Die meisten Berufstätigen widmen den größten Anteil ihrer Arbeitszeit überfüllten Posteingängen. Dass ein Büromitarbeiter täglich etwa Hundert neue Nachrichten empfängt, ist nichts Außergewöhnliches. Mitarbeiter, die im Kundensupport tätig sind, sowie Geschäftsführer und Entrepreneure sehen sich mit einer regelrechten Flut an Emails konfrontiert.
Obwohl das Problem altbekannt ist, scheinen effektive Lösungen rar zu sein. Denn es ist quasi unmöglich, die Menge an Emails zu reduzieren. Allerdings erreichen immer mehr Leute mit dem Inbox Zero Prinzip nahezu leere Posteingänge und können so den Grad der mentalen Belastung am Arbeitsplatz minimieren.
Inbox Zero wird als “Heiliger Gral der Produktivität” angesehen. Dabei geht es nicht darum, wirklich Null Emails im Posteingang zu haben, sondern diesen systematisch und dauerhaft aufzuräumen.
Wer mit dem Zero Inbox Verfahren arbeitet, hat verstanden, dass das ständige Überprüfen des Posteingangs nicht oberste Priorität hat. Wenn du während deines achtstündigen Arbeitstags den Posteingang dauernd geöffnet hast und dich durch jede einzelne, neu eingetroffene Email klickst, verlierst du wertvolle Zeit und Energie, und wirst immer wieder aus deinem Workflow gerissen. Folgst du stattdessen dem Inbox Zero Prinzip, findest du mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten. Im Folgenden verraten wir dir, wie’s geht.
Inbox Zero Outlook: Lass deinen Posteingang für dich arbeiten
Leute, die Zero Inbox anwenden, folgen nicht alle ein- und derselben Anleitung. Denn tatsächlich gibt es mehrere erprobte Varianten. Letztendlich gibt Zero Inbox die richtige Richtung vor – die detaillierte Ausführung kann nach deinen Vorlieben, Bedürfnissen und Möglichkeiten angepasst werden. Letztendlich geht es darum, eingehende Emails zu “scannen” (nicht komplett durchzulesen) und sie zu klassifizieren. Das erfolgt einerseits manuell und andererseits automatisiert mithilfe von Filterregeln.
Eine bewährte Methode sieht vor, Emails in fünf Klassen einzuteilen:
- Erledigen: Hierunter fallen Emails, die in weniger als 2 Minuten beantwortet werden und damit sofort abgearbeitet werden können. Ebenso gehören dazu Aufgaben, die aufgrund ihrer hohen Priorität schnellstmöglich angegangen werden müssen. Ist eine Handlung erforderlich, kannst du diese als Aufgabe zu einem Work-Management-Tool hinzufügen, das bestenfalls in das Email-Programm integriert ist.
- Verschieben / Später Antworten: Dies sind Emails, die mehr Zeit zum Antworten beanspruchen – etwa, weil du dich zuerst ausgiebig mit der Sachlage beschäftigen musst. Es kann sich aber auch um Emails handeln, die aufgrund ihrer mittleren Priorität an einem anderen Tag erledigt werden können. Hierfür erstellst du wieder eine Aufgabe (mitsamt Frist) in deinem Work-Management-Tool. Am besten antwortest du auch kurz, dass du dich zeitnah um die Angelegenheit kümmern wirst. Die Emails in diesem Ordner sollten jeden Tag während festgelegten Zeiten abgearbeitet werden.
- Delegieren: Aufgaben, die an Teammitglieder abgegeben werden können, solltest du direkt an die Zuständigen weiterleiten.
- Später Lesen: Diese Kategorie umfasst Emails, die Informationen beinhalten, aber keiner Antwort oder Aktion bedürfen. Indem du die Emails an einem gesonderten Ort speicherst, kannst du jedesmal, wenn du den Kopf frei hast, darauf zugreifen und sie in deiner eigenen Geschwindigkeit abarbeiten.
- Abgeschlossen / Archiviert: Hierunter fallen sämtliche Emails, die bereits bearbeitet, gelesen und beantwortet wurden, oder die schlichtweg unwichtig sind. Manche Leute ziehen es vor, solche Emails gleich zu löschen; andere legen sie lieber in einem Archivordner ab, um bei Bedarf vielleicht doch nochmal darauf zuzugreifen.
Um mit Inbox Zero Outlook anzufangen, kannst du radikal vorgehen und alles löschen, was sich bisher im Posteingang befindet, um dann nur die allerwichtigsten Emails wiederherzustellen. Alternativ kannst du den bisherigen Inhalt in einen gesonderten Ordner (“alter Posteingang”) verschieben.
Sobald du den ersten Schritt gemacht und aufgeräumt hast, ist es relativ einfach, sich an das Inbox Zero Prinzip zu halten. Ab sofort arbeitest du nämlich alle neuen Emails nach dem gleichen Schema ab: Was sofort beantwortet, weitergeleitet oder gelöscht werden kann, wird sofort getan. Was bearbeitet werden muss oder einer längeren Antwort bedarf, landet auf der Aufgaben-Liste. Alle anderen E-Mails werden entsprechend eingeordnet oder archiviert.
Mit diesen Tipps klappt Zero Inbox Outlook ganz bestimmt
- Bestelle unnötige Newsletter ab, um den Posteingang schlanker zu machen.
- Kläre kleinere Angelegenheiten per direktem Gespräch, Telefonat oder Instantmessenger, um die Email-Flut zu begrenzen.
- Deaktiviere Benachrichtigungen über neue Emails, um dich nicht aus dem Workflow reißen zu lassen.
- Plane jeden Morgen und jeden Nachmittag einen etwa einstündigen Zeitblock zum Überprüfen und Beantworten von Emails ein. Zwischendurch solltest du davon absehen, deinen Posteingang zu öffnen.
- Stelle Filterregeln auf, damit bestimmte Emails den Posteingang überspringen und direkt richtig einsortiert werden. Das können Marketing-Emails, Verteilernachrichten oder Nachrichten, bei denen man Empfänger in Kopie (CC) ist, sein.
- Verwende Filterregeln, um weitere eingehende Nachrichten nach Thematik, zuständiger Abteilung, Absender etc. mit einem Label zu versehen und entsprechend einzuordnen.
So erreichst du Inbox Zero Gmail
Gmail bietet eine Reihe von nützlichen Funktionen, dir dir dabei helfen, eingehende Nachrichten unter Kontrolle zu halten, sodass sie sich nicht wahllos anhäufen. Hier sind nur einige Empfehlungen und Ideen:
- Wichtige Emails: Diese kannst du mit einem farbigen Label versehen oder mit einem Stern markieren. Du kannst auch auf “Zu Tasks hinzufügen” klicken, um eine Aufgabenliste zu erstellen.
- Unwichtige Emails: Diese kannst du zunächst zurückstellen (wähle hierfür einen Zeitpunkt mit voraussichtlich niedriger Arbeitslast aus), um dich später mit den Inhalten zu befassen. Ist keine Aktion erforderlich, solltest du sie umgehend archivieren.
- Unerwünschte Emails: Indem du auf “Spam melden” klickst, werden die Nachrichten sogleich abbestellt und automatisch gelöscht.
Zudem lohnt es sich, den Posteingang zu personalisieren. Gehe auf “Einstellungen” → “Posteingang” und stelle die Art des Posteingangs von “Standard” auf “Mehrere Posteingänge” um. Daraufhin wird der Posteingang in der Desktop-Ansicht in zwei bis fünf mögliche Abschnitte eingeteilt, die deine Emails quasi schon vorsortiert anzeigen. Um festzulegen, welche Arten von Emails wie eingeteilt werden, musst du Suchkriterien per Befehlseingabe definieren. Möglich sind z.B.:
- “is:starred” (mit einem Stern markierte Nachrichten)
- “from:absender” (Nachrichten von einem bestimmten Absender)
- “label:important” (als wichtig markierte Nachrichten)
- “is:snoozed” (zurückgestellte Nachrichten)
- “is:unread” (ungelesene Nachrichten)
Zu guter Letzt sieht Inbox Zero Gmail vor, Filterregeln aufzustellen, indem du eine Bedingung und eine daraus folgende Aktion (z.B. markieren, archivieren, mit einem Label versehen…) festlegst. Auf diese Weise reduzierst du den manuellen Arbeitsaufwand beim Überprüfen und Sortieren deiner Emails.
Noch einmal zusammengefasst…
- Einen wirklich leeren Posteingang erreichen nur die wenigsten Menschen. Vielmehr geht es beim Zero Inbox Prinzip darum, den Arbeitstag nicht vom Posteingang bestimmen zu lassen.
- Indem man “Geschäftszeiten” für die Verwaltung von E-Mails einrichtet und sich klare Grenzen setzt, verbleibt mehr mentale Energie für andere Arbeitsabläufe.
- Bei Zero Inbox Outlook werden neue Nachrichten von vornherein aussortiert bzw. in entsprechende Kategorien einsortiert. Emails werden nicht mehr in chronologischer Reihenfolge abgearbeitet, sondern nach dem Grad der Priorität und der “Leichtigkeit”.
- Mithilfe von Aufgabenlisten, Labels, Unterordnern und Filterregeln kannst du deinen Posteingang aufgeräumt halten.