Eine automatisierte Antwort auf eingehende Mails ist nicht nur bei vorübergehender Abwesenheit wichtig – bei einer künftig dauerhaften Abwesenheit infolge einer Kündigung ist sie unabdingbar.
Da ein E-Mail-Account und die damit verbundene Adresse Ihre digitale Identität definiert, müssen Sie nach der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses einige Dinge beachten. Für die Abwesenheitsnotiz nach einer Kündigung gelten im Grunde dieselben Regeln wie für die Abwesenheitsnotiz bei temporärer Unerreichbarkeit. Doch gibt es einige Punkte, auf die Sie gesondert Acht geben sollten.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie bei der Einrichtung und Formulierung einer Abwesenheitsnotiz im Falle einer Kündigung berücksichtigen sollten.
Warum ist es notwendig, eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen?
Viele moderne Berufe stützen sich fast ausschließlich auf die E-Mail-Kommunikation. In einem geschäftlichen E-Mail-Account befinden sich daher viele wichtige Kontakte, die nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht verloren gehen sollten. Dies ist bei Berufen mit hoher Kundenkorrespondenz ganz besonders wichtig.
Der persönliche Telefonanschluss eines ausgeschiedenen Mitarbeiters lässt sich meist problemlos umleiten. Bei der E-Mail sieht das anders aus: Aufgrund von Datenschutzbestimmungen können die eingehenden Mails nicht einfach weitergeleitet werden. Ohne Autoresponder bleiben neue Anfragen daher im schlimmsten Fall unbeantwortet.
Den E-Mail-Account zu löschen, ist auch keine Lösung, denn: Die Absender erhalten in diesem Fall nur eine Fehlermeldung, dass ihre Nachricht nicht zugestellt wurde – sie wissen allerdings nicht, was der Grund dafür ist und an wen sie sich stattdessen wenden können.
| Gut zu wissen…
Eine Abwesenheitsnotiz bei Kündigung kann entweder von dem ausscheidenden Mitarbeiter selbst, oder – falls dieser keinen Zugriff mehr auf den E-Mail-Account hat – von einem Verantwortlichen verfasst werden. |
Sie haben bereits eine Abschiedsmail verschickt? Auch dann sollten Sie an Ihrem letzten Arbeitstag eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Denn nicht immer erreicht die Abschiedsnachricht all diejenigen Personen, die mit Ihnen in Zukunft Kontakt aufnehmen wollen. Zudem kann es vorkommen, dass ein treuer Firmenkunde an Ihre frühere Geschäfts-Adresse schreibt, weil er schlichtweg vergessen hat, dass Sie nicht mehr für das Unternehmen tätig sind.
Was sollte eine Abwesenheitsnotiz bei Kündigung enthalten?
Nicht immer macht es unter allen beruflichen Kontakten die Runde, wenn ein früherer Ansprechpartner den Arbeitsplatz verlassen hat. Das bedeutet, dass der betriebliche E-Mail-Account nach wie vor wichtige Nachrichten empfängt, auch wenn dieser nicht mehr genutzt wird. Deshalb sollte aus der Abwesenheitsnotiz hervorgehen, dass der Empfänger nicht länger für das Unternehmen tätig ist und die E-Mail weder beantworten noch weiterleiten kann.
Damit eingehende Anfragen bearbeitet werden können, sollte die Abwesenheitsnotiz die Kontaktdaten eines neuen Ansprechpartners bzw. des Nachfolgers enthalten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer).
In jedem Fall sollte die Abwesenheitsnotiz bei einer Kündigung sachlich und professionell formuliert sein, und dem Tonfall des Unternehmens entsprechen.
Was sollte eine Abwesenheitsnotiz bei Kündigung nicht enthalten?
Verzichten Sie darauf, auf die Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses einzugehen, oder gar den ehemaligen Mitarbeiter bzw. den früheren Arbeitgeber in ein schlechtes Licht zu rücken. Auch wenn eine Kündigung manchmal hässlich verlaufen kann, sollten Sie keine Kritik ausüben und keine Schuldzuweisungen machen.
Zudem ist davon abzusehen, den neuen Arbeitgeber zu nennen oder auf die private bzw. neue berufliche E-Mail-Adresse zu verweisen. Möglichkeiten, Sie zukünftig zu kontaktieren, werden üblicherweise in der Abschiedsmail aufgeführt, die Sie vor Ihrem Weggang gezielt an Kunden und Kollegen versenden. Es gibt aber natürlich Ausnahmen: In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, in der Abwesenheitsnotiz die neue Stelle und die damit verbundene E-Mail-Adresse anzugeben – etwa, wenn Sie zu einem Tochterunternehmen wechseln und dies vorher mit Ihrem Arbeitgeber so abgesprochen haben.
Beispiele für einen gelungenen Autoresponder
Beim Verfassen einer automatisierten Antwort für eine nicht länger genutzte E-Mail-Adresse ist zu unterscheiden, ob die Abwesenheitsnotiz vom Inhaber des E-Mail-Accounts oder von einer dritten Person, welche die Zugriffsrechte für den Account besitzt, verfasst wird.
Wir geben Ihnen für beide Fälle Vorlagen, an die Sie sich im Zweifelsfall halten können.
| Eigene Abwesenheitsnotiz verfassen |
| Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin seit dem XX.XX.XX nicht mehr für (Name des Unternehmens) tätig, weshalb ich Ihre E-Mail leider nicht persönlich beantworten kann. Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen an (Vorname, Nachname), die/der Ihnen per E-Mail an nachfolger@beispiel.de oder telefonisch unter (Telefonnummer) gerne weiterhilft. Beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet wird. Mit freundlichen Grüßen, (Ihr Name) |
| Abwesenheitsnotiz für einen ehemaligen Mitarbeiter verfassen |
| Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Herr/Frau (Vorname, Nachname) ist seit dem XX.XX.XX nicht mehr für (Name des Unternehmens) tätig und kann Ihre E-Mail daher nicht persönlich beantworten. Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen an (Vorname, Nachname), die/der Ihnen per E-Mail an nachfolger@beispiel.de oder telefonisch unter (Telefonnummer) gerne weiterhilft. Beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet wird. Mit freundlichen Grüßen, (Name des Unternehmens) |
Noch einmal zusammengefasst…
- Eine Abwesenheitsnotiz ist bei einer Kündigung unverzichtbar, damit Anfragen von Kunden oder Geschäftspartnern weiterbearbeitet werden können.
- Wenn der ausgeschiedene Mitarbeiter den Autoresponder nicht selbst eingerichtet hat, sollte ein Verantwortlicher des Unternehmens dies übernehmen.
- In der Abwesenheitsnotiz bei Kündigung ist unbedingt die Nachfolge zu klären, damit sich die Absender an die richtige E-Mail-Adresse wenden können.
Sonstige Details rund um die Kündigung sollten nicht kommuniziert werden, um einen seriösen Auftritt zu bewahren.