Der ultimative Leitfaden für eine Business E-Mail über Microsoft Office 365

Microsoft Microsoft 365 wird von zahlreichen Unternehmen für die Kommunikation, Zusammenarbeit und Datenbearbeitung genutzt. Dabei lassen sich immer mehr Firmen von dem Vorteilspaket überzeugen, welches viele nützliche Apps - unter anderem für Ihre Business E-Mail - umfasst. In unserem E-Mail Domain Anbieter Vergleich für den geschäftlichen Gebrauch steht Microsoft z.B. an erster Stelle.

Doch Microsoft 365 ist nicht immer die ultimative Lösung. Deshalb möchten wir Ihnen in der folgenden Übersicht alle Vorteile, Nachteile und Kosten sowie die mit Microsoft konkurrierenden Anbieter aufzeigen. Unser Leitfaden wird Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Microsoft 365 das richtige für Sie bzw. Ihr Unternehmen ist.

1. Was ist Microsoft 365?

Sie kennen sicherlich das Standard-Paket von Office mit den klassischen Desktopanwendungen für die Textverarbeitung, Tabellenkalkulation usw. So gut wie jeder Windows-Nutzer hat schon einmal eine solche Softwarelizenz für Office erworben. Nachdem das Paket über Jahre hinweg kontinuierlich erweitert wurde, löst Microsoft 365 dieses nun allmählich ab. Es handelt sich sozusagen um eine Weiterentwicklung der traditionellen Softwarelizenz und wird wie ein Abo gehandhabt.

Microsoft Microsoft 365 bietet moderne Lösungen für das Büroumfeld und deckt mit seinem riesigen Funktionsumfang so gut wie alle Anforderungen ab, die Unternehmen an eine Software stellen. Je nachdem, ob Sie ein Paket für Privatpersonen oder ein Paket für Firmen abonnieren, haben Sie Zugriff auf unterschiedliche Anwendungen und Online Services. Die Klassiker wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access und OneDrive sind stets enthalten. Bei den Business-Paketen kommen zusätzliche Dienste hinzu, welche die interne Zusammenarbeit und Kommunikation erleichtern. Mit Exchange bietet das Business Premium-Paket schließlich auch ein eigenes Domain E-Mail Hosting an.

Microsoft 365 enthält die typischen Office-Anwendungen zwar auch als Desktopversion, wird aber vorrangig als Online-Version genutzt. Das ist insbesondere für Firmen interessant, die ihre Dokumente miteinander teilen und produktiv zusammenarbeiten möchten. Um Wartungsarbeiten, Aktualisierungen und Datensicherungen müssen Sie sich nicht sorgen – dies obliegt der Verantwortung von Microsoft.

2. Unterschied zwischen Microsoft Office 365 und Hosted Exchange

Wer ohne eigenen Mail-Server eine geschäftlichte E-Mail-Adresse einrichten möchte, hat zwei Möglichkeiten: Microsoft Microsoft 365 zu nutzen oder einem Hosted Exchange Anbieter zu vertrauen.

Entscheidet man sich für Hosted Exchange, ist der Anbieter dafür verantwortlich, den Mail-Server zu betreiben und diesen überall und jederzeit zur Verfügung zu stellen. Daten und Postfächer befinden sich in der Cloud, wodurch sie von jedem Gerät aus abgerufen werden können und nicht verloren gehen. Sämtlicher technischer Aufwand wird vom Anbieter übernommen, sodass Firmen und Selbstständige hierfür keinen eigenen IT-Experten benötigen.

Hosted Exchange

Bei Hosted Exchange steht die E-Mail-Funktion ganz klar im Vordergrund. Als Nutzer behalten Sie die Kontrolle über Ihre Inhalte sowie über sämtliche Veränderungen und Optionen – alles erfolgt in Absprache mit Ihrem Anbieter.

Viele E-Mail-Nutzer wählen einen deutschen Anbieter für die professionelle E-Mail. Dadurch erhoffen sie sich einen besseren Support und sind beruhigt, dass sich die sensiblen Daten in einem Rechenzentrum im Inland befinden. Da es sich bei Hosted Exchange um keinen „gesichtslosen“ Weltkonzern wie Microsoft handelt, fühlen sich viele Kunden besser betreut. Die Anbieter sind stets darum bemüht, dass der Kunde eine Vertrauensbasis aufbauen kann.

Hosted Exchange bietet maßgeschneiderte Lösungen für Firmen mit individuellen Bedürfnissen. Die Services kommen dabei nicht als Komplettpaket, sondern werden nach Bedarf hinzugebucht – man zahlt nur für das, was man auch wirklich braucht. Allerdings fallen die Kosten für Hosted Exchange im Vergleich zu Microsoft 365 meist ein wenig höher aus.

Microsoft 365

Microsoft 365 ist eine umfangreiche Software- und Cloud-Lösung von Microsoft. Die Funktionalität umfasst weit mehr als nur das E-Mail Hosting. In der Tat ist der Microsoft Exchange-Dienst nur einer von vielen, die im Business-Paket von Microsoft 365 enthalten sind. Dadurch erhalten Unternehmen jede Menge Apps, an denen sie sich austoben können.

Ein Wermutstropfen von Microsoft 365 ist der Support. Gerade Privatpersonen und Kleinunternehmen erhaltenkeine persönliche Unterstützung, wie es bei einem Hosted Exchange-Anbieter der Fall wäre. Sie können meist nur Hilfeartikel durchlesen oder das Community-Forum befragen. Insgesamt geht es sehr unpersönlich zu. Die wettbewerbsfähigen Preise, die regelmäßigen Updates / Erweiterungen und die generell hohe Innovationskraft sprechen allerdings für Microsoft 365.

Wer Microsoft 365 nutzen will, auf die Unterstützung von Fachleuten jedoch nicht verzichten möchte, kann das Abo auch über einen Hosting-Anbieter buchen. Eine Anbieter-Übersicht haben wir weiter unten für Sie zusammengestellt.

3. Vorteile von Microsoft 365

1. Jede Menge Apps

   Mit der Exchange App und Outlook bietet Microsoft eine professionelle E-Mail Lösung für Ihr Business. Doch: Sie können als Microsoft 365-Kunde auf viel mehr als nur Ihre Business Mail zugreifen. Gerade im Bereich der web-basierten Apps gibt es eine große Auswahl. Neben den üblichen Verdächtigen wie OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote und SharePoint gibt es zahlreiche weniger bekannte Apps. Dazu zählen z.B. MyAnalytics (Arbeitsgewohnheiten analysieren), Stream (Videos teilen), Yammer (mit Kollegen kommunizieren), To-Do (Aufgabenlisten erstellen), Forms (Abstimmungen und Umfragen erstellen), Flow (Workflows erstellen) usw. Zusätzlich können Sie per Skype Videokonferenzen in HD abhalten.

   Wie oft kann ich die Software installieren?
   Mit dem Home- oder Business-Paket kann jeder Nutzer die Software auf bis zu 5 Geräten installieren.

   Ist eine synchronisierte Offline-Nutzung möglich?
   Indem Sie die OneDrive Desktop-App installieren, werden die Dateien auf den lokalen Geräten mit denen in der Cloud synchronisiert. So sind Sie auch dann auf dem aktuellsten Stand, wenn Sie offline arbeiten.

   Funktioniert Office 356 auch auf iPhone / Android?
   Ja, natürlich. Für die Nutzung mit dem Smartphone gibt es Apps, die für die mobile Ansicht optimiert sind. Die Basis-Versionen jener Apps sind kostenlos, während Microsoft 365-Nutzer zusätzliche Premiumfunktionen erhalten.

2. Überall up-to-date

   Sobald Microsoft eine neue Version einer Anwendung herausbringt, ist diese für Microsoft 365-Kunden verfügbar. Um technische Angelegenheiten und Updates brauchen Sie sich nicht zu kümmern, denn das erfolgt automatisch.

3. Kostenlose Upgrades

   Sämtliche Upgrades sind kostenlos – Sie zahlen lediglich den monatlichen Abo-Preis.

4. Zusammen arbeiten

   Für Firmen und Teams ist dies ein sehr wichtiger Punkt: Mit Microsoft 365 lassen sich nicht nur Dokumente miteinander teilen, sondern auch gemeinsam bzw. zeitgleich bearbeiten. So können mehrere Kollegen in derselben Excel-Tabelle Änderungen im Rahmen ihres Aufgabenbereichs vornehmen – Sie sehen, wer aktuell online ist und welche Veränderungen gemacht werden. Das ermöglicht auch die Zusammenarbeit über Grenzen und Zeitzonen hinweg. Sämtliche Modifikationen bleiben nachvollziehbar und können im Notfall auch rückgängig gemacht werden. Frühere Versionen der Dokumente sind noch im Nachhinein aufrufbar, sodass nichts verloren geht.

5. Sicherheit

   Als erfahrenes Unternehmen bietet Microsoft natürlich sehr viel Sicherheit. Ihre Online Dateien werden zentral gespeichert, sodass bei einem Geräteversagen nichts abhanden kommt. Die Datensicherung erfolgt in europäischen Rechenzentren. Professionelle Schutzmechanismen lassen keinen Grund zur Beunruhigung. Ihre E-Mails sind per SSL/TLS verschlüsselt.

6. Niedrigere Ausgaben

   Microsoft 365 bietet einen sehr fairen Preis, mit dem die Konkurrenz schlichtweg nicht mithalten kann. Anstatt für jeden Bereich eine spezielle Software erwerben zu müssen, haben Sie hier alle wichtigen Apps für den Business Alltag griffbereit! Selbst laufende Kosten für die Verwaltung und das Personal lassen sich durch die Nutzung von Microsoft 365 reduzieren. Sie sparen allein schon sehr viel ein, wenn Sie auf den Betrieb eines On-Premise Exchange Servers verzichten (also eines Servers, den Sie unter eigener Verantwortung im firmeneigenen Rechenzentrum betreiben).

7. Garantierte Verfügbarkeit von 99,9%

   Microsoft investiert kontinuierlich in die eigene Infrastruktur. Mit einer garantierten Verfügbarkeit von 99,9% ist der Zugriff auf Ihre E-Mails zu jeder Zeit gewährleistet.

4. Nachteile von Microsoft Office 365

1. Mangelnde Hilfe bei Problemen

   Insbesondere Privatpersonen sowie kleine und mittlere Firmen haben bei Microsoft 365 keinen Ansprechpartner, mit dem sie auf persönlicher Basis und in Echtzeit kommunizieren können. Das kann im hektischen Arbeitsalltag sehr stressig werden. Im Notfall müssen Sie nämlich Hilfeseiten durchblättern und in Foren nach einer Lösung fragen.

2. Wo liegen meine Daten?

   Eine der größten Sorgen bezüglich Microsoft und Microsoft 365 war schon immer die Datensicherheit, da die Daten möglicherweise irgendwo auf der ganzen Welt verteilt liegen. Microsoft unterhält ein globales Netzwerk an Rechenzentren, und da ist es schwierig, als Kunde den Überblick zu behalten. Gerade Firmen, deren E-Mails nach strikten Datenschutzregeln gesendet und gespeichert werden, könnten damit Schwierigkeiten haben.

   Doch ganz so schlimm ist es nicht: Alle Ihre in der Cloud gespeicherten Daten liegen in europäischen Rechenzentren, etwa in Irland und den Niederlanden.

   Seit 2021 betreibt Microsoft außerdem zwei neue Rechenzentren in Frankfurt und Berlin, womit deutsche Kunden erstmals ihre Anforderungen an maximale Datensicherheit erfüllt sehen. Microsoft 365 wird aus diesen deutschen Rechenzenten ab 2021 verfügbar sein. Obwohl die DSGVO und weitere Compliance-Anforderungen eingehalten werden, ist nicht zu 100% geklärt, wie es sich mit der Datenherausgabe an US-Behörden verhalten wird.

3. Rechtliche Ansprüche

   Für den Fall, dass Microsoft eines Tages Vertragsbruch begeht, sind Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Klage gegen den Weltkonzern gleich Null. Deshalb müssen Sie sich darauf verlassen, dass die vertraglichen Vereinbarungen eingehalten werden.

4. Mangelnde Kontrolle

   Firmen mit einem On-Premise Exchange Server besitzen die volle technische Kontrolle über ihre Daten, da diese in den lokalen Rechenzentren abgespeichert sind. Dies ist bei der Nutzung von Microsoft 365 nicht gegeben.

5. Begrenzte Möglichkeiten zur Integration weiterer Business-Software

   Wenn Sie eine externe Software (z.B. CRM) an Ihr E-Mail-System bei Microsoft 365 anbinden möchten, könnten Sie auf Schwierigkeiten stoßen.

6. Kostenentwicklung

   Wächst Ihr Unternehmen, steigen auch die Kosten für Microsoft 365. Die Business-Pakete werden pro Nutzer berechnet. Das ist einerseits ziemlich fair. Andererseits kann das Preismodell bei der Aufnahme neuen Personals schnell zu einer ungeliebten Kostenentwicklung führen.

7. Bestehende Unklarheiten

   So ist z.B. bei Vertragsende nicht ganz klar, ob eine Datenrückgabe seitens Microsoft stattfinden wird.

5. Was unterscheidet Microsoft 365 von Office 2016?

Wenn Sie das aktuellste Software-Paket Office 2016 erwerben, können Sie diverse Desktopanwendungen auf Ihrem PC installieren. Die erstellten Dateien lassen sich ausschließlich lokal bearbeiten. Wenn Microsoft dann in ein paar Jahren eine aktualisierte Version herausbringt, müssten Sie ein neues Software-Paket kaufen, um up-to-date zu sein.

Microsoft 365 enthält ebenso wie Office 2016 die klassischen Anwendungen für Ihren PC und Mac. Diese können Sie auf bis zu fünf Geräten nutzen. Bei einem Update seitens Microsoft bekommen Sie automatisch die jeweils neuesten Versionen bereitgestellt. Der entscheidende Vorteil von Microsoft 365 sind allerdings die webbasierten Services – Sie haben Zugriff auf eine Premium Online-Version von Office sowie auf den Cloud-Speicher OneDrive. In den Business-Paketen sind weitere Online-Dienste enthalten, welche die Teamarbeit, das ortsunabhängige Arbeiten und den Austausch innerhalb von Firmen erleichtern.

6. Welche Business-Pakete von Microsoft 365 gibt es?

Die Microsoft 365 Pakete für Firmen umfassen alle klassischen Anwendungen zur Erstellung, Bearbeitung und Präsentation von Inhalten. Darüber hinaus stehen mit Outlook und Exchange Programme für die Nutzung Ihrer eigenen E-Mail-Domain bereit. Pro Nutzer gibt es 1 TB Speicher auf OneDrive.

Die Business-Pakete richten sich an kleine und mittelständische Unternehmen mit maximal 300 Mitarbeitern. Microsoft 365 ist daher ideal für den deutschen E-Mail Mittelstand.

Alle Microsoft 365 Pakete mit E-Mail-Funktion

Alle Microsoft 365 Pakete

1. Microsoft 365 Business Basic

   Das günstige Abonnement umfasst professionelle E-Mail-Dienste und weitere Online-Anwendungen für das Arbeiten auf Unternehmensniveau (Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams…). Die klassischen Office-Apps sind lediglich als Web- und Mobile-Version, nicht jedoch als Desktopversion enthalten.

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2. Microsoft 365 Business

   Dieses Paket umfasst neben OneDrive die grundlegenden Anwendungen als Online- und Desktopversion. Sie können Ihre Dateien problemlos miteinander teilen, haben aber keinen Zugriff auf weitere Online-Dienste wie z.B. Exchange und dahr keine E-Mail-Funktionen.

3. Microsoft 365 Business Standard

   Das Komplettpaket enthält alle wichtigen Microsoft-Anwendungen für den Geschäftsalltag, u.a. Online-Dienste für die Dateispeicherung und -freigabe, die Nutzung einer geschäftlichen E-Mail-Adresse, die Teamarbeit und die Kommunikation.

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4. Microsoft 365 Business Premium

   Dieses Paket bietet eine erweiterte Sicherheit und Kontrolle, denn: Es umfasst alle Funktionalitäten von Microsoft 365 Business Premium PLUS diverse Sicherheits- und Geräteverwaltungsfunktionen. So wird ein zuverlässiger Schutz Ihrer Daten und Geräte vor Viren und Schadsoftware gewährleistet. Microsoft 365 Business funktioniert nur zusammen mit Windows 10 Pro.

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5. Microsoft 365 Enterprise

   Die Pläne von Microsoft 365 Enterprise bieten noch mehr Apps sowie höchste Compliance- und Sicherheitsfunktionen. Sie sind an Unternehmen mit mehr als 300 Anwendern gerichtet und dadurch teurer als alle vorigen Pakete.

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7. Die besten Anbieter für Microsoft 365

Der kostengünstigste Weg ist natürlich, Microsoft 365 direkt bei Microsoft zu bestellen.

Denken Sie allerdings daran, dass Microsofts Support bei der Einrichtung und Problemlösung begrenzt ist. Wer hierbei von Experten unterstützt werden möchte, sollte sich an einen Hosting-Anbieter wie 1&1 / IONOS, STRATO, Domainfactory oder Host Europe wenden. Diese bieten neben ihren eigenen Hosted Exchange-Paketen auch Microsoft 365-Pakete an und fungieren dann quasi als Mittelmänner.

In unserer Vergleichstabelle sehen Sie die besten E-Mail Provider, bei denen Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse einrichten und mit Microsoft 365 nutzen können.

8. So klappt die Einrichtung von Microsoft 365

Die Einrichtung von Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen ist gar nicht so schwer. Von Microsoft direkt existiert ein Dokument mit der genauen Vorgehensweise, und das größtenteils auch in deutscher Sprache. Zu der verständlichen Schritt-für-Schritt Anleitung von Microsoft inklusive Grafiken und Videos geht es hier.

Achten Sie darauf, den richtigen Tab auszuwählen – je nachdem, ob Sie Business Basic, Business oder Business Premium nutzen.

9. Wie nutze ich eine eigene E-Mail Domain mit Microsoft 365?

Sie besitzen eine eigene Domain für die Geschäfts E-Mail-Adresse und möchten diese im Zusammenhang mit Microsoft 365 nutzen? Um dies zu erreichen, müssen Sie im Microsoft Admin Center Ihre Domain hinzufügen. Das können Sie nur tun, wenn Sie globaler Administrator eines Business Plans von Microsoft 365 sind. Die Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung finden Sie hier.

Wenn Sie Ihre Domain bei GoDaddy oder 1&1 IONOS registriert haben, kann Office die Einrichtung automatisch binnen Minuten vornehmen. Wenn Sie die DNS-Einträge nicht von Microsoft 365 verwaltet haben möchten, sondern selbst konfigurieren wollen, ist es ein klein wenig aufwendiger. Hierbei sollten Sie zunächst in der Liste der hostspezifischen Anweisungen Ihren Hosting-Anbieter aussuchen, um alle nötigen Schritte kennenzulernen und entsprechend ausführen zu können. Falls Sie den Hosting-Anbieter nicht kennen, wenden Sie sich an diese Hilfsseite. Falls Sie Ihren Anbieter nicht aufgelistet sehen, können Sie auch den allgemeinen Anweisungen folgen.

10. So wechseln Sie von Hosted Exchange zu Microsoft 365

Sie sind der Meinung, dass Microsoft 365 besser für Sie geeignet ist als Hosted Exchange? Dann haben Sie nun mehrere Möglichkeiten, um eine erfolgreiche Migration durchzuführen.

1. Postfächer aus dem Exchange Server zu Microsoft 365 bringen: Hierbei werden sämtliche E-Mails, Kalender- und Kontaktinformationen bewegt

2. Den Microsoft 365 Importdienst nutzen: Das ist bei der Migration vieler großer PST-Dateien sinnvoll

3. E-Mails aus einem IMAP-fähigen E-Mail-System (z.B. GMX, Outlook, Exchange) zu Microsoft 365 bringen: Hierbei werden nur die Elemente aus den E-Mail-Ordnern bewegt. Sie müssen im Vorhinein für jeden Nutzer ein Postfach anlegen.

4. Nutzer ihre eigenen Postfachinformationen importieren lassen

5. Einen Drittanbieter / Partner für die Migration verwenden

Falls Sie die erste Methode auswählen und Ihre Postfachinhalte in einem mehrstufigen Prozess von Ihrem Exchange 2003- bzw. Exchange 2007-Server aus importieren möchten, folgen Sie bitte dieser Anleitung.

Wenn Sie doch lieber Hilfe bei der Migration haben möchten, können Sie den Service von BitTitan oder die Migrator Software von SysTools verwenden.

11. Fazit: Microsoft 365 ist ein attraktives Komplettpaket für Firmen

Firmen ohne eigenen Mail-Server müssen sich früher oder später entscheiden, ob sie ihre E-Mails mit Hosted Exchange verwalten oder das komplette Microsoft 365-Paket buchen. Wer das Microsoft 365-Abonnement bucht, erhält Zugriff auf den Exchange Server – quasi das Non-Plus-Ultra in Sachen E-Mail-Servern – und kann eine Vielzahl von Anwendungen online wie offline nutzen. Microsoft 365 bietet also nicht nur Domain E-Mail Hosting an, sondern stellt eine komplette Infrastruktur für moderne Büroarbeiten bereit. Firmen können dank Microsoft 365 ihre Geschäftsprozesse optimieren und erheblich an Kosten sparen. Mitarbeiter bleiben selbst beim ortsunabhängigen Arbeiten auf dem aktuellsten Stand. Die Zusammenarbeit, der Austausch und die Produktivität werden gefördert.

In punkto Preis-Leistungs-Verhältnis und Funktionsumfang ist Microsoft kaum zu schlagen. Deshalb sind die Business-Pakete von Microsoft 365 auch in unserem Business Mail Vergleich zum Testsieger gekürt worden.