Business E-Mail mit Google Workspace

2011 führte Google für Unternehmen eine Bezahlversion seiner bis dahin kostenlosen Apps ein, die "Google Apps for Business". 2016 änderte man den Namen in G Suite, und 2020 erfolgte die Umbenennung zu Google Workspace. Die Zahlen sprechen für sich: Im Jahr 2019 verzeichnete der Dienst 5 Millionen zahlende Kunden weltweit - 2026 sind es bereits über 10 Millionen!

In Google Workspace sind zahlreiche Google Apps für die Kommunikation, die Zusammenarbeit, die Datenspeicherung und die Verwaltung in ihrer Businessversion zusammengefasst. Die prominentesten von ihnen sind:

• Gmail (Business Mail)
• Kalender
• Google Chat
• Google Meet (Videokonferenzen)
• Drive (Cloudspeicher und Dateifreigabe)
• Docs (Textbearbeitung)
• Tabellen
• Präsentationen
• Formulare (Fragebögen erstellen)
• Notizen

Dank verschiedener Tools zur Kommunikation können Entscheidungen im Team schneller getroffen werden. Als umfangreiche Cloud-Software ermöglicht Google Workspace auch die Zusammenarbeit in Echtzeit. So können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, Änderungen nachverfolgen und diskutieren. Die Speicherung in Google Drive erfolgt automatisch, sodass Datenverluste beim Versagen der Hardware praktisch unmöglich sind.

Jeder, der ein Google Konto besitzt, kennt das vielfältige Angebot der Google Apps, welches kostenfrei zur Verfügung steht. Doch nur mit Google Workspace erhalten Unternehmer Zugriff auf die Vollversionen jener Apps. Außerdem kann man statt der normalen Gmail-Adresse nun endlich eine geschäftliche E-Mail Adresse nutzen! Weitere Vorteile sind der teilweise unbegrenzte Cloudspeicher, die erweiterten Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen sowie ein umfangreicher 24/7 Support.

Google Workspace eignet sich grundsätzlich für alle, die mit Gmail eine Firmen E-Mail Adresse erstellen wollen. Einen großen Nutzen aus den anderen Apps ziehen Teams, die überwiegend online arbeiten und deren Mitglieder im Home Office beschäftigt sind bzw. an verschiedenen Standorten sitzen. Die grenzübergreifende Zusammenarbeit von Mitarbeitern wird mit Google Workspace zum Kinderspiel.

Google Workspace bietet verschiedene Pakete für kleine wie große Unternehmen an. Die Preise sind pro Nutzer und Monat angegeben. Man kann jederzeit neue Nutzer hinzufügen oder auch wieder entfernen, sobald sich die Mitarbeiterstruktur verändert.

Sie möchten zunächst eine kleine Probephase durchlaufen? Das ist kein Problem, da Google Workspace die ersten 14 Tage eine kostenfreie Testversion zur Verfügung stellt!

Ja! Google ist dazu verpflichtet, die Datenschutz-Grundverordnung einzuhalten, die 2018 europaweit in Kraft getreten ist, und hat seine Bestimmungen dementsprechend angepasst. Sie können sich sicher sein, dass personenbezogene Daten bei der Nutzung der Google Cloud bestens geschützt sind. Detaillierte Infos zur DSGVO sind auf der offiziellen Seite der Google Cloud nachzulesen.

Um ein Google Workspace Konto einzurichten, ist es zwingend notwendig, dass Sie eine eigene E-Mail Domain besitzen. Falls Sie noch keinen Domainnamen für Ihr Unternehmen festgelegt und registriert haben, können Sie dies bei der Einrichtung nachholen.

Google wird Sie gleich zu Anfang fragen, ob Sie bereits eine eigene Domain besitzen oder eine neue erwerben möchten. Ist zweiteres der Fall, können Sie anschließend den gewünschten Domainnamen auf Verfügbarkeit prüfen. Die neu erstandene Domain können Sie künftig übrigens nicht nur für Ihre Business Mail, sondern auch für Ihre Webseite verwenden!

Wenn Sie Google Workspace mit einer bereits vorhandenen Domain nutzen wollen, ist als Nutzername Ihre übliche E-Mail-Adresse zu verwenden. Natürlich müssen Sie zunächst bestätigen, dass Sie auch wirklich der Inhaber der angegebenen Domain sind!

Die kostenlose Version von Gmail eignet sich wunderbar für den persönlichen Gebrauch und ist in manchen Fällen auch für Selbstständige noch zweckmäßig. Gmail wartet mit einigen tollen Funktionen auf. So können Sie z.B.:

• Ihren Posteingang konfigurieren und eingehende Nachrichten ordnen
• E-Mails offline beantworten
• E-Mails noch bis zu 30 Sekunden später zurückrufen
• Autokorrektur nutzen
• Benachrichtigungen und Erinnerungen aktivieren
• Vorlagen verwenden

Dem hingegen bietet die in Google Workspace enthaltene kostenpflichtige Version von Gmail greifbare Vorteile für Unternehmer:

1. Nur mit Google Workspace können Sie eine professionelle E-Mail mit eigener Domain nutzen
2. Sie können Nutzer administrieren
3. Sie können eine unbegrenzte Anzahl an Gruppen-E-Mail-Adressen für Abteilungen und Teams erstellen
4. Sie können für jede E-Mail-Adresse bis zu 30 Aliasse hinzufügen
5. Sie verfügen über doppelt so viel Speicherplatz (30 GB statt 15 GB)
6. Sie können Google Workspace mit Microsoft Outlook synchronisieren
7. Erweiterte Sicherheitsfunktionen verhindern Datenverluste
8. Der Server hat eine zu 99,9% garantierte Verfügbarkeit
9. Sie erhalten 24/7 Support

Das wohl wichtigste Argument für ein Gmail Business-Konto ist die Nutzung einer Geschäfts-E-Mail-Adresse. Wenn Sie Google Workspace nutzen, profitieren Sie aber nicht nur von einer leistungsfähigen Business Mail - Sie erhalten zusätzliche Apps, Funktionen und Verwaltungsmöglichkeiten dazu!

Die Admin-Konsole von Google Workspace ist der vielleicht wichtigste Ort in Ihrem Benutzerkonto, da Sie hier alle wichtigen Einstellungen zur Nutzung und Sicherheit vornehmen. Folgende Möglichkeiten bietet Ihnen der Admin-Bereich:

• Nutzer hinzufügen, bestehende Nutzer verwalten, Attribute zuweisen
• Ihr Unternehmensprofil ausfüllen
• Anfallende Gebühren einsehen und Lizenzen verwalten
• Berichte zur Nutzung der Google Workspace-Tools sowie zur Nutzeraktivität einsehen
• Die Nutzung der Google Workspace-Apps und weiterer Google-Services verwalten
• Die Nutzung auf mobilen Endgeräten und weiteren verknüpften Geräten verwalten
• Umfassende Sicherheitseinstellungen vornehmen
• Hilfe-Seiten aufrufen und den Support kontaktieren
• Daten in das Google Workspace-Konto migrieren
• Neue Administratoren hinzufügen und die Admin-Befugnisse ändern
• Domains hinzufügen oder entfernen

Die Teamarbeit ist mit den Google Workspace Apps einwandfrei möglich, denn: Google Workspace wurde gezielt für die ortsunabhängige Zusammenarbeit entworfen! Obwohl auch Einzelunternehmer messbare Vorteile aus einem Google Workspace Konto ziehen können, sind es vor allem die Organisationen mit vielen, auf der Welt verstreuten Mitarbeitern, die von den Möglichkeiten der Google Cloud profitieren.

Jedes Teammitglied bekommt in Google Workspace ein eigenes Nutzerkonto mit Namen, Passwort und E-Mail-Adresse zugewiesen. Wer letztendlich welche Bereiche einsehen und bearbeiten darf, kann von Ihnen als Admin festgelegt werden. Nutzer können sowohl vom Computer als auch von ihren mobilen Endgeräten aus auf Apps, freigegebene Dateien und Kommunikations-Tools zugreifen. So ist es z.B. möglich, Inhalte von Experten aus unterschiedlichen Projektgruppen in einem Dokument zusammenzuführen oder die Aufgaben bei der Erstellung einer umfangreichen Datei aufzuteilen. Dadurch wird der Workflow in einem Unternehmen entscheidend verbessert.

So gut wie jeder, der im Laufe seiner digitalen Laufbahn ein Google Konto angelegt hat, ist mit dem großen Funktionsumfang der Google Apps vertraut. Viele Einzelunternehmer und Freelancer arbeiten bereits heute mit den kostenlos verfügbaren Versionen. Doch Google Workspace ist auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten und daher den monatlichen Aufpreis wert.

Microsoft Exchange und das altbekannte Outlook sind das Nonplusultra in der Welt der Business Mail. Daran konnte auch Gmail bislang wenig ändern. Glücklicherweise ist es relativ einfach, als Google Workspace-Kunde Outlook weiterhin zu verwenden - sowohl in der Webversion als auch als Desktop-Client.

Einerseits können Nutzer Gmail-Nachrichten per IMAP in Outlook abrufen, andererseits ist es möglich, sowohl E-Mails als auch Kalendertermine, Aufgaben und Kontakte zwischen Google Workspace und Outlook zu synchronisieren.

Microsoft 365 und Google Workspace bieten zahlreiche Apps an, die sich von den Funktionen her überschneiden. Der Leistungsumfang beider Internetgiganten gleicht sich immer mehr an, obwohl man stark darum bemüht ist, Wettbewerbsvorteile auszuschöpfen.

Google Workspace sticht durch eine hohe Nutzerfreundlichkeit und eine komfortabel zu bedienende Oberfläche heraus. Wer fast ausschließlich online arbeitet, kommt mit der Cloud bestens zurecht. Währenddessen bietet Microsoft 365 mit der Verfügbarkeit von klassischen Desktop-Versionen sowie dem umfangreichen, detaillierten Preismodell zwei greifbare Vorteile.

Tendenziell spricht Microsoft 365 eher Enterprise-Kunden an, während Google Workspace für kleinere Unternehmen attraktiv ist - doch auch das ändert sich zunehmend.

Ein grundlegender Unterschied zwischen Hosted Exchange und Google Workspace ist die verwendete E-Mail-Software: Hosted Exchange stützt sich auf Microsoft Exchange, Google Workspace funktioniert mit Gmail in der Business-Version.

Wer für seine Business Mail Umgebung den Microsoft Exchange Server in Verbindung mit Outlook nutzen möchte, entscheidet sich oftmals für Hosted Exchange ("E-Mail mit Microsoft"). Viele Unternehmer fassen zu den deutschen Hosting Anbietern mehr Vertrauen als zu Google oder zu Microsoft - um diesen Vorteil auszukosten, werben die Provider mit verstärktem Support und verbesserten Schutzmaßnahmen rund um das E-Mail Konto.

Doch hier ist der Clou: Hosted Exchange ist eine zielgerichtete Lösung für die geschäftliche E-Mail-Nutzung, während andere Funktionen ausbleiben. Sie erhalten also keine erweiterten Tools für die Kommunikation und Dateibearbeitung! Bei Google Workspace handelt es sich hingegen um ein Komplettpaket mit vielen produktivitätsfördernden Apps.

Google Workspace ist eine starke Konkurrenz zu Microsoft 365 und profitiert vor allem von einem moderneren, benutzerfreundlichen Image. Indem Google viele Apps und Grundfunktionen für seine Milliarden Nutzer weltweit kostenlos zur Verfügung stellt, werden die Menschen mit den Software-Werkzeugen vertraut gemacht. Da ist es nur verständlich, dass die meisten von ihnen auch im geschäftlichen Bereich damit arbeiten wollen.

Wer sein volles Vertrauen in die Google Cloud legt und eine eigene E-Mail Domain nutzen möchte, kommt an dem leistungsstarken Google Workspace nicht vorbei!

Sie arbeiten lieber mit Microsoft Office? In unserem Leitfaden zu Microsoft 365 klären wir die häufigsten Fragen rund um das webbasierte Business-Paket. Wenn Sie viel Wert auf ein kundenspezifisches E-Mail-Hosting legen, sollten Sie sich außerdem unseren Leitfaden zu Hosted Exchange durchlesen.