Auch das E-Mailen will gelernt sein – vor allem dann, wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse für geschäftliche Zwecke verwenden und jeden Tag mit wichtigen Personen, die Sie nicht persönlich kennen und von denen Ihre berufliche Zukunft abhängen könnte, in Kontakt stehen. Hier sind die wichtigsten Tipps, wie Sie eine Business E-Mail korrekt beginnen und beenden.
1. Kennen Sie Ihr Zielpublikum
Ein Adressat, der Ihnen persönlich unbekannt ist, birgt die größte Herausforderung bei der Wahl der Anrede und des Schreibstils. Wichtig hierbei ist, im Voraus ein wenig zu recherchieren. Wenn Sie eine Präsentation halten oder zu einem Vorstellungsgespräch erscheinen, wissen Sie im besten Fall genau, auf welche Art von Personen Sie treffen werden. Denn davon hängt ab, welche Wörter Sie gebrauchen (komplex-fachliche oder umgangssprachliche?) und wie Sie sich verhalten. Genau so müssen Sie vorgehen, wenn Sie eine E-Mail an ein unbekanntes Publikum schreiben. Versuchen Sie, den Namen und Titel der adressierten Person herauszufinden. Falls dies unmöglich ist, entscheiden Sie, ob Sie mit einem einfachen „Hallo“ oder einem formellen „Sehr geehrte Damen und Herren“ beginnen. Schreiben Sie z.B. an eine StartUp-Firma, würden Sie ersteres erwägen; beim Kontakt mit Behörden zweitere Variante wählen.
Falls Sie Ihre Stammkunden über eine wichtige Änderung informieren, einen Newsletter verschicken oder ein professionelles Team kontaktieren, müssen Sie mit Ihrer E-Mail mehrere Personen gleichzeitig ansprechen. Auch hier gilt: Machen Sie gemeinsame Charakteristika Ihres Publikums aus und entscheiden Sie entsprechend, welchen Umgangston Sie wählen. Schreiben Sie z.B. an eine Studentengruppe, fällt der Ton weniger formal aus als wenn Sie eine Gruppe von Anwälten kontaktieren.
2. Formeller vs. informeller Schreibstil
Vor einigen Jahren haben wir alle noch eingetrichtert bekommen, geschäftliche Korrespondenzen jeder Art formell auszugestalten. Doch heutzutage wird man schnell als steif, konservativ und altmodisch wahrgenommen, wenn man „zu formell“ ist. Vor allem junge Firmen, Kunden und Geschäftspartner ziehen es vor, zwanglos miteinander zu kommunizieren – ein „Hallo“ oder „Bis dann“ werden längst nicht mehr als unhöflich und respektlos empfunden.
Sie sollten demnach herausfinden, wie der Umgangston innerhalb der Organisation, die Sie adressieren, ist. Im besten Fall haben Sie bereits eine E-Mail von der Firma im Postfach herumliegen, sodass Sie nachschauen können, ob die Nachricht eher formell oder informell klingt. Wenn sich die adressierte Person auf der Firmenwebseite mit ihrem Vornamen vorstellt oder in einer vorangegangenen Nachricht mit ihrem Vornamen unterzeichnet hat, sollten Sie auch dabei bleiben.
Das größte Problem beim E-Mailen ist, dass Ihre Körpersprache im Verborgenen bleibt. Ihre Adressaten sehen nicht, ob Sie sympathisch lächeln oder grimmig dreinschauen. Viele E-Mail-Absender vergessen die persönliche Komponente im geschäftlichen Nachrichtenverkehr und wirken dann unhöflich und uninteressiert. Es lohnt sich deshalb immer, einen Satz wie
- Ich hoffe, Du hast einen guten Tag
- Ich wünsche einen erfolgreichen Start in die Woche
- Ich freue mich, wieder von Ihnen zu hören
am Ende einzufügen. Ebenso empfehlenswert ist es, nach informeller Anrede ein kurzes „Wie geht’s Dir?“ folgen zu lassen.
3. Der perfekte Anfang einer Business E-Mail
Die Betreffzeile, die Anrede und der erste Satz sind die wichtigsten Elemente in einer E-Mail, denn sie entscheiden oftmals darüber, ob Ihre Nachricht überhaupt gelesen und ernst genommen wird. Als Anrede können Sie sich zwischen folgenden Alternativen wählen:
- Sehr geehrte Frau … / Sehr geehrter Herr … / Sehr geehrte Damen und Herren
- Liebe Frau … / Lieber Herr …
- Guten Tag
- Hallo
Wobei Sie erstere beide Varianten im Zweifelsfall für Adressaten verwenden sollten, die eine Autoritätsposition innehaben oder älter sind als Sie. Unter Umständen kann auch ein informelles „Hi“ die richtige Wahl sein – dann sollten Sie aber sicher sein, dass Ihr Adressat einen umgangssprachlichen Ton bevorzugt. Auf keinen Fall sollten Sie E-Mails mit „Hey“, „Was geht“, „Huhu“ o.ä. beginnen. Das gehört nur in Ihre persönlichen Nachrichten.
Beginnen Sie Ihre Nachricht keinesfalls mit „Sie kennen mich nicht, aber…“ oder „Mein Name ist Christopher und ich bin Marketingspezialist“. Stattdessen sollten Sie direkt zum Punkt kommen und so etwas schreiben wie „Auf diesem Wege möchte ich Sie gerne zum jährlichen Firmenmeeting am 11. Juni einzuladen“. Um das Interesse des Adressats zu wecken, lohnt sich auch oftmals eine Frage wie „Haben Sie bereits Pläne für diesen Sommer gemacht?“. Falls Sie jemandem schreiben, den Sie von einer Publikation, einer Präsentation o.ä. „kennen“, können Sie sich gerne auf diese Tatsache beziehen, um eine Verbindung herzustellen. Denkbar sind auch Sätze wie „Ich sehe, dass Sie sich mit der Erforschung von … beschäftigen. Auch ich bin in diesem Bereich aktiv. Vielleicht ist mein Angebot interessant für Sie.“ Gaukeln Sie allerdings keine Verbindung vor, wo keine besteht.
4. Das perfekte Ende einer Business E-Mail
Das Ende einer Geschäfts E-Mail sollte aus folgenden Elementen bestehen:
- Grußformel: Die finalen Worte sind sehr entscheidend. Stiften Sie kein Unwohlsein bei Ihrem Gegenüber, indem Sie zu informell oder gar emotional werden. „Viele Grüße“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“ wurde zwar schon millionenfach geschrieben, ist aber immer noch die sicherste Wahl, um sich von Ihrem E-Mail-Partner zu verabschieden.
- Name: Wenn der Adressat Sie nicht kennt, sollten Sie Ihren Vor- und Nachnamen niederschreiben.
- Signatur: Eine Signatur gehört in jede geschäftliche E-Mail. Diese können Sie Sie bei Ihrem E-Mail-Provider anlegen und dann automatisch an den Schluss einer jeder Nachricht anfügen lassen. Mehr über E-Mail Signaturen lesen Sie hier.