Business E-Mail mit Microsoft 365

Sie kennen sicherlich das Standard-Paket von Office mit den klassischen Desktopanwendungen für die Textverarbeitung, Tabellenkalkulation usw. So gut wie jeder Windows-Nutzer hat schon einmal eine solche Softwarelizenz für Office erworben. Nachdem das Paket über Jahre hinweg kontinuierlich erweitert wurde, löst Microsoft 365 dieses nun allmählich ab. Es handelt sich sozusagen um eine Weiterentwicklung der traditionellen Softwarelizenz und wird wie ein Abo gehandhabt.

Microsoft 365 bietet moderne Lösungen für das Büroumfeld und deckt mit seinem riesigen Funktionsumfang so gut wie alle Anforderungen ab, die Unternehmen an eine Software stellen. Je nachdem, ob Sie ein Paket für Privatpersonen oder ein Paket für Firmen abonnieren, haben Sie Zugriff auf unterschiedliche Anwendungen und Online Services. Die Klassiker wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access und OneDrive sind stets enthalten. Bei den Business-Paketen kommen zusätzliche Dienste hinzu, welche die interne Zusammenarbeit und Kommunikation erleichtern. Mit Exchange bietet das Business Premium-Paket schließlich auch ein eigenes Domain E-Mail Hosting an.

Microsoft 365 enthält die typischen Office-Anwendungen zwar auch als Desktopversion, wird aber vorrangig als Online-Version genutzt. Das ist insbesondere für Firmen interessant, die ihre Dokumente miteinander teilen und produktiv zusammenarbeiten möchten. Um Wartungsarbeiten, Aktualisierungen und Datensicherungen müssen Sie sich nicht sorgen – dies obliegt der Verantwortung von Microsoft.

Wer ohne eigenen Mail-Server eine geschäftliche E-Mail-Adresse einrichten möchte, hat zwei Möglichkeiten: Microsoft 365 zu nutzen oder einem Hosted Exchange Anbieter zu vertrauen.

Entscheidet man sich für Hosted Exchange, ist der Anbieter dafür verantwortlich, den Mail-Server zu betreiben und diesen überall und jederzeit zur Verfügung zu stellen. Daten und Postfächer befinden sich in der Cloud, wodurch sie von jedem Gerät aus abgerufen werden können und nicht verloren gehen. Sämtlicher technischer Aufwand wird vom Anbieter übernommen, sodass Firmen und Selbstständige hierfür keinen eigenen IT-Experten benötigen.

Hosted Exchange

Bei Hosted Exchange steht die E-Mail-Funktion ganz klar im Vordergrund. Als Nutzer behalten Sie die Kontrolle über Ihre Inhalte sowie über sämtliche Veränderungen und Optionen – alles erfolgt in Absprache mit Ihrem Anbieter.

Viele E-Mail-Nutzer wählen einen deutschen Anbieter für die professionelle E-Mail. Dadurch erhoffen sie sich einen besseren Support und sind beruhigt, dass sich die sensiblen Daten in einem Rechenzentrum im Inland befinden. Da es sich bei Hosted Exchange um keinen „gesichtslosen" Weltkonzern wie Microsoft handelt, fühlen sich viele Kunden besser betreut.

Hosted Exchange bietet maßgeschneiderte Lösungen für Firmen mit individuellen Bedürfnissen. Die Services kommen dabei nicht als Komplettpaket, sondern werden nach Bedarf hinzugebucht – man zahlt nur für das, was man auch wirklich braucht. Allerdings fallen die Kosten für Hosted Exchange im Vergleich zu Microsoft 365 meist ein wenig höher aus.

Microsoft 365

Microsoft 365 ist eine umfangreiche Software- und Cloud-Lösung von Microsoft. Die Funktionalität umfasst weit mehr als nur das E-Mail Hosting. In der Tat ist der Microsoft Exchange-Dienst nur einer von vielen, die im Business-Paket von Microsoft 365 enthalten sind. Dadurch erhalten Unternehmen jede Menge Apps, an denen sie sich austoben können.

Ein Wermutstropfen von Microsoft 365 ist der Support. Gerade Privatpersonen und Kleinunternehmen erhalten keine persönliche Unterstützung, wie es bei einem Hosted Exchange-Anbieter der Fall wäre. Sie können meist nur Hilfeartikel durchlesen oder das Community-Forum befragen. Die wettbewerbsfähigen Preise, die regelmäßigen Updates / Erweiterungen und die generell hohe Innovationskraft sprechen allerdings für Microsoft 365.

Wenn Sie das aktuellste Software-Paket Office 2016 erwerben, können Sie diverse Desktopanwendungen auf Ihrem PC installieren. Die erstellten Dateien lassen sich ausschließlich lokal bearbeiten. Wenn Microsoft dann in ein paar Jahren eine aktualisierte Version herausbringt, müssten Sie ein neues Software-Paket kaufen, um up-to-date zu sein.

Microsoft 365 enthält ebenso wie Office 2016 die klassischen Anwendungen für Ihren PC und Mac. Diese können Sie auf bis zu fünf Geräten nutzen. Bei einem Update seitens Microsoft bekommen Sie automatisch die jeweils neuesten Versionen bereitgestellt. Der entscheidende Vorteil von Microsoft 365 sind allerdings die webbasierten Services.

Die Microsoft 365 Pakete für Firmen umfassen alle klassischen Anwendungen zur Erstellung, Bearbeitung und Präsentation von Inhalten. Darüber hinaus stehen mit Outlook und Exchange Programme für die Nutzung Ihrer eigenen E-Mail-Domain bereit. Pro Nutzer gibt es 1 TB Speicher auf OneDrive.

Die Business-Pakete richten sich an kleine und mittelständische Unternehmen mit maximal 300 Mitarbeitern. Microsoft 365 ist daher ideal für den deutschen E-Mail Mittelstand.

Der kostengünstigste Weg ist natürlich, Microsoft 365 direkt bei Microsoft zu bestellen.

Denken Sie allerdings daran, dass Microsofts Support bei der Einrichtung und Problemlösung begrenzt ist. Wer hierbei von Experten unterstützt werden möchte, sollte sich an einen Hosting-Anbieter wie IONOS, STRATO, Domainfactory oder Host Europe wenden. Diese bieten neben ihren eigenen Hosted Exchange-Paketen auch Microsoft 365-Pakete an und fungieren dann quasi als Mittelmänner.

Die Einrichtung von Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen ist gar nicht so schwer. Von Microsoft direkt existiert ein Dokument mit der genauen Vorgehensweise, und das größtenteils auch in deutscher Sprache. Zu der verständlichen Schritt-für-Schritt Anleitung von Microsoft inklusive Grafiken und Videos geht es hier.

Achten Sie darauf, den richtigen Tab auszuwählen – je nachdem, ob Sie Business Basic, Business oder Business Premium nutzen.

Sie besitzen eine eigene Domain für die Geschäfts E-Mail-Adresse und möchten diese im Zusammenhang mit Microsoft 365 nutzen? Um dies zu erreichen, müssen Sie im Microsoft Admin Center Ihre Domain hinzufügen. Das können Sie nur tun, wenn Sie globaler Administrator eines Business Plans von Microsoft 365 sind. Die Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung finden Sie hier.

Wenn Sie Ihre Domain bei GoDaddy oder IONOS registriert haben, kann Microsoft 365 die Einrichtung automatisch binnen Minuten vornehmen. Wenn Sie die DNS-Einträge nicht von Microsoft 365 verwaltet haben möchten, sondern selbst konfigurieren wollen, ist es ein klein wenig aufwendiger.

Sie sind der Meinung, dass Microsoft 365 besser für Sie geeignet ist als Hosted Exchange? Dann haben Sie nun mehrere Möglichkeiten, um eine erfolgreiche Migration durchzuführen:

1. Postfächer aus dem Exchange Server zu Microsoft 365 bringen:

   Hierbei werden sämtliche E-Mails, Kalender- und Kontaktinformationen bewegt.

2. Den Microsoft 365 Importdienst nutzen:

   Das ist bei der Migration vieler großer PST-Dateien sinnvoll.

3. E-Mails aus einem IMAP-fähigen E-Mail-System zu Microsoft 365 bringen:

   Hierbei werden nur die Elemente aus den E-Mail-Ordnern bewegt. Sie müssen im Vorhinein für jeden Nutzer ein Postfach anlegen.

4. Nutzer ihre eigenen Postfachinformationen importieren lassen
5. Einen Drittanbieter / Partner für die Migration verwenden

Firmen ohne eigenen Mail-Server müssen sich früher oder später entscheiden, ob sie ihre E-Mails mit Hosted Exchange verwalten oder das komplette Microsoft 365-Paket buchen. Wer das Microsoft 365-Abonnement bucht, erhält Zugriff auf den Exchange Server – quasi das Non-Plus-Ultra in Sachen E-Mail-Servern – und kann eine Vielzahl von Anwendungen online wie offline nutzen.

Microsoft 365 bietet also nicht nur Domain E-Mail Hosting an, sondern stellt eine komplette Infrastruktur für moderne Büroarbeiten bereit. Firmen können dank Microsoft 365 ihre Geschäftsprozesse optimieren und erheblich an Kosten sparen. Mitarbeiter bleiben selbst beim ortsunabhängigen Arbeiten auf dem aktuellsten Stand. Die Zusammenarbeit, der Austausch und die Produktivität werden gefördert.

In punkto Preis-Leistungs-Verhältnis und Funktionsumfang ist Microsoft kaum zu schlagen. Deshalb sind die Business-Pakete von Microsoft 365 auch in unserem Business Mail Vergleich zum Testsieger gekürt worden.