Sie schauen täglich in Ihr E-Mail-Postfach. Doch haben sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie genau die E-Mail funktioniert und wie wichtig sie in der heutigen Gesellschaft ist? Haben Sie jemals bei Wikipedia den Eintrag über die E-Mail durchgelesen? Nein? Dann wird es höchste Zeit, mehr über das elektronische Kommunikationsmittel zu erfahren. Immerhin gibt es ein paar weit verbreitete Irrtümer über die E-Mail, die wir im Folgenden aufklären möchten.
1. E-Mail ist kein Instant Messaging
Sobald Sie nach dem Verfassen einer E-Mail auf „Senden“ geklickt haben, gehen einige Prozesse vonstatten. Diese verhindern, dass Ihre Nachricht in genau derselben Sekunde im Postfach des Empfängers erscheint. Zunächst untersucht Ihr Mail-Server die Nachricht (z.B. auf die Größe) und sucht dann den Mail-Server des Empfängers. Falls dieser nicht erreichbar ist oder nicht existiert, werden Sie entsprechend benachrichtigt. Schließlich untersucht der empfangende Mail-Server die Nachricht nochmals (z.B. auf Spamverdacht). Das Ganze dauert i.d.R. wenige Sekunden.
2. E-Mail-Anhänge dürfen mehrere Megabyte groß sein
Die genaue zulässige Größe der E-Mail-Anhänge wird von den jeweiligen Anbietern geregelt. So kann es vorkommen, dass Ihre E-Mail korrekt verschickt wird, aufgrund von Einschränkungen des empfangenden Anbieters allerdings nicht einwandfrei ankommt. In diesem Fall bieten sich Online-Speicherdienste wie z.B. Dropbox an. Den Link zu den hochgeladenen Dateien können Sie dann per E-Mail freigeben.
3. E-Mail-Adressen werden nicht ohne weiteres an Werbetreibende verkauft
Dies ist durch das Bundesdatenschutzgesetz geregelt. Da Ihre E-Mail-Adresse eine personenbezogene Information darstellt, darf sie nicht ohne Ihre Einwilligung verkauft werden. Falls Ihre E-Mail-Adresse für die Verwendung zu Werbezwecken gespeichert wird, muss das jeweilige Unternehmen darauf hinweisen. Durch das Setzen eines Häkchens o.ä. stimmen Sie dem zu.
4. Nicht alle E-Mail-Dienste sind kostenlos
Freemail-Adressen sind weit verbreitet, vor allem für den persönlichen Gebrauch. Entsprechende Anbieter finanzieren sich über Werbung und einige kostenpflichtige Zusatzleistungen. Allerdings gibt es auch werbefreie Anbieter, deren Dienste nur wenige Euro pro Monat kosten. Die Nutzung einer eigenen E-Mail-Domain weist viele zusätzliche Vorteile auf, weshalb sich eine Investition in eine professionelle E-Mail-Adresse durchaus lohnt.
5. E-Mail ist nach wie vor sehr wichtig
Eine eigene E-Mail-Adresse ist etwa so wichtig wie Ihr Firmenname und Ihre Postanschrift – denn das sind die Basisinformationen auf einer jeden Visitenkarte. Sie ist das wichtigste private Kommunikationsmittel, sowohl für Geschäftsleute als auch für Privatanwender. Die E-Mail kennt weder geographische Grenzen noch zeitliche Hindernisse. Weltweit werden pro Tag über 200 Milliarden E-Mails verschickt. Das ist fast das Dreißigfache unserer Erdbevölkerung. Stellen Sie sich also vor, dass jeder Mensch auf der ganzen Welt jeden Tag etwa 30 E-Mails schreibt.
6. Soziale Medien lösen die E-Mail nicht ab
Die E-Mail ist sozusagen ein moderner Brief. Gegenüber dem traditionellen Postverkehr ist der elektronische Nachrichtenaustausch kostengünstiger, schneller und mit viel weniger Aufwand verbunden. Auch Dateien können mittels E-Mail ausgetauscht werden. Während Freunde sicherlich lieber die Nachrichtenfunktion von Facebook, Twitter & Co. verwenden, wird die E-Mail ihre Spitzenposition in der geschäftlichen Kommunikationswelt behalten. Auch vollkommen fremde Menschen können wir per E-Mail kontaktieren – und das, ohne vorher Ihre Profilseite anzuschauen. Die Datenübertragung und -verarbeitung ist zudem viel sicherer als bei sozialen Netzwerken.
Sie sehen also – die E-Mail ist ein sehr interessantes, leistungsstarkes und wichtiges Kommunikationsmittel. Mit Ihrer eigenen Domain und dem besten E-Mail-Provider (sehen Sie dazu den E-Mail Vergleich) können Sie alle Vorteile nutzen, die der elektronische Brief zu bieten hat.