Haben Sie schonmal eine E-Mail erhalten, bei der Sie ins Cc gesetzt wurden? Oder haben Sie selbst schon Gebrauch von der Cc-Funktion gemacht? Das Versenden von sogenannten Carbon Copies ist vor allem im geschäftlichen Umfeld Gang und Gebe. Wer beim E-Mail-Versenden keine Fehler begehen möchte, sollte sich mit der Cc-Funktion gut auskennen.
Wir klären in diesem Beitrag, was es mit der Carbon Copy auf sich hat und inwiefern derartige Kopien die professionelle E-Mail-Kommunikation optimieren können.
Wann ist es sinnvoll, das Cc-Feld zu nutzen?
Der Begriff “Carbon Copy” bezieht sich auf das Kohlepapier bzw. Durchschlagpapier, das früher häufig genutzt wurde, um Dokumente zu vervielfältigen.
Das Cc-Feld befindet sich im E-Mail-Header direkt unter dem An-Feld, in welches Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers eintragen. In einigen Fällen muss es zuerst ausgeklappt werden, da es in der Standardansicht ausgeblendet ist.
Wenn Sie nun eine E-Mail-Adresse in das Cc-Feld eintragen, bestimmen Sie einen weiteren, indirekten Empfänger der Nachricht.
Die E-Mail wird an den Cc-Empfänger ganz normal weitergeleitet. Jedoch stellen Sie von Anfang an klar, dass die Nachricht nicht direkt an die jeweilige Person gerichtet ist, sondern lediglich von ihr zur Kenntnis genommen werden soll.
In Arbeitsgruppen und Projektteams ist es wichtig, eine hohe Transparenz zu bewahren und stets alle Beteiligten in die Kommunikationsabläufe einzubinden. E-Mails sind wichtig, um das gesamte Team auf dem aktuellen Stand zu halten.
Allerdings kommt es häufig vor, dass Sie als Absender nur ausgewählte Kollegen ansprechen wollen. In diesem Fall sorgt die Carbon Copy dafür, dass die restlichen Teammitglieder eine Kopie der Nachricht erhalten und mitlesen können.
Wie grenzt sich das Cc-Feld zu den anderen Adressfeldern ab?
Grundsätzlich gibt es drei Zeilen im E-Mail-Header, die zur Adressierung von Empfängern dienen:
- “An” – Alle Personen, mit denen Sie eine Unterhaltung eingehen wollen, werden in die oberste Zeile eingetragen.
- “Cc” – In diese Zeile tragen Sie die Kontakte ein, welche sich nicht direkt angesprochen fühlen sollen. Die E-Mail-Adressen sind für alle Empfänger sichtbar.
- “Bcc” – In das unterste Adressfeld trage Sie die Kontakte ein, welche eine Blindkopie erhalten sollen. Die Personen können die Nachricht mitlesen, allerdings bleiben ihre E-Mail-Adressen verborgen.
Mit der Carbon Copy können Absender Dritte in den schriftlichen Austausch mit einbeziehen und sie über E-Mail-Inhalte informieren.
| Beispiel: Sie haben für einen potentiellen Kunden einen Kostenvoranschlag angefertigt und möchten Ihren Geschäftspartner, der sich nicht im Büro befindet, darüber in Kenntnis setzen. Sie setzen die Adresse des Kunden in das An-Feld und die Adresse des Geschäftspartners in das Cc-Feld. |
Was gibt es bei der Verwendung des Cc-Felds zu beachten?
Um zu entscheiden, ob eine E-Mail-Adresse ins An-, Cc- oder Bcc-Feld gehört, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Ist der Adressat Hauptempfänger der E-Mail?
- Wird der Adressat in der Nachricht namentlich angesprochen?
- Erwarten Sie von dem Adressaten eine Antwort?
- Wenn Ja → Nutzen Sie das An-Feld.
Wenn Nein:
- Enthält die E-Mail wichtige Informationen für den Adressaten?
- Soll die E-Mail-Adresse des Kontakts allen anderen Empfängern angezeigt werden?
- Wenn Ja → Nutzen Sie das Cc-Feld.
Wenn Nein:
- Möchten Sie die Privatsphäre des Adressaten schützen?
- Soll der Adressat heimlich mitlesen können?
→ Nutzen Sie das Bcc-Feld.
Die Carbon Copy wird auch als Höflichkeitskopie bezeichnet, da sie ein wichtiges Tool ist, um die Etiquette im geschäftlichen E-Mail-Verkehr aufrechtzuerhalten.
Cc-Empfänger können Vorgesetzte, Geschäftspartner, Kollegen, Verbündete oder Vereinsmitglieder sein. In E-Mail-Verteilergruppen wird die Cc-Funktion nur dann gebraucht, wenn sich die Empfänger der Nachricht untereinander kennen. Wenn Sie Werbe-Mails, Newsletter oder öffentliche Rundschreiben an Kontakte versenden, die keine Beziehung zueinander pflegen (z.B. Abonnenten oder Kunden), sollten Sie das Bcc-Feld nutzen.
Tragen Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger stets mit Sorgfalt ein – in bestimmten Fällen kann es fatale Folgen haben, wenn Sie das Cc-Feld mit dem Bcc-Feld verwechseln!
Noch einmal zusammengefasst…
- Cc-Empfänger erhalten dieselbe Nachricht wie An-Empfänger, sind aber nicht direkt adressiert.
- Die Carbon Copy dient der Kenntnisnahme seitens Dritter – von den Cc-Empfängern wird in der Regel keine Antwort erwartet.
- Die E-Mail-Adressen der Cc-Empfänger sind für alle öffentlich sichtbar.
- Beim geschäftlichen E-Mail-Austausch erhöht die Cc-Funktion die firmeninterne Transparenz.