Diese Vorteile bietet eine Business E-Mail-Adresse

Wussten Sie, dass es spezielle E-Mail-Hosting-Pakete für den geschäftlichen Gebrauch gibt? Immerhin haben Unternehmen spezialisierte Ansprüche an die Funktionen ihres E-Mail-Kontos und brauchen z.B. mehr Speicherplatz als Einzelpersonen. Wenn Sie sich gerade erst selbstständig gemacht haben, als Freelancer tätig sind oder ganz alleine Ihr Business führen, reicht eine private E-Mail-Adresse aus. Sobald Sie sich aber mit Teammitgliedern absprechen müssen, Verantwortung an Mitarbeiter abgeben wollen und einen Überblick über unternehmensinterne Vorgänge wahren möchten, muss eine Business E-Mail-Adresse her. Dies sind die Vorteile:

Vorteil #1: Eine eigene E-Mail-Adresse für jeden Mitarbeiter

Während Ihre E-Mail-Domain immer gleich bleibt, können Sie für jeden Ihrer Mitarbeiter eine eigene Adresse erstellen. Möchte ein Kunde z.B. explizit mit Herrn Walter von der IT sprechen, weil er diesen bereits persönlich kennenlernen durfte und ihm vertraut, kann er diesen direkt anschreiben – ohne zu befürchten, dass irgendjemand anderes die E-Mails mitliest oder die Nachricht in den Wirren eines gemeinsamen Posteingangs untergeht.

Vorteil #2: Eine eigene E-Mail-Adresse für jeden Geschäftsbereich

Menschen kontaktieren Ihr Unternehmen aus ganz unterschiedlichen Gründen – Absender A möchte eine allgemeine Frage stellen, Absender B schickt eine Initiativbewerbung, Absender C braucht Hilfe mit einem Produkt und Absender D möchte wissen, wann das nächste Geschäftsessen ansteht. Wer da nicht den Überblick verlieren möchte, richtet mehrere Business E-Mail-Adressen (z.B. für den Support-Bereich, die HR-Abteilung und die Geschäftsleitung) ein.

Vorteil #3: Ordnung im Posteingang

Täglich erreichen Sie Dutzende, vielleicht sogar Hunderte von neuen Nachrichten. Da muss man natürlich den Überblick behalten können. Mit personalisierten Filterregeln entscheiden Sie frei, welche Art von E-Mails in welchen Ordnern abgelegt werden sollen. Dadurch ist es möglich, Nachrichten eines besonders wichtigen Absenders oder mit einem bestimmten Betreff in einen speziellen Ordner zu verschieben. Mithilfe dieser Funktion können Sie neu eingegangene Nachrichten der Priorität nach abarbeiten oder Verantwortungen bei der Nachrichtenverwaltung an Mitarbeiter abgeben.

Vorteil #4: Terminplanung leicht gemacht

Im Teamkalender, der von allen Mitarbeitern verwaltet werden kann, sind wichtige Termine, Meetings und Aufgaben notiert. Dank der eingebauten Erinnerungsfunktion erhalten die Beteiligten eines anstehenden Termins rechtzeitig eine Benachrichtigung – so gibt es keine lahmen Ausreden mehr. Die Aufgabendelegation hilft ebenfalls bei der unternehmensinternen Planung von Projekten und Prozessen und ist viel effektiver, als unzählige E-Mails hin und her zu schicken.

Vorteil #5: Zentrale Dateiablagen

In manchen Fällen hilft es ungemein, wenn Mitarbeiter und Geschäftspartner auf Dokumente zu bereits abgeschlossenen Aufträgen oder auf sonstige Informationen in digitaler Form zugreifen können. Je nach Anbieter und Tarif genießen Sie als Inhaber einer Business E-Mail-Adresse umfangreiche Online-Speicher (Clouds), auf denen Sie und Ihr Team alles Wichtige für den zukünftigen Gebrauch ablegen können.

Vorteil #6: Gemeinsames Adressbuch

Ihre Kontakte sind das Allerwichtigste, denn ohne sie hätten Sie keine Aufträge und keine Unterstützung bei der Projektabwicklung. Wer eine Business E-Mail-Adresse mit Teamfunktion nutzt, erfreut sich deshalb an einem zentral verwalteten Adressbuch, in dem alle E-Mail-Adressen und Kontaktdaten von Zulieferern, Veranstaltern, Hotels, Abnehmern, Herstellern und Kollegen gespeichert sind. So weiß jeder in Ihrem Unternehmen, an wen er sich in einem bestimmten Fall wenden muss, ohne vorher nachzufragen: „Ähhmm, wie lautet nochmal der Name von diesem Typen, dem ich etwas mitteilen muss?“

Vorteil #7: Schutz vor fatalen Verlusten

Kostenpflichtige Mail-Hosting-Anbieter wissen, wie wichtig Ihre Kontake, Nachrichten, Kalendereinträge und Dateien für Ihren beruflichen Erfolg sind. Verluste durch Hackerangriffe, Viren, uneingeladene Mitleser oder Server-Totalausfälle kommen da einer Katastrophe gleich. Deshalb ist Ihre Business E-Mail-Adresse bestmöglich vor Viren, Spam, Datensammlern und Cyber-Kriminellen geschützt. Auch werden in regelmäßigen Abständen Sicherheitskopien angefertigt, sodass Sie im Fall der Fälle auf ein rezentes BackUp zurückgreifen und Ihre Informationen wiederherstellen können.

Vorteil #8: Expandieren leicht gemacht

Die Chancen stehen gut, dass Sie eines Tages einen neuen Mitarbeiter dazugewinnen. Dieser braucht natürlich vom ersten Tag an seine eigene Business E-Mail-Adresse und sollte Zugang zu allen wichtigen organisatorischen Funktionen besitzen. Die Mail-Hosting-Anbieter ermöglichen es, dass Ihr E-Mail-Account gemeinsam mit Ihrem Unternehmen und Ihren Ansprüchen wächst. Neue Adressen sind schnell angelegt, Zugriffe kinderleicht verwaltet.

Übrigens können Sie Ihre eigene Domain nicht nur für Ihre Business E-Mail-Adresse, sondern auch für Ihre eigene Webseite verwenden! Sie müssen dafür lediglich ein entsprechendes Hosting-Paket dazubuchen. Außerdem lassen sich jederzeit weitere Domains registrieren – damit ist Ihre Firma nicht nur Gesprächsthema bei Ihren deutschen Kunden (firma.de), sondern auch bei Ihren neu hinzugewonnenen internationalen Kunden (firma.com).

Sind Sie überzeugt? Dann schauen Sie sich in Ruhe auf unserem E-Mail-Vergleich 2024 um und wählen Sie einen passenden Anbieter für Ihre eigene Business E-Mail-Adresse!