Sie haben endlich Mut gefasst und nach monatelanger Vorbereitung Ihr eigenes Unternehmen gegründet. Sie sind jetzt also „Geschäftsmann“ bzw. „Geschäftsfrau“. Aber wenn Sie ehrlich sind, sitzen Sie in Jogginghose am Esstisch vor einem in die Jahre gekommenen Netbook, während Ihre Kleinsten daneben auf dem Teppich spielen. Sie sparen, wo Sie nur können, um in den Anfangsjahren möglichst viel Profit abzuwerfen. Also nutzen Sie auch einen Freemail-Anbieter für den elektronischen Nachrichtenaustausch.
Ihre E-Mail-Adresse gilt als Ihre Visitenkarte. Sie macht neben dem Nachrichtenbetreff den allerersten Eindruck aus, den der Empfänger von Ihnen gewinnt. Sie wird dick und fett gedruckt auf Ihrer Webseite präsentiert. Niemand muss wissen, dass Sie nicht im Anzug in einem hochwertig ausgestatteten Büro sitzen. Dennoch arbeiten Sie professionell und sind seriös. Deshalb sollte Ihr Unternehmen auch seriös wirken.
Die Vorteile einer professionellen E-Mail-Adresse
Selbst etablierte Firmen, vor allem im Bereich Einzelhandel und Handwerk, nutzen häufig Freemail-Anbieter. Diese kostenlosen Anbieter finanzieren sich über Werbung. Das heißt, dass entweder Sie die Werbung auf der Nutzeroberfläche sehen, oder dass der Empfänger die Werbung an den Mailtext angehängt bekommt. Auch wirkt die E-Mail-Adresse „info@sundreams.com“ viel professioneller und vertrauenswürdiger als „sundreams@gmx.net“. Letztere suggeriert potentiellen Kunden und Geschäftspartnern sofort, dass Sie Ihr Unternehmen nicht zu 100% professionell betreiben.
Durch die Einrichtung einer eigenen E-Mail-Domain erhalten Sie eine personalisierte E-Mail-Adresse. Der Domain-Name (der Part hinter dem „@“) sollte dabei dem Namen Ihrer Firma entsprechen. Zusätzlich bieten viele Mailhostingpakete extra viel Speicherplatz, Schutz vor Viren und Spam sowie nützliche Funktionen an. Die Pakete für professionelle E-Mail-Adressen kosten zwischen 50 Cent und 2 Euro monatlich. Eine gemeinsame Team-Nutzung ermöglichen die Business-Domains. Diese kosten ab 5 Euro monatlich – eine Investition, die sich langfristig wirklich lohnt.
Postfächer
Wenn Ihr Mailhostingpaket mehrere Postfächer anbietet, können Sie für alle Mitarbeiter in Ihrer Firma ein eigenes Postfach anlegen („klaus@sundreams.com“). Zusätzlich ist es möglich, nicht-personalisierte E-Mail-Adressen für allgemeine Fragen oder Anliegen einzurichten („kontakt@sundreams.com“). Solche nicht-personalisierten E-Mail-Adressen können Sie als eigenständige Postfächer oder als Weiterleitungen auf personalisierte Postfächer anlegen. Erstere Variante empfiehlt sich, wenn Sie allgemeine E-Mails strikt von persönlichen E-Mails trennen möchten. Weiterleitungen bieten sich an, wenn Sie z.B. die Nachrichten alleine bearbeiten. Dann finden Sie alle Mails, die an Ihre Firma gerichtet sind, in Ihrem persönlichen Postfach gebündelt. Das ist praktisch, da Sie auf Ihr persönliches Postfach mit einem mobilen Endgerät oder einem lokalen E-Mail-Programm zugreifen. Mit der Filterfunktion werden die Nachrichten automatisch in entsprechende Unterordner sortiert.
Catch-All-Funktion
Wenn Sie sichergehen wollen, dass alle an Ihre Domain gerichteten Nachrichten bei Ihnen ankommen, sollten Sie eine Catch-All-Weiterleitung einrichten. Das bedeutet, dass selbst bei Tippfehlern im Part vor dem „@“ die E-Mails in Ihrem Postfach landen. Dafür müssen Sie das Risiko in Kauf nehmen, dass eventuell auch mehr Spam-Mails eintreffen (dies können Sie allerdings mit einem guten Spam-Schutz verhindern).
Eine eigene E-Mail-Domain mit einer professionellen E-Mail-Adresse kann viel bewirken. Sie kann entscheidend zu Ihrem Erfolg als Unternehmer beitragen, da Sie bei den Empfängern Vertrauen schafft und Professionalität suggeriert. Auch für Sie hat die Nutzung eines funktionsreichen E-Mailhostingpakets entscheidende Vorteile.