Wenn du sicherstellen willst, dass ein wichtiger Brief bei seinem Empfänger ankommt, kannst du diesen per Einschreiben versenden. Das elektronische Äquivalent hierzu ist die Email Lesebestätigung.
In diesem Blogbeitrag erfährst du, wann eine solche Lesebestätigung sinnvoll ist und welche Einstellungen du in deinem E-Mail-Programm, z.B. gmail, Outlook oder Apple Mail, vornehmen musst, um die Funktion richtig zu verwenden.
Email mit Lesebestätigung senden: Wann ja, wann nein?
Wenn du eine E Mail Lesebestätigung anforderst, wirst du darüber benachrichtigt, sobald der Empfänger deinen elektronischen Brief geöffnet bzw. als gelesen markiert hat.
Das macht immer dann Sinn, wenn auch ein Einschreiben per Post Sinn machen würde, also bei zeitkritischen oder finanziellen Angelegenheiten.
Wir alle kennen das unruhige Gefühl, das sich in uns aufbaut, wenn eine wichtige Nachricht tagelang unbeantwortet bleibt. Ist die Email versehentlich im Spamordner gelandet? Wurde sie übersehen oder einfach ignoriert? Da wir nicht wissen, was im Postfach des Empfängers vor sich geht, bleibt uns nur die Ungewissheit. Eine Email Lesebestätigung kann da schnell Abhilfe schaffen.
Dennoch solltest du sparsam mit der Funktion umgehen. Gerade bei persönlichen Kontakten oder im unternehmensinternen Umfeld werden Lesebestätigungen schnell als Kontrollmechanismus oder Druckmittel empfunden. Vielleicht hat der Empfänger die Email bereits gelesen, kann aber nicht sofort darauf antworten – dann kann die Situation unangenehm werden.
Daher empfehlen wir, das Anfordern einer E Mail Lesebestätigung NICHT standardmäßig für alle ausgehenden Nachrichten einzustellen. Entscheide stattdessen im Einzelfall, ob du für eine gerade verfasste Email eine Bestätigung anfordern willst oder nicht.
Zudem kannst du dich nicht zu 100% auf den Prozess verlassen. In vielen Fällen muss der Empfänger nämlich seine Zustimmung erteilen, um die Lesebestätigung aussenden zu lassen. Sicherlich hast du auch schon einmal eine solche Anfrage beim Öffnen einer Mail erhalten.
Nun kann es sein, dass sich der Empfänger dagegen entscheidet (etwa, weil er sich sonst kontrolliert fühlt), und trotzdem deine Nachricht gelesen hat. Andererseits kann der Empfänger der Email Lesebestätigung zustimmen, ohne die Nachricht dann wirklich zu lesen. In dem Fall wurde die Email zwar empfangen und flüchtig geöffnet, aber nicht eingehend studiert.
Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, dass deine Email zur Kenntnis genommen wurde, solltest du den Empfänger im Schlussteil deiner Nachricht um eine kurze Rückmeldung bitten. Erhältst du darauf eine Antwort, weißt du, dass die Email komplett durchgelesen wurde. Ansonsten bleibt dir nichts anderes übrig, als den Empfänger erneut zu kontaktieren (eventuell auch auf anderem Wege), um dir den Erhalt der Nachricht persönlich bestätigen zu lassen.
| Gut zu wissen Eine Lesebestätigung Mail kann von direkten Empfängern sowie von Empfängern in Kopie (CC) angefordert werden. Handelt es sich um eine Verteilerliste oder um einen Empfänger in Blindkopie (BCC), ist keine Lesebestätigung möglich. |
Email mit Lesebestätigung bei Gmail und Outlook
Bei Gmail kannst du nur dann eine Email mit Lesebestätigung aussenden, wenn du ein kostenpflichtiges Google Workspace-Konto besitzt. Für Privatnutzer steht die Funktion nicht zur Verfügung. In den Einstellungen kannst du zunächst entscheiden, ob die E Mail Lesebestätigung automatisch ausgesandt werden soll, oder ob der Empfänger eine Anfrage erhält und seine Einwilligung erteilen muss. Dann kannst du im Nachrichteneditor einfach auf “Weitere Optionen” → “Lesebestätigung anfordern” klicken.
Bei Outlook lassen sich Übermittlungsbestätigungen oder Lesebestätigungen anfordern. Dies ist möglich, indem du beim Verfassen der Nachricht das entsprechende Kontrollkästchen im Tab “Optionen” auswählst.
Unter “Optionen” → “E-Mail” → “Verlauf” kannst du außerdem entscheiden, wie du selbst mit Lesebestätigungen umgehen willst. Du hast drei Optionen:
- Sobald ein Absender eine Email Lesebestätigung anfordert, wird diese beim Öffnen der Mail automatisch abgeschickt.
- Lesebestätigungen werden immer abgelehnt; sämtliche Anfragen werden ignoriert.
- Sobald ein Absender eine Email Lesebestätigung anfordert, musst du deine Zustimmung erteilen. Dies ist die Standardeinstellung bei Outlook.
Lesebestätigung Mail Mac – Lesebestätigung Mail iPhone
Apple-Nutzer haben es etwas schwieriger, da das Programm Apple Mail auf dem Mac Computer oder dem iPhone keine Option zur Lesebestätigung bietet. Du musst deshalb das externe Programm Mailbutler herunterladen. Nutzt du Apple Mail auf dem Mac, kannst du mit der kostenfreien Version von Mailbutler bis zu 20 Lesebestätigungen monatlich anfordern.
Hier zeigen wir dir auf, wie es geht:
- Lade die kostenfreie Version von Mailbutler herunter, indem du auf www.mailbutler.io oben rechts auf “Jetzt Gratis Testen” klickst und bei der Teamgröße “Nur ich” auswählst.
- Installiere das Mailbutler-Plugin als Erweiterung für Apple Mail.
- Aktiviere das Plugin, indem du Apple Mail öffnest und unter “Mail” → “Einstellungen” → “Allgemein” auf “Plug-Ins verwalten…” klickst, um dann bei Mailbutler ein Häkchen zu setzen.
- Sobald Apple Mail neu gestartet wurde, meldest du dich mit deinem bei Mailbutler hinterlegten Namen und Passwort an.
- Im Nachrichteneditor erscheint nun rechts in der Betreffzeile ein Häkchen-Symbol. Bei zwei blauen Häkchen ist die Lesebestätigung Mail Mac aktiviert; bei einem grauen Häkchen ist sie deaktiviert.
- Hast du die Nachricht versendet, kannst du im “Gesendet”-Ordner nachschauen, ob in der Betreffzeile ein graues Häkchen oder zwei blaue Häkchen erscheinen. In letzterem Fall wird auch die Zeit der Öffnung angegeben. Das Prinzip funktioniert ähnlich wie bei WhatsApp.
Im Falle einer Email Lesebestätigung iPhone stößt du auf ein größeres Problem: Die App bietet nämlich keine dauerhaft kostenlose Version, sondern nur eine 14-tägige Testphase. Danach musst du ein monatliches Abonnement abschließen, das zwar viele weitere Funktionen umfasst, aber nicht gerade billig ist. Deshalb solltest du dir gut überlegen, ob du auch ohne E Mail Lesebestätigung iPhone auskommst.
Noch einmal zusammengefasst…
- Eine Email Lesebestätigung macht bei dringlichen Themen bzw. beim Kontakt mit Behörden und Banken Sinn. Als Druckmittel sollte sie aber sehr sparsam eingesetzt werden.
- In den meisten Fällen muss der Empfänger dem Aussenden einer Lesebestätigung zustimmen. Manchmal wird die Bestätigung aber auch automatisch ausgesandt – der Absender erhält dann eine entsprechende Nachricht im Posteingang.
- Eine hundertprozentige Garantie, dass die Nachricht auch wirklich gelesen und verinnerlicht wurde, bietet die Lesebestätigung nicht.