Business E-Mail über Hosted Exchange

Hosted Exchange wird seit vielen Jahren als Business Mail Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Selbstständige umworben. Hosted Exchange gibt Ihnen viel Entscheidungsfreiheit und ein hohes Maß an Kontrolle über Ihre E-Mail-Infrastruktur - ohne, dass Sie ein eigenes Rechenzentrum betreiben müssen.

Große Firmen mit ausreichend Budget und Know-How besitzen in der Regel eigene Hardware mit einem installierten Exchange-Server. Durch die lokale Sicherung der Daten ist der volle Datenschutz bei der E-Mail-Kommunikation gewährleistet. Das IT-Personal kümmert sich um die Pflege der Postfächer, Virenscanner und Spamfilter, sowie um die Fehlerbehebung und um die Aktualisierung der Software. Das alles ist mit hohen Investitionen und mit viel administrativem Aufwand verbunden.

Viele mittelgroße und kleine Unternehmen, StartUps und Freiberufler können sich das natürlich nicht leisten. Sie überlassen die Administration daher lieber dem Fachpersonal eines Hosted Exchange Providers. Während der Provider sämtliche anstehenden Aufgaben übernimmt, um den reibungslosen Betrieb des Exchange Servers sicherzustellen, können sich die Kunden auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren. Neben der professionellen E-Mail gehören Kalender, Aufgaben-Übersichten und Adressbücher zum Hosted Exchange Angebot dazu.

Hosted Exchange: Managed Server statt eigener Server

Ein Managed Server bietet dem deutschen Mittelstand alle Vorzüge eines eigenen Mail Servers ohne den Administrationsaufwand. Sie können Ihre eigene E-Mail Domain nutzen und darauf aufbauend eine Firmen E-Mail-Adresse erstellen. Doch nicht nur das: Sie können beliebig viele Postfächer hinzufügen und dadurch jedem Ihrer Mitarbeiter eine geschäftliche E-Mail Adresse einrichten. Außerdem ist es möglich, vielfältige Einstellungen (Abwesenheitsnotizen, Weiterleitungen, Signaturen, Spamfilter etc.) vorzunehmen, von mehreren Geräten auf die Funktionen zuzugreifen und mit Ihrem Team zu kommunizieren. Und das, während Ihre Daten in einem deutschen Rechenzentrum abgesichert sind! Bei der Nutzung eines Managed Servers profitieren Sie von einem professionellen Kundensupport und fühlen sich gut betreut.

Microsoft 365 enthält die typischen Office-Anwendungen zwar auch als Desktopversion, wird aber vorrangig als Online-Version genutzt. Das ist insbesondere für Firmen interessant, die ihre Dokumente miteinander teilen und produktiv zusammenarbeiten möchten. Um Wartungsarbeiten, Aktualisierungen und Datensicherungen müssen Sie sich nicht sorgen – dies obliegt der Verantwortung von Microsoft.

Firmen mit einem Inhouse Server (auch On-Premise Exchange Server genannt) betreiben ihr eigenes Rechenzentrum und verfügen über IT-Fachpersonal, das sich um den Betrieb des Servers kümmert.

Bei einem Managed Server werden diese Aufgaben outgesourct: Der E-Mail Server liegt in der Hand von externen Fachkräften und die Leistungen sind über eine Cloud abrufbar. Dies nennt man auch "Hosting als Service".

Sie fragen sich noch immer, welche Business Mail Lösung die richtige für Sie ist? Nach einem Blick auf unsere Vergleichstabelle sollten keine Zweifel mehr bestehen!

Microsoft 365 und G Suite sind die Cloud-Lösungen von Microsoft bzw. Google und definieren sich als "Produktivitätssoftwares". Sie bieten ein ganzes Portfolio an Apps für diverse Geschäftsanforderungen wie z.B. Tabellenkalkulation, Textverarbeitung, Webhosting, Videokonferenzen, Instant-Messaging usw.

Für die professionelle E-Mail stellt Microsoft 365 den Exchange Server in Verbindung mit Microsoft Outlook bereit, während G Suite auf das altbewährte Gmail setzt. Die Daten werden stets in einer Cloud gespeichert (OneDrive bzw. Google Drive) und synchronisiert. Allerdings ist auch der Offlinebetrieb möglich.

Die Hosted Exchange Anbieter stützen sich ebenso wie Microsoft 365 auf den Exchange Server von Microsoft. Ein grundlegender Unterschied besteht daher im Leistungsumfang. Hosted Exchange Anbieter konzentrieren sich auf die Business E-Mail und bieten spezialisierte Pakete für individuelle Bedürfnisse an.

Bei Hosted Exchange Anbietern hingegen stehen die Themen Sicherheit und Kundenservice im Vordergrund. Dank einer hohen Transparenz, den vielfältigen Unterstützungsleistungen und dem Vorhandensein von Ansprechpartnern fassen Unternehmen schneller Vertrauen in die europäischen Anbieter.

Die Wahl des Anbieters für Ihr zukünftiges Hosted Exchange E-Mail Konto ist ein wichtiger Schritt nach vorne. Diese Entscheidung sollte nicht leichtfertig gefällt werden.

Empfehlung

Microsoft Exchange 2021

8,00 € /Monat

• 50 GB Speicher
• Outlook 2021 inklusive
• Outlook Webapp
• Team-Features (Kalender, Kontakte)
• Deutsche Rechenzentren

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Host Europe Premium

9,99 € /Monat

• 25 GB Speicher
• Outlook inklusive
• Gemeinsame Kalender & Kontakte
• Tägliche Datensicherung
• Einrichtungsgebühr: 9,99 €

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HostedExchange L

12,99 € /Monat

• Unbegrenzter Speicher
• Outlook inklusive
• Gemeinsame Kalender & Kontakte
• Exchange Server gemanaged
• Premium Viren- & Spamschutz

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Host Europe Basic

6,99 € /Monat

• 10 GB Speicher
• Gemeinsame Kalender & Kontakte
• Outlook Web App
• Tägliche Datensicherung
• Einrichtungsgebühr: 9,99 €

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HostedExchange M

8,99 € /Monat

• 15 GB Speicher
• Gemeinsame Kalender & Kontakte
• Outlook Web App
• Exchange Server gemanaged
• Premium Viren- & Spamschutz

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Wenn Sie sich in unserem E-Mail Domain Anbieter Vergleich für ein passendes Angebot entschieden haben, ist bereits der wichtigste Schritt getan. Wählen Sie nun aus, wie viele Postfächer Sie anfangs benötigen (Anzahl der Anwender) und welche Vertragslaufzeit Sie wünschen. Auch die Domain gilt es, festzulegen. In den meisten Paketen ist eine Domain mit .de, .eu, .com, .net oder .org-Endung mit inbegriffen. Sie können den angedachten Domainnamen auf Verfügbarkeit prüfen und Ihre Wunschdomain auswählen.

Nachdem Sie das Hosted Exchange Paket bestellt und sich im Kundencenter eingeloggt haben, können Sie mit der detaillierten Konfiguration beginnen. Der erste Schritt ist das Erstellen Ihrer E-Mail-Adresse, indem Sie die vollständige Adresse, den Anzeigenamen und das Passwort festlegen.

In Microsoft Exchange 2019 ist es übrigens nicht mehr möglich, Ihr Konto mit einer bereits vorhandenen E-Mail-Adresse zu nutzen, sodass Sie zwingend eine neue E-Mail-Adresse einrichten müssen.

Weitere Postfächer lassen sich auch nachträglich dem bestehenden Konto hinzufügen, sodass Ihr Unternehmen sorgenfrei wachsen kann!

Wenn Sie auf Ihr Hosted Exchange Konto nicht ausschließlich über Webmail zugreifen wollen, müssen Sie dieses außerdem in Microsoft Outlook einrichten und auf Ihrem Smartphone einrichten. Die Einrichtung in Outlook 2019 fällt besonders leicht, da sie durch Autodiscover automatisch erfolgt. Nachdem Sie sich mit Outlook verbunden und Exchange als Kontotyp ausgewählt haben, müssen Sie Autodiscover lediglich die Erlaubnis erteilen, Outlook in Ihrem Namen einzurichten.

Grundsätzlich stellt jeder Anbieter spezifische Anleitungen zur Einrichtung des Kontos bereit. Falls Sie dennoch auf Probleme stoßen, sind die Support-Teams gerne bereit, Ihnen weiterzuhelfen.

Beim Umzug Ihrer Daten von einer alten Umgebung auf das neue E-Mail Konto des Hosted Exchange Anbieters bekommen Sie natürlich vom Provider unter die Arme gegriffen. Dies kann als 1-zu-1 Support oder in Form einer ausführlichen Anleitung erfolgen. Um die Migration einzuleiten, müssen Sie die Konfiguration Ihres neuen E-Mail Kontos abgeschlossen haben.

Innerhalb von Outlook können Sie relativ einfach Daten aus einem bisherigen Postfach in Ihr neues Hosted Exchange Postfach importieren:

1. Klicken Sie in Ihrem alten Postfach unter den erweiterten Optionen auf den Menüpunkt "Exportieren"
2. Wählen Sie "In Datei exportieren" aus und sichern Sie die Daten in einer "Outlook-Datendatei (.pst)"
3. Wählen Sie die zu exportierenden Ordner und den Speicherort aus, sodass der Export beginnen kann
4. Öffnen Sie anschließend Ihr Hosted Exchange Postfach und wählen Sie unter dem Menüpunkt "Exportieren" die Aktion "Aus anderen Programmen oder Dateien importieren" aus
5. Wählen Sie die abgelegte .pst Datei aus und starten Sie den Import

HostEurope hat hierzu eine übersichtliche Anleitung zusammengestellt.

Viele Hosted Exchange Provider wie IONOS 1&1, HostEurope oder DomainFactory bieten auch Microsoft 365-Pakete mit verbessertem Service und Support an. Wenn Sie sich als Hosted Exchange Kunde später dazu entscheiden, mit Microsoft 365 arbeiten zu wollen, muss das Rad nicht neu erfunden werden: Immerhin ist auch im Office-Paket Microsoft Exchange mit enthalten! Damit ist ein Upgrade theoretisch möglich. Allerdings arbeiten die Anbieter noch daran, einen reibungslosen Wechsel sicherzustellen, sodass dies erst in Zukunft eine realistische Option sein wird.

… Zumindest dann, wenn Sie ein kleines bis mittelgroßes Unternehmen betreiben, in dem die E-Mail-Kommunikation der Weg zum Erfolg ist!

Der Microsoft Exchange Server ist aus der Business Welt nicht mehr wegzudenken. Um von ihm Gebrauch zu machen, müssen Sie sich glücklicherweise nicht von Microsoft abhängig machen, und auch kein eigenes Rechenzentrum finanzieren.

Hosted Exchange liefert einen messbaren Mehrwert für Professionelle, die für ihre Business Mail europäische Anbieter mit exzellentem Support und hohen Sicherheitsstandards bevorzugen.

Dank der großen Vielfalt an Hosting Anbietern für eine eigene Business E-Mail Domain haben Sie die Qual der Wahl. Mit unserem Anbieter-Vergleich können Sie schnell die richtige Entscheidung treffen.

Sie wünschen sich doch mehr Funktionen und Anwendungen für Ihr Team? Google und Microsoft sind die führenden Anbieter, wenn es um Out-of-the-Box-Lösungen für den Büroalltag geht. In unseren Leitfäden zu GSuite und zu Microsoft 365 können Sie mehr über die attraktiven Komplettpakete nachlesen.