Anbieter.

   Die Rechenzentren verfügen in der Regel über:

   • - eine starke Firewall zum Schutz vor Angriffen
   • - einen effektiven Virenschutz
   • - einen DDoS-Schutz zum Schutz vor Attacken, die auf eine Überlastung abzielen
   • - Notstromgeneratoren für eine kontinuierliche Stromversorgung
   • - eine Überwachung per Kamera und Sicherheitsalarm
   • - eine Brandfrüherkennung usw.

   In manchen Fällen werden die Daten sogar in zwei unabhängigen Rechenzentren gespeichert, sodass ein Datenverlust selbst bei einer regionalen Katastrophe praktisch unmöglich ist.

6. Rechtliche Ansprüche

   Bei einem deutschen Hosted Exchange Anbieter profitieren Sie im unwahrscheinlichen Fall des Vertragsbruchs vom deutschen Recht. Es ist im Ausnahmefall also möglich, Zahlungen einzustellen, Schadensersatz einzufordern oder anderweitige Lösungen zu finden.

7. Backups

   Die tägliche Sicherung des kompletten Datenbestands gehört zu den grundlegenden Aufgaben der Hosted Exchange Provider. Die Backups werden eine Zeit lang aufbewahrt, sodass gelöschte Postfächer noch 14 Tage später wiederhergestellt werden können.

5. Nachteile von Hosted Exchange

1. Hohe Kosten bei vielen Anwendern

   Managed Server sind genau das Richtige für den E-Mail Mittelstand, da sie anfangs keine Investition erfordern (Null Einrichtungsgebühr!) und für kleine Unternehmen finanziell tragbar sind. Doch der Kostenvorteil verschwindet, sobald eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitern überschritten wird und Ihr Unternehmen eine große Anzahl an Postfächern benötigt.

   Die monatlichen Preise für Hosted Exchange werden meist pro Postfach angegeben und betragen bei hohem Funktionsumfang durchschnittlich 8 € - bei sehr großen Teams nehmen die Kosten daher schnell Überhand! Firmen mit mehreren Hundert Mitarbeitern sollten eine genaue Kostenaufstellung machen, bevor sie sich für Hosted Exchange entscheiden.

2. Weniger Kontrolle

   Ein gewichtiger Nachteil von Hosted Exchange gegenüber Inhouse Servern ist das eingeschränkte Maß an Kontrolle. Das dürfte für Kleinunternehmer zunächst zweitrangig sein, nimmt aber für größere Firmen einen hohen Stellenwert ein. Als Hosted Exchange Kunde müssen Sie quasi voll und ganz auf die Infrastruktur, Kompetenz und Bereitwilligkeit des Providers vertrauen. Sie haben keinen Einfluss auf die Sicherheit Ihrer Daten im Rechenzentrum oder auf das Handling von Risiken und Problemen. Was passiert, wenn das Supportteam nicht dieselbe Dringlichkeit verspürt und andere Prioritäten setzt? Reicht es aus, virtuell mit einem IT-Experten in Kontakt zu stehen?

   Natürlich geben die Provider ihr Bestes, um jeden Kunden zufrieden zu stellen - immerhin hängt davon ihr eigener Unternehmenserfolg ab - doch einige Firmen fühlen sich bei der Abgabe sämtlicher Verantwortung unwohl.

6. Die besten Anbieter für Hosted Exchange

Die Wahl des Anbieters für Ihr zukünftiges Hosted Exchange E-Mail Konto ist ein wichtiger Schritt nach vorne. Diese Entscheidung sollte nicht leichtfertig gefällt werden. Glücklicherweise gibt es viele vertrauenswürdige Provider, die passende Service-Pakete für deutsche Geschäftskunden zusammengestellt haben.

In der nachfolgenden Tabelle haben wir die besten Anbieter für Sie zusammengefasst.

7. Wie richte ich ein Hosted Exchange Konto ein?

Wenn Sie sich in unserem E-Mail Domain Anbieter Vergleich für ein passendes Angebot entschieden haben, ist bereits der wichtigste Schritt getan. Wählen Sie nun aus, wie viele Postfächer Sie anfangs benötigen (Anzahl der Anwender) und welche Vertragslaufzeit Sie wünschen. Auch die Domain gilt es, festzulegen. In den meisten Paketen ist eine Domain mit .de, .eu, .com, .net oder .org-Endung mit inbegriffen. Sie können den angedachten Domainnamen auf Verfügbarkeit prüfen und Ihre Wunschdomain auswählen.

Nachdem Sie das Hosted Exchange Paket bestellt und sich im Kundencenter eingeloggt haben, können Sie mit der detaillierten Konfiguration beginnen. Der erste Schritt ist das Erstellen Ihrer E-Mail-Adresse, indem Sie die vollständige Adresse, den Anzeigenamen und das Passwort festlegen.
In Microsoft Exchange 2019 ist es übrigens nicht mehr möglich, Ihr Konto mit einer bereits vorhandenen E-Mail-Adresse zu nutzen, sodass Sie zwingend eine neue E-Mail-Adresse einrichten müssen.

Weitere Postfächer lassen sich auch nachträglich dem bestehenden Konto hinzufügen, sodass Ihr Unternehmen sorgenfrei wachsen kann!

Wenn Sie auf Ihr Hosted Exchange Konto nicht ausschließlich über Webmail zugreifen wollen, müssen Sie dieses außerdem in Microsoft Outlook einrichten und auf Ihrem Smartphone einrichten. Die Einrichtung in Outlook 2019 fällt besonders leicht, da sie durch Autodiscover automatisch erfolgt. Nachdem Sie sich mit Outlook verbunden und Exchange als Kontotyp ausgewählt haben, müssen Sie Autodiscover lediglich die Erlaubnis erteilen, Outlook in Ihrem Namen einzurichten.

Grundsätzlich stellt jeder Anbieter spezifische Anleitungen zur Einrichtung des Kontos bereit. Falls Sie dennoch auf Probleme stoßen, sind die Support-Teams gerne bereit, Ihnen weiterzuhelfen.

8. Wie migriere ich meine Daten?

Beim Umzug Ihrer Daten von einer alten Umgebung auf das neue E-Mail Konto des Hosted Exchange Anbieters bekommen Sie natürlich vom Provider unter die Arme gegriffen. Dies kann als 1-zu-1 Support oder in Form einer ausführlichen Anleitung erfolgen. Um die Migration einzuleiten, müssen Sie die Konfiguration Ihres neuen E-Mail Kontos abgeschlossen haben.

Innerhalb von Outlook können Sie relativ einfach Daten aus einem bisherigen Postfach in Ihr neues Hosted Exchange Postfach importieren:

1. Klicken Sie in Ihrem alten Postfach unter den erweiterten Optionen auf den Menüpunkt “Exportieren”
2. Wählen Sie “In Datei exportieren” aus und sichern Sie die Daten in einer “Outlook-Datendatei (.pst)”
3. Wählen Sie die zu exportierenden Ordner und den Speicherort aus, sodass der Export beginnen kann
4. Öffnen Sie anschließend Ihr Hosted Exchange Postfach und wählen Sie unter dem Menüpunkt “Exportieren” die Aktion “Aus anderen Programmen oder Dateien importieren” aus
5. Wählen Sie die abgelegte .pst Datei aus und starten Sie den Import

HostEurope hat hierzu eine übersichtliche Anleitung zusammengestellt.

9. Kann ich später auf Microsoft 365 wechseln?

Viele Hosted Exchange Provider wie IONOS 1&1c, HostEurope oder DomainFactory bieten auch Microsoft 365-Pakete mit verbessertem Service und Support an. Wenn Sie sich als Hosted Exchange Kunde später dazu entscheiden, mit Microsoft 365 arbeiten zu wollen, muss das Rad nicht neu erfunden werden: Immerhin ist auch im Office-Paket Microsoft Exchange mit enthalten! Damit ist ein Upgrade theoretisch möglich. Allerdings arbeiten die Anbieter noch daran, einen reibungslosen Wechsel sicherzustellen, sodass dies erst in Zukunft eine realistische Option sein wird.

10. Fazit: An Hosted Exchange führt kein Weg vorbei

… Zumindest dann, wenn Sie ein kleines bis mittelgroßes Unternehmen betreiben, in dem die E-Mail-Kommunikation der Weg zum Erfolg ist!

Der Microsoft Exchange Server ist aus der Business Welt nicht mehr wegzudenken. Um von ihm Gebrauch zu machen, müssen Sie sich glücklicherweise nicht von Microsoft abhängig machen, und auch kein eigenes Rechenzentrum finanzieren.

Hosted Exchange liefert einen messbaren Mehrwert für Professionelle, die für ihre Business Mail europäische Anbieter mit exzellentem Support und hohen Sicherheitsstandards bevorzugen.

Dank der großen Vielfalt an Hosting Anbietern für eine eigene Business E-Mail Domain haben Sie die Qual der Wahl. Mit unserem Anbieter-Vergleich können Sie schnell die richtige Entscheidung treffen.

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