Haben Sie sich schon mal mit dem E-Mail-Header genauer befasst? Beim Verfassen einer neuen Mail finden Sie ganz oben drei Adressfelder vor, die zur Adressierung von Empfängern dienen: ´
- “An” – Dieses Feld haben Sie sicherlich schon millionenfach ausgefüllt, ohne den anderen Feldern darunter viel Aufmerksamkeit zu widmen. Stimmt’s?
- “Cc” – In diesem Feld tragen Sie die E-Mail-Adressen von Personen ein, die eine Kopie der gesendeten Nachricht erhalten sollen.
- “Bcc” – Dieses Adressfeld wird am seltensten benutzt und muss in manchen E-Mail-Programmen erst ausgeklappt werden. Wir möchten in diesem Beitrag klären, was es damit auf sich hat und in welchen Situationen Sie einen Bcc-Empfänger eintragen sollten.
Was bedeutet Bcc?
Die Abkürzung steht für den Begriff “Blind Carbon Copy”, zu Deutsch Blindkopie. Das Wort “Carbon” hat hierbei nichts mit fossilen Rohstoffen zu tun, sondern bezieht sich auf das Kohlepapier oder Durchschreibepapier, welches unter ein normales Blatt Papier gelegt wird, um beim Schreiben sogleich eine Zweitschrift anzufertigen. Besonders häufig wird das Kohlepapier beim Ausstellen von Belegen herangezogen.
Wenn Sie einen Empfänger in das Bcc-Feld eintragen, erhält dieser eine Kopie der versendeten Nachricht. Sie machen damit deutlich, dass die E-Mail nicht direkt an die jeweilige Person gerichtet ist, jedoch von ihr wahrgenommen werden sollte. Sie gehen also keine Unterhaltung mit dem Bcc-Empfänger ein, sondern möchten diesen über das Geschriebene und Gesendete informieren.
Anders als ein Cc-Empfänger bleibt ein Bcc-Empfänger allen anderen Adressaten verborgen. Keiner der Mitempfänger wird erfahren, dass Sie eine Kopie der Mail an die jeweilige Personen ausgesandt haben. Deshalb heißt es “Blindkopie”.
So werden Blindkopien technisch umgesetzt
Mail-Server und E-Mail-Programme verarbeiten die Informationen im Bcc-Feld mitunter sehr unterschiedlich, da die Vorgehensweise nicht standardisiert ist.
Folgendes Verfahren ist für die meisten Mail-Server typisch:
Die Bcc-Zeile wird aus dem E-Mail-Header entfernt, bevor der Mail-Server die Nachricht an die adressierten Kontakte im An-, Cc- und Bcc-Feld verschickt. Die Informationen, die Sie im Bcc-Feld eingetragen haben, werden an keinen der Empfänger weitergeleitet.
Die Personen, die via Bcc adressiert wurden, erhalten ebenso wie die Cc-Empfänger eine Kopie der Nachricht und können wie alle anderen Adressaten auch die E-Mail-Adressen einsehen, die im An-Feld und im Cc-Feld eingetragen wurden. Die Bcc-Empfänger wissen aber selbst nicht, dass sie lediglich eine Blindkopie erhalten haben.
Die Unkenntnis der Bcc-Empfänger darüber, dass sie für alle anderen Empfänger unsichtbar ist, birgt eine gewisse Gefahr: Wenn sie nämlich die Funktion “Allen Antworten” nutzen, wird ihre Antwort-Mail sowohl an den Absender als auch an die Kontakte im An- und Cc-Feld verschickt. So offenbaren sich die Bcc-Empfänger als solche und stiften Verwirrung. Sie als Absender könnten dann schnell ins Fettnäpfchen treten.
In Einzelfällen können die Mail-Server auch nach folgenden, abweichenden Verfahren vorgehen:
- Die Kontaktinformationen im Bcc-Feld werden zwar gelöscht, allerdings wird die leere Bcc-Zeile im E-Mail-Header übermittelt. So ist für die Empfänger ersichtlich, dass Dritte im Bcc-Feld adressiert wurden – sie wissen nur nicht, wer.
- Die Bcc-Zeile wird nur bei den Kontakten im An- oder Cc-Feld entfernt. Bcc-Empfänger können die Bcc-Zeile mit ihrer eigenen Adresse oder – im ungünstigsten Fall – mit allen anderen Adressen aus dem Bcc-Feld einsehen.
Wann ist es sinnvoll, eine Blindkopie zu versenden?
Das Versenden einer Blind Carbon Copy an Dritte ist in bestimmten Kommunikationssituationen sinnvoll und dient vor allem dem Schutz der Bcc-Empfänger.
- Datenschutz: Indem Sie eine Blindkopie versenden, halten Sie die Kontaktadressen der Bcc-Empfänger verdeckt – für den Fall, dass diese nicht damit einverstanden sind, dass ihre E-Mail-Adressen für alle Mitempfänger sichtbar werden.
- Spam-Prävention: Sie bewahren die Empfänger von Rundschreiben davor, von Spammern attackiert zu werden – diese nutzen die sichtbaren E-Mail-Adressen nämlich allzu gerne, um sie in ihre eigenen Verteilerlisten aufzunehmen.
- Virenschutz: Ebenso schützen Sie die Empfänger von Rundschreiben vor Malware. Falls sich Cyberkriminelle für Ihren Newsletter eingetragen haben, würden diese nämlich Hunderte von E-Mail-Adressen auf dem Präsentierteller serviert bekommen.
Das Bcc-Feld macht Sinn, wenn Sie im geschäftlichen Umfeld standardisierte Mails (Newsletter, Werbemails, Festtagsgrüße, Einladungen etc.) an eine Vielzahl von verschiedenen, sich untereinander unbekannten Personen verschicken. Das sind z.B. Ihre Kunden, Geschäftspartner, Zulieferer und Abonnenten. Das Bcc-Feld verhindert, dass Sie Kontaktadressen fahrlässig weitergeben und für alle sichtbar aufführen.
Sie können die Blind Carbon Copy auch verwenden, wenn Sie ein Rundschreiben an einen kleineren Personenkreis aussenden (z.B. Eltern einer Schulklasse, Vereinsmitglieder) und nicht möchten, dass die Personen untereinander in Kontakt treten können.
Die Bcc-Funktion ist damit eine Alternative zum offenen E-Mail-Verteiler.
Wann sollten Sie auf die Blindkopie besser verzichten?
Blindkopien und Transparenz – diese beiden Dinge passen nicht zusammen. Bei der geschäftsinternen Kommunikation zwischen Kollegen und Vorgesetzten sollten niemals Blindkopien versendet werden. Die Bcc-Funktion ermöglicht nämlich das heimliche Mitlesen von E-Mails seitens Dritter, sofern der Absender dies so wünscht.
Gerade bei Verhandlungen, Diskussionen und Problembehebungen ist es wichtig, dass alle Empfänger wissen, wer den Inhalt der Nachricht einsehen kann. Falls die Empfänger erst im Nachhinein erfahren, dass es auch Bcc-Empfänger gab, könnten sie sich hintergangen fühlen.
Wenn Sie also eine E-Mail an Personen innerhalb Ihrer Organisation schicken, sollten Sie das An-Feld oder das Cc-Feld im E-Mail-Header nutzen. Falls Sie dennoch eine Person per Bcc adressieren, sollten Sie explizit auf diesen Umstand hinweisen, um nicht das Vertrauen der anderen Empfänger zu brechen. Sinnvoll ist dies z.B., wenn Sie den Bcc-Empfänger bewusst aus längeren Diskussionen heraushalten wollen: Der Bcc-Empfänger kann zwar Ihre Nachricht lesen, erhält jedoch keine der Antworten, die von den anderen Empfängern in der Folge ausgesandt werden.
Noch einmal zusammengefasst…
- Das Bcc-Feld im E-Mail-Header dient zur Adressierung von Kontakten.
- Die E-Mail-Adressen im Bcc-Feld werden nicht weitergeleitet und sind für keinen der Empfänger sichtbar.
- Die Bcc-Funktion dient dem Schutz der Privatsphäre. Im Marketing wird das Bcc-Feld oft für standardisierte Nachrichten (z.B. Newsletter) eingesetzt, da man die E-Mail-Adressen der Empfänger verbergen möchte.
- Mit einer Blind Carbon Copy können Absender anonyme Dritte in eine Unterhaltung mit einbeziehen bzw. sie verdeckt über E-Mail-Inhalte informieren.
- Bcc-Empfänger wissen oftmals nicht, dass sie eine Blindkopie erhalten haben. Wenn sie auf “Allen antworten” klicken, könnten sie sich als heimliche Mitleser outen.
- Wer das Bcc-Feld für die firmeninterne Kommunikation nutzt, verstößt gegen die Etikette und ist ganz einfach unkollegial.